لتدوير قاعدة البيانات يجب إتباع الخطوات التالية:
أولاً: الخطوات على القاعدة القديمة (القاعدة المراد تدويرها): #
أخذ نسخة احتياطية عن قاعدة البيانات. #
التأكد من أن جميع الفواتير مرحلة ومثبتة وذلك من نافذة “معالجة الفواتير” من قائمة “فاتورة“. #
إعادة تثبيت الفواتير: #
إعادة تثبيت الفواتير وذلك من قائمة “المواد” -” عمليات الفواتير” -” إعادة تثبيت الفواتير” وذلك من أجل تدقيق احتساب كلفة المواد.
راجع فقرة اعادة تثبيت الفواتير
معالجة سندات القيد: #
التأكد من أن جميع القيود المحاسبية مرحلة وذلك من نافذة “القيود” -” معالجة سندات القيد” كما في الشكل التالي:
اعادة احتساب الأرصدة: #
- طلب إعادة احتساب الأرصدة وذلك من قائمة “محاسبة” -” عمليات القيود” -” إعادة احتساب الأرصدة“.
راجع فقرة إعادة احتساب الأرصدة
تقرير جرد المواد: #
طلب تقرير الجرد لكل مستودع، والتأكد من أن الجرد صحيح، والتأكد من عدم وجود مواد سالبة في أي مستودع، وفي حال وجود فرق بين جرد البرنامج والجرد الفعلي، فيجب معالجتها. ويمكننا الاستعانة بنافذة “مقارنة جرد المستودع” من قائمة “مواد“، لتصحيح جرد كل مستودع، حيث نستطيع من خلال هذه النافذة توليد فواتير التصحيح آلياً، حيث يتم عرض جميع المواد والكميات الموجودة في كل مستودع، ثم ندخل الجرد الفعلي للمواد مختلفة الرصيد إما بالزيادة أو النقصان، ثم نقوم بتوليد فاتورة إدخال بحيث يتم زيادة المستودع بالمواد الناقصة بشكل آلي، وثم توليد فاتورة الإخراج بحيث يتم إنقاص المواد الزائدة في المستودع بشكل آلي.
معالجة فروق اسعار الصروف: #
معالجة فروق أسعار الصرف وذلك من خلال قائمة معالجة فروق أسعار الصرف في حال وجود عدة عملات في قاعدة البيانات (لمزيد من التوضيح راجع فقرة معالجة فروق أسعار الصرف)، كما يجب تعديل سعر المعادل في نشرة أسعار الصرف وذلك لان القيد الافتتاحي في القاعدة الجديدة سوف يأخذ بعين الاعتبار هذا السعر.
راجع فقرة معالجة فروق اسعار الصرف
:فاتورة بضاعة أخر المدة #
نتأكد من وجود فاتورة “اسمها بضاعة آخر مدة”.
بعد التأكد من وجود هذه الفاتورة، يجب فتح بطاقة نوع هذه الفاتورة والتأكد من أن فئتها هي “بضاعة آخر مدة” حصراً، ونتأكد من أنها لا تولد قيد كما في الشكل:
.
بضاعة أول المدة: #
كما يجب التأكد من وجود فاتورة اسمها “بضاعة أول مدة”، وفئتها “بضاعة أول مدة”، وأنها لا تولد قيد أيضاً.
توليد فواتير بضاعة أخر المدة: #
بعد التأكد من صحة الجرد، نقوم بتوليد فاتورة بضاعة آخر المدة، وذلك من قائمة “المواد” من نافذة “عمليات الفواتير” -” توليد فاتورة بضاعة آخر المدة“، بحيث يتم توليد فاتورة بضاعة آخر مدة لكل مستودع من المستودعات.
راجع فقرة توليد فواتير بضاعة أخر المدة
تعريف حساب خلص للارباح المدورة #
في شجرة الحسابات نقوم بتعريف حساب الأرباح المدورة وهو حساب ممكن أن نضيفه في المطاليب الثابتة بجانب حساب رأس المال ويكون حسابه الختامي الميزانية كما في الشكل التالي:
ملاحظة:
في حال كان لدينا أكثر من فرع من الممكن أن نعتمد نفس الحساب للارباح المدورة في حال أردنا دمج الأرباح أما في حالة أردنا القيام بفصل ارباح كل فرع عن الآخر فيجب تعريف حسابات أرباح مدورة لكل فرع على حدة بنفس الطريقة السابقة.
ننشئ نسخة احتياطية لقاعدة البيانات. #
انشاء قاعدة بيانات جديدة: #
ننشئ قاعدة بيانات جديدة وذلك من قائمة “ملف” -” إنشاء قاعدة بيانات جديدة” من نوع
“Empty”، باسم جديد مناسب للسنة الجديدة، مثلاً “DATA2022“.
ثانياً: الخطوات على القاعدة الجديدة:ثانياً: الخطوات على القاعدة الجديدة: #
نتصل بقاعدة البيانات الجديدة المنشأة. #
ننتقل من قائمة “أدوات” -” تدوير قاعدة البيانات”، ثم “التالي” كما في الشكل التالي:
ثم نحدد اسم قاعدة البيانات المراد تدوير حساباتها (القاعدة القديمة)، ونكتب كلمة المرور في حال وجودها ثم نضغط التالي كما في الشكل التالي:
اختيار قاعدة البيانات التي سيتم استيرادها: #
ونحدد بعد ذلك المعلومات التي نريد استيرادها حيث نفعل “استيراد بيانات المواد” و “استيراد بيانات المستخدمين والصلاحيات” في حال وجود مستخدمين معرفين في البرنامج، ونفعل أيضاً “استيراد نماذج العملية التصنيعية” وذلك في حال وجود هذه النماذج عند استخدام الشركة لنظام التصنيع، ونفعل أيضاً “استيراد المعلومات الإحصائية” وذلك لاستيراد الإحصاءات على مستوى الفرع “معالجة الإحصاءات المدورة مادة-فرع” وعلى مستوى العميل “معالجة الإحصاءات المدورة مادة-عميل”، ونفعل خيار “استيراد المرفقات” أثناء تدوير قاعدة البيانات وذلك حتى يتم تدوير المرفقات المؤرشفة في كل من “بطاقة المادة” و”بطاقة الحساب” و”بطاقة العميل”.
ثم نضغط “التالي” كما في الشكل التالي:
خيارات الاستيراد: #
.
الفترة المحاسبية: #
ثم نحدد الفترة المحاسبية لقاعدة البيانات الجديدة وبشكل أساسي تاريخ بدايتها وتاريخ نهايتها كما في الشكل التالي:
.
نشرة أسعار صرف العملات: #
تظهر نافذة تحوي أسعار الصرف للعملات الموجودة ضمن قاعدة البيانات القديمة وهذه النافذة تكون للقراءة فقط (أي أنها تعرض سعر آخر معادل في نشرة أسعار الصرف فقط دون إمكانية تعديله) ولتعديل المعادلات يجب أن نعود إلى قاعدة البيانات القديمة للتعديل منها. الشكل التالي للتوضيح
سند القيد الافتتاحي: #
ثـم نحدد فيما إذا أردنا توليد سند قيد افتتاحي أم لا كما في الشكل التالي:
.
حسابات الميزانية: #
ثم نحدد الحسابات الختامية المراد نقل أرصدة الحسابات التابعة لها للقاعدة الجديدة وتكون على الأغلب “الميزانية” كما في الشكل التالي:
ثـم نحدد الفروع المراد تدوير بياناتها في حال وجود أكثر من فرع للشركة على قاعدة البيانات القديمة.
حسابات سند القيد الافتتاحي: #
ثم نحدد حساب الأرباح والخسائر وهو مثلاً حساب “أرباح مدورة” والذي عرفناه في الخطوة رقم (12) السابقة حيث يتم إغلاق صافي الربح أو الخسارة الناتجة عن السنة السابقة في هذا الحساب، ونحدد “حساب بضاعة أول المدة” وندخل قيمة بضاعة أول المدة وهي تساوي مجموع فواتير بضاعة آخر المدة المولدة في القاعدة السابقة المدورة حيث أنه نضغط زر جلب قيمة فواتير بضاعة آخر المدة لملئ حقل “قيمة بضاعة أول المدة” بشكل تلقائي ثم نضغط “التالي” كما في الشكل التالي:
.
فواتير بضاعة أول المدة: #
ثـم نحدد فيما إذا رغبنا بتوليد فواتير بضاعة أول المدة في القاعدة الجديدة أم لا حي أنه عند تفعيل خيار “نعم -توليد فواتير بضاعة أول المدة” يتم نقل فواتير بضاعة آخر المدة التي كنا قد ولدناها في القاعدة السابقة إلى القاعدة الجديدة كفواتير بضاعة أول مدة، ويتم تفعيل هذا الخيار كما في الشكل التالي:
.
تأكيد عملية التدوير: #
ثم تظهر نافذة لتأكيد عملية البدء بالتدوير نضغط فيها على “التالي” لاكمال عملية التدوير كما يوضح الشكل التالي:
- بعد انتهاء عملية التدوير، نستطيع مشاهدة القيد الافتتاحي المولد من قائمة “القيود” -” قيد افتتاحي” والذي يحوي على أرصدة حسابات الميزانية إضافة لحسابي بضاعة أو المدة والأرباح المدورة، والذي يمثل ميزانية افتتاحية للشركة عبارة عن خلاصة السنة السابقة.
- ونستطيع من قائمة “فاتورة” -” بضاعة أول المدة” أن نشاهد أرصدة المواد الموجودة في المستودع وأسعار الكلفة لكل مادة والمنقولة من فواتير بضاعة آخر المدة للسنة السابقة.
- في حال الحاجة للتعديل على فاتورة بضاعة أول المدة، فيجب بعد القيام بأي تعديل على كمية أو كلفة المواد أن نعدل رصيد بضاعة أول المدة في القيد الافتتاحي بنفس القيمة بحيث يجب أن يكون إجمالي فواتير بضاعة أول المدة مساوي لرصيد بضاعة أول المدة في القيد الافتتاحي.
ملاحظة هامة: #
في حال كان لأي حساب في القاعدة القديمة رصيد ولم يتم تدويره إلى القاعدة الجديدة فتكون هناك مشكلة في عائدية هذا الحساب (حسابه الختامي) في بطاقته. فمثلاً حسابات الزبائن يجب أن يكون حسابها الختامي ميزانية وفي حال لم نجد للزبون رصيد في القاعدة الجديدة وكان له رصيد في القاعدة القديمة فيمكن أن يكون هناك خطأ في وضع الحساب الختامي لهذا الزبون بالذات فعند وضع حساب ختامي له متاجرة أو أرباح وخسائر فلا يتم تدويره ويعتبر مثله مثل باقي المصاريف والإيرادات تغلق في حساب الأرباح المدورة.
ملاحظة: #
بالنسبة للأصول الثابتة عند تدوير قاعدة البيانات يظهر خيار تدوير الأصول الثابتة في نافذة سند القيد الإفتتاحي من معالج تدوير قاعدة البيانات كما في الشكل التالي:
| ملاحظة: عند وجود تحاليل عامة او خاصة وأردت تدويرها للعام الجديد يجب تفعيل خياري “تدوير التحليل الخاص” و “تدوير التحليل العام” في “بطاقة الحساب”، مع مراعاة وضع خيار تدوير التحليل العام والتحليل الخاص اثناء التدوير في خطوة توليد سند قيد افتتاحي. |
للتوضيح لدينا الشكل التالي:
| اذا اردت تدوير ارصدة مراكز الكلفة للعام الجديد يجب تفعيل هذا الخيار في “بطاقة مركز الكلفة”. |
للتوضيح لدينا الشكل التالي:
