تعد قائمة المهام من الأمور الهامة جداً للمستخدم وذلك لتذكير المستخدم بمهام محددة يجب عليه إنجازها أو بمشاكل محددة يتوجب عليه معالجتها في المستقبل وتستخدم أيضاً من مستخدم البرنامج لإرسال مهمة أو ملاحظة لمستخدم آخر وذلك بإنشاء هذه المهمة وتوجيهها لمستخدم محدد أو مجموعة من المستخدمين. ويمكننا فتح قائمة المهام من خلال الانتقال إلى قائمة “أدوات” ومن ثم الضغط على “قائمة المهام”.
وعند الضغط على “قائمة المهام” تظهر النافذة التالية:
يمكننا من خلال النافذة السابقة أن نضيف مهمة جديدة من خلال إدخال شرح المهمة في المربع الفارغ الظاهر في الشكل السابق ومن ثم نضغط Enter فيتم إضافة المهمة السابقة إلى قائمة المهام. ويمكننا أن نفتح بطاقة المهمة السابقة من خلال الضغط مرتين على سطر المهمة أو بتحديد سطر المهمة ومن ثم الضغط على زر “تحرير مهمة” وذلك كما في الشكل الظاهر:
وعند الضغط على تحرير مهمة تظهر بطاقة المهمة والتي تحوي الحقول التالية الظاهرة في الشكل التالي:
معلومات #
الوصف: نكتب في هذا الحقل نص يمكننا من خلاله تعريف المهمة سواء كانت هذه المهمة مشكلة يجب حلها لاحقاً أو مهمة موجهة من مستخدم لآخر أو أي شيء آخر.
الأهمية: يمكننا من خلال هذا الحقل أن نرتب المهام الظاهرة في قائمة المهام حسب أهميتها. ويوجد في هذا الحقل أربعة مستويات للأهمية وهي: هام وعاجل، هام وغير عاجل، غير هام وعاجل، غير هام وغير عاجل.
المستخدمين: #
نحدد من خلال هذا الحقل أسماء المستخدمين الذين ستظهر هذه المهمة في قائمة مهامهم.
المنشئ: يتم في هذا الحقل عرض المستخدم الذي أنشأ هذه المهمة.
تاريخ الإنشاء، آخر تعديل: يتم في هذين الحقلين عرض تاريخي إنشاء وآخر تعديل المهمة.
المهمة منتهية: نقوم بتفعيل هذا الخيار للإشارة إلى أن المهمة قد انتهت ولا حاجة للعودة لها.
إضافة من الحافظة: #
يمكننا من خلال الحافظة أن نعود من قائمة المهام إلى بعض النوافذ في البرنامج والتي يمكن أن تشكل مصدراً للمهمة دون تكلف عناء البحث عنها. ولشرح ذلك نطرح المثال التالي:
بفرض أن المستخدم كان ينظم فاتورة مبيع لأحد الزبائن ببعض المواد وواجهته مشكلة في تسعير أحد المواد ولابد له من مراجعة شخص مسؤول قبل أن يثبت السعر لذلك ولكي لا ينسى هذا الأمر من جهة ولسهولة العودة للفاتورة من جهة أخرى يجب أن يقوم بما يلي:
نسخ الاختصار #
من زر عمليات في الفاتورة نقوم بالضغط على زر “نسخ الاختصار” كما في الشكل التالي:
بعد ذلك نعود إلى قائمة المهام ونكتب في المربع الفارغ وصف المهمة وليكن (مشكلة في تسعير الفاتورة 25) ثم نضغط Enter فتصبح المهمة موجودة في قائمة المهام وذلك كما في الشكل الظاهر:
بعد ذلك نفتح بطاقة المهمة ونضغط على زر “إضافة من الحافظة” ثم نضغط على الفاتورة المطلوبة فتصبح موجودة في المربع الجانبي وذلك كما في الشكل الظاهر:
عند ذلك يمكننا العودة إلى هذه الفاتورة بشكل مباشر من قائمة المهام الرئيسية وذلك بالضغط على إشارة الملفات المرفقة الموجودة في سطر المهمة وذلك كما يوضح الشكل التالي:
ملاحظة: يمكننا أن نرفق بالمهمة العديد من أنواع السجلات كسجلات المواد والحسابات والقيود والفواتير والأوراق التجارية ……الخ.
