يمكن إضافة دوال إلى برنامج Excel التي يمكنها استدعاء معلومات مباشرة من قاعدة البيانات دون الحاجة إلى فتح البرنامج. هذه المعلومات تشمل رقم الحساب، الاسم العربي للحساب، الاسم اللاتيني للحساب، رصيد الحساب، الرصيد الافتتاحي للحساب، رصيد الحساب بدون الرصيد الافتتاحي، وجرد المواد. تمكن هذه الدوال المستخدم من إنشاء مجموعة كبيرة من التقارير. وتوفر هذه الطريقة في صياغة التقارير باستخدام Excel مرونة كبيرة للمستخدم في تصميم أي تقرير واستخدام كامل إمكانيات Excel لتنفيذ أي عمليات على المعلومات المستخرجة من قاعدة البيانات باستخدام الدوال.
تفعيل الميزة من خلال برنامج الإكسل: #
وهي تنفذ لمرة واحدة بعد تنصيب برنامج الميزان دوت نت على الحاسب، وفق الخطوات التالية:
- نشغل برنامج الإكسل.
- من زر “تخصيص شريط أدوات الوصول السريع” نضغط على “أوامر إضافية” كما في الشكل التالي:
- ننتقل إلى نافذة “الوظائف الإضافية” ومن ثم نضغط على زر “انتقال” كما في الشكل التالي:
- فتظهر نافذة الوظائف الإضافية نضغط في هذه النافذة زر “استعراض” كما في الشكل التالي:
- نقوم باختيار الملف الخاص بالربط مع الإكسل المسمى “MizanNet.xla” ولاحقته “xla”، والموجود في مجلد برنامج الميزان الذي يظهر على الأقراص بعد تنصيب البرنامج والذي يكون عادة بشكل افتراضي التالي: C:\Program Files\HadaraSoft\Mizan .NET كما في الأشكال التالية:
نلاحظ عندها أن هناك وظيفة إضافية قد تم إدراجها وهي MizanNet كما يوضح الشكل التالي:
عند إضافة الوظيفة السابقة نلاحظ أنه تم إضافة دالات جديدة إلى برنامج الإكسل خاصة ببرنامج الميزان دوت نت للمحاسبة والمستودعات في قسم الدالات الخاص بالدالات المعرفة من قبل المستخدم كما يوضح الشكل التالي:
الدالات الأساسية المستخدمة في برنامج الميزان: #
مثال بسيط على استخدام الدالات وملاحظات هامة: #
بفرض أننا نريد تجهيز شريط اكسل يظهر فيه رصيد حساب الصندوق عندها نقف على خلية ما ونكتب عبارة “رصيد الصندوق” ثم في الخلية المجاورة للخلية التي كتبنا فيها العبارة السابقة ندرج الدالة الأولى MNGetAccountBalance ثم نضغط موافق فتظهر النافذة التالية والتي نحدد فيها مايلي:
Account Codes: ندخل في هذا الحقل رمز الحساب المراد معرفة رصيده, وهذا الحقل إجباري ولا يمكننا الاستغناء عنه.
Period Code: ندخل في هذا الحقل رمز الفترة المحاسبية وذلك في حال أردنا معرفة رصيد الحساب ضمن هذه الفترة.
From Date: نحدد في هذا الحقل تاريخ فيتم إحضار رصيد الحساب للحركات التي تمت بعد هذا التاريخ.
To Date: نحدد في هذا الحقل تاريخ فيتم إحضار رصيد الحساب للحركات التي تمت لغاية هذا التاريخ.
Branch Codes: نحدد في هذا الحقل رمز للفرع فيتم عرض رصيد الحساب من الحركات التي تمت ضمن هذا الفرع.
Cur Code: نحدد في هذا الحقل العملة التي سيتم عرض التقرير على أساسها.
Cur Rate: نحدد في هذا الحقل معادل العملة السابقة.
ثم بعد ذلك نضغط “موافق” في النافذة السابقة فتظهر نافذة الاتصال بمخدم البيانات وذلك من أجل أن نحدد المخدم الموجود عليه قاعدة البيانات المطلوبة ثم نضغط اتصال فتظهر نافذة لتحديد قاعدة البيانات المطلوبة والموجودة على المخدم الذي اخترناه سابقاً كما في الأشكال التالية:
بعد الضغط على زر اتصال السابق تظهر نتيجة الدالة والتي تمثل رصيد حساب الصندوق في القاعدة “شركة الحضارة” والموجودة على المخدم المحلي.
نقوم بحفظ شريط الإكسل السابق ونفتحه في أي وقت لاحق فيعطينا رصيد الصندوق محدثاً حسب آخر الحركات التي تمت على قاعدة البيانات.
ملاحظة 1: #
في المثال السابق استخدمنا دالة MNGetAccountBalance والتي تعطينا رصيد حساب الصندوق بدون تحديد قاعدة البيانات بشكل ثابت. أي في كل مرة نفتح فيها شريط الإكسل السابق يطلب منا البرنامج تحديد اسم المخدم واسم قاعدة البيانات وهذا يعطينا مرونة في تحديد قاعدة البيانات في حال وجود أكثر من قاعدة بيانات نعمل عليها. أما في حال وجود قاعدة بيانات واحدة على المخدم فيمكننا تثبيت اسم المخدم واسم قاعدة البيانات من خلال استخدام دالة MNGetAccountBalanceDB والتي تتيح لنا ذلك. ففي حال اختيار هذه الدالة ومن ثم الضغط موافق نلاحظ أنه يظهر شرط إضافي للدالة وهو DBConnection كما في الشكل التالي:
نحدد الشرط الإضافي السابق كما يلي:
“كلمة مرور مستخدم SQL، اسم مستخدم SQL، طريقة الاتصال بالمخدم، اسم قاعدة البيانات، اسم المخدم”
إنشاء قاعدة بيانات جديدة وتجهيزها للعمل
اسم المخدم: اسم الجهاز الموجودة عليه قاعدة البيانات.
اسم قاعدة البيانات: وهو اسم قاعدة البيانات المطلوب رصيد أي حساب منها.
طريقة الاتصال بالمخدم: نضع 0 في حال كان عن طريق اسم مستخدم ويندوز.
نضع 1 في حال كان عن طريق اسم مستخدم SQL.
اسم مستخدم SQL: وهو بشكل افتراضي sa.
كلمة مرور مستخدم SQL: وهي كلمة مرور مستخدم Sa وليس كلمة مرور مستخدم قاعدة البيانات.
ولتوضيح ما سبق نشاهد النافذة التالية:
Acc1\sql2008: اسم المخدم.
الميزان دوت نت: اسم قاعدة البيانات.
1: أي الاتصال بالمخدم يتم عن طريق مستخدم SQL.
SA: وهو اسم مستخدم SQL.
2008:ولا يوجد كلمة مرور لهذا المستخدم.
ملاحظة 2: #
لا يقتصر تطبيق هذه الوظائف على إعداد القوائم البسيطة فحسب، بل يمكن أن يتم استخدامها أيضًا في إنشاء قوائم مالية مثل قائمة المركز المالي وقائمة الدخل وقائمة التدفقات النقدية. كما يمكن أن يُستخدَم أيضًا لحساب النسب المالية المتعلقة بالتحليل المالي. وسيتم تضمين شريط Excel مع هذا الملف لتوضيح استخدام وظائف إنشاء القوائم المالية.
ملاحظة 3: #
عندما يبدأ رمز الحساب بصفر من اليسار يجب وضع الرمز ضمن دبل كوتيشن كما في المثال التالي:
012351
يجب أن يوضع كما يلي:
“012351”
ملاحظة 4: #
يجب استخدام نسخة اكسل 32 بت لضمان التوافق مع البرنامج.
