تقوم معظم الشركات في نهاية الدورة المالية وقبل إعداد الحسابات الختامية بإجراء عملية جرد للمستودعات لمعرفة القيمة الفعلية لبضاعة آخر المدة الموجودة في المستودعات. يحدث فرقًا عادة بين القيمة الدفترية للمخزون والقيمة الفعلية، ويتم ضبط جرد المواد المسجلة في الدفاتر وتحديد الفرق الناتج أو عدم تحديده وفقًا لسياسة الشركة. إذا أرادت الشركة عدم تحديد الفرق في الدفاتر والحسابات الختامية، تستخدم فاتورة لتعديل جرد المستودع، مثل فواتير إدخال أو إخراج حيث ان هذه الفواتير لا تولد قيد محاسبي. أما إذا أرادت الشركة تحديد الفرق بين جرد الدفاتر والجرد الفعلي دفتريًا، فإنها تستخدم فاتورة تعديل للجرد تمتلك قيدًا كفاتورة بيع أو شراء. يتم استخدام تلك الفواتير عند تأكيد وجود فرق بسبب عدم تسجيل بعض فواتير الشراء أو البيع، ولكن الفرق في المستودع عادة ما يكون ناتجًا عن تلف جزء من البضاعة. لذلك يتم إدراج فاتورة جديدة تعتبر فاتورة “تلف”، وتحتوي على حساب “بضاعة تالفة” في حقل المواد، وحساب المتاجرة هو الحساب الختامي الخاص بهذا الحساب. كما يتم وضع حساب “مصروف تلف” في حقل حساب العميل، وحساب الأرباح والخسائر هو الحساب الختامي الخاص بهذا الحساب. كما في الشكل التالي:
.
.
عندها سينتج عن هذه الفاتورة القيد التالي:
| مدين | دائن | الحساب |
| 10000 | مصروف تلف | |
| 10000 | بضاعة تالفة |
ويمكننا إجراء عملية مقارنة جرد المستودع السابقة أوتوماتيكياً من خلال نافذة “مقارنة جرد المستودع”. ويمكننا الانتقال إلى هذه النافذة من قائمة “مواد” ومن ثم الضغط على “مقارنة جرد المستودع” فتظهر النافذة التالية والتي تحوي ما يلي:
.
.
معلومات: #
- الرمز: يتم وضع رقم تسلسلي تلقائي كرمز عند عدم إدخاله يدوياً.
- الاسم: ويتم في هذا الحقل وضع الاسم العربي لمقارنة جرد المستودع.
- اسم لاتيني: ويتم هنا وضع الاسم الانكليزي جرد المستودع.
- التاريخ: وهو تاريخ اجراء عملية المقارنة.
- ملاحظات: ويتم هنا تسجيل أي ملاحظات على مقارنة جرد المستودع بشكل عام.
الشروط: #
- المستودع: نحدد من خلال هذا الحقل المستودع الذي نريد تسوية جرده.
- من تاريخ إلى تاريخ: نحدد من خلال هذين الحقلين مجال زمني فيتم عرض جرد المواد للحركات التي تمت ضمن هذا المجال الزمني.
- المادة: نحدد من خلال هذا الحقل مادة محددة وذلك إذا رغبنا بتسوية جرد هذه المادة فقط.
- الفهرس: نحدد من خلال هذا الحقل فهرس من فهارس المواد فيتم عرض المواد الموجودة في هذا الفهرس فقط.
- نوع المادة: يمكننا من خلال هذا الحقل اختيار نوع المواد التي نريد عرض جردها هل هي المواد الخدمية (خدمة) أم المواد الحقيقية (مادة).
- تفصيل الكمية وفق حقول الجرد الفرعي لكل مادة: عند تفعيل هذا الخيار تقوم النافذة بأخذ حقول الجرد الفرعي المحددة في بطاقة المادة بعين الاعتبار.
- إظهار المواد الفارغة: عند تفعيل هذا الخيار يتم إظهار المواد ذات الرصيد المعدوم ضمن المواد التي يتم عرض جردها.
- زر “عرض”:عند الضغط على زر “عرض”، ستتم عرض المواد التي تتوافق مع الشروط السابقة وجرد هذه المواد حسب الحركات الموجودة في قاعدة البيانات وهذا الجرد هو ذات جرد المواد الذي يمكننا الوصول إليه في حال طلبنا تقرير جرد المواد. ويظهر أيضاً في هذه النافذة حقل للجرد الفعلي للمواد حيث ندخل في هذا الحقل الجرد الفعلي للمواد فيحدد في حقل “تم” الموجود داخل هذه نافذة المواد. بعد ذلك، نضغط على “توليد فاتورة إدخال” إذا كان الجرد الفعلي أكبر من جرد المواد، أو نضغط على “توليد فاتورة إخراج” إذا كان الجرد الفعلي أقل من جرد المواد. كما في الشكل التالي:
.
.
فعند الضغط على توليد فاتورة ادخال مثلاً تظهر النافذة التالية حيث نقوم من خلال هذه النافذة باختيار الفاتورة التي نريد توليدها لتسوية جرد المستودع ونختار تاريخ الفاتورة المولدة وطريقة دفعها وحساب العميل والحساب النقدي وحساب المواد كما في الشكل الظاهر:
.
.
وعندها ستنتج الفاتورة التالية:
.
.
شروط بحث: #
- بحث / ادراج مادة: نقوم في هذا الحقل باختيار مادة معينة بحد ذاتها نريد اجاء مقارنة جرد مستودع لها.
- ادراج بنود من فاتورة: نقوم في هذا الحقل من ادراج مجموعة مواد من فاتورة معينة بحيث أقوم باختبار نوع الفاتورة المراد ادراج مواد منها ورقم الفاتورة ومن ثم نختار خيار ادراج فيتم ادراج هذه المواد ضمن جدول المقارنة واجراء مقارنة جرد لهم.
- تقييم الجرد: في هذا المجال، نُحدِّد سعرًا لتقييم الجرد الذي سوف يساعدنا في معرفة أسعار المواد التي نرغب في تسويتها.
- الكمية الحالية: هو حقل للقراءة فقط يقوم بعرض مجموع الكميات الحالية الموجودة في النافذة.
قيم الجدول: #
- تصحيح زيادة: هو حقل للقراءة فقط يقوم بعرض الكمية الواجب زيادتها لتتساوى كمية الجرد الفعلي مع كمية الجرد.
- تصحيح نقصان: هو حقل للقراءة فقط يقوم بعرض الكمية الواجب إنقاصها لتتساوى كمية الجرد الفعلي مع كمية الجرد.
- الكمية النهائية: هو حقل للقراءة فقط يقوم بعرض مجموع الكمية الحالية مضاف لها كمية تصحيح الزيادة ومطروح منها كمية تصحيح النقصان.
- القيمة الحالية: هو حقل للقراءة فقط يقوم بعرض مجموع القيم الحالية الموجودة في النافذة.
- تصحيح زيادة: هو حقل للقراءة فقط يقوم بعرض القيمة الواجب زيادتها لتتساوى القيمة للجرد الفعلي مع قيمة الجرد.
- تصحيح نقصان: هو حقل للقراءة فقط يقوم بعرض القيمة الواجب إنقاصها لتتساوى القيمة الجرد الفعلي مع قيمة الجرد.
- القيمة النهائية: هو حقل للقراءة فقط يقوم بعرض مجموع القيمة الحالية مضاف لها قيمة تصحيح الزيادة ومطروح منها قيمة تصحيح النقصان.
.
