نظام الطلبيات يعتبر أحد النظم الأساسية والهامة في الشركات، حيث تولي معظم الشركات اهتمامًا كبيرًا لتنظيم الطلبيات التي تتلقاها لبضائعها، بالإضافة إلى تنظيم الطلبيات للمواد التي تطلبها من موردي الشركة. لذا، من الأهمية بمكان أن تقوم الشركة بتسجيل وأرشفة طلبيات الزبائن لموادها، واستخلاص تقارير مفيدة تتعلق بنظام الطلبيات الخاص بها.
يوفر برنامج الميزان دوت نت للمحاسبة والمستودعات للشركات نظام طلبيات فريد من نوعه، حيث يتميز بمرونته الكبيرة جدًا، ويتيح للشركة تصميم نظام الطلبيات بحسب متطلباتها الخاصة. يتم هذا التصميم بشكل سلس وبسيط، وضمن خيارات واسعة وواجهة رسومية متميزة تعبر عن خط سير النظام بدقة ووضوح.
نظام الطلبيات يتيح للمستخدم تسجيل عدد غير محدود من الطلبيات، حيث يتم إدخال تاريخ الطلبية وتاريخ التسليم المتفق عليه، وتفاصيل الزبون الذي طلب المواد، بما في ذلك الأصناف والكميات والأسعار. يمكن أن تكون الطلبيات متعددة المراحل وتشمل عدة فواتير ضمن الطلبية الواحدة. بعد ذلك، يأتي مرحلة تسليم المواد، التي يمكن أن تتم كدفعة واحدة أو على عدة فواتير. في النهاية، يقدم النظام تقارير هامة تتعلق بجرد الطلبيات والكمية المتبقية من كل طلبية، بالإضافة إلى توقعات مستقبلية لجرد المواد في حال إغلاق كافة الطلبيات وتسليم كافة المواد وتضمن قائمة الطلبيات ما يلي:
1-شجرة الطلبيات: #
يمكننا من خلال شجرة الطلبيات تعريف أنظمة الطلبيات الموجودة في شركتنا. وتحوي هذه النافذة كما هو واضح في الشكل التالي على الأزرار التالية:
.
.
حقول “أنظمة الطلبيات”: وتتضمن هذه الحقول ما يلي:
تحديث: يستخدم هذا الزر لإظهار التغيرات التي تمت على تعريف أنظمة الطلبيات.
إضافة: #
يتم استخدام هذا الزر لإضافة نظام طلبيات جديد. عند الضغط على زر “إضافة”، ستظهر نافذة تسمح لك بتعريف نظام طلبيات جديد. يمكنك إدخال اسم النظام والاسم اللاتيني للنظام، بالإضافة إلى إضافة ملاحظات حول تعريف هذا النظام كما يوضح الشكل التالي:
.
.
بطاقة: يستخدم هذا الزر لفتح بطاقة تعريف نظام الطلبيات السابقة. ويمكننا ذلك من خلال تحديد نظام طلبيات قد تم تعريفه سابقاً ومن ثم الضغط على زر “بطاقة”.
حذف: يستخدم هذا الزر لحذف نظام طلبيات قد تم اضافته سابقاً. ويمكننا ذلك من خلال تحديد نظام طلبيات قد تم تعريفه سابقاً ومن ثم الضغط على زر “حذف”.
نسخ، لصق: يمكننا استخدام وظيفة النسخ واللصق لتوليد أو تعريف نظام طلبيات جديد بناءً على نظام طلبيات سابق. يتم ذلك عن طريق تحديد النظام القديم والنقر على زر “نسخ” ثم النقر على زر “لصق”. سيتم إنشاء نظام جديد يجب علينا تعديل اسمه لتجنب الخلط بين النظامين.
القواعد: #
وهي عبارة عن نافذة يحدد فيها المستخدم قواعد التحقق من المراحل التي يريدها والمعرفة مسبقاً في “تحرير النظام” في نظام الطلبيات، وهذه النافذة تحوي ما يلي:
“الاسم”: يسجل المستخدم الاسم الذي يريده بحيث يعبر عن قاعدة التحقق التي يريدها.
“الاسم اللاتيني“: يسجل المستخدم الاسم الذي يريده باللغة اللاتينية بحيث يعبر عن قاعدة التحقق التي يريدها.
“المرحلة1”: يحدد المستخدم في هذا الحقل المرحلة (مثلاً مرحلة تثبيت طلب نريد مطابقتها مع مرحلة تسليم الطلب) التي سيتم تطبيق قاعدة التحقق عليها من خلال مقارنتها مع “المرحلة2”.
“المرحلة2”: يحدد المستخدم في هذا الحقل المرحلة التي ستقارن “المرحلة1” بها.
“قواعد تحقق المواد”: #
يختار المستخدم في هذا الحقل شرط في حال “عدم تطابق عدد المواد” في “المرحلة1” مع عدد المواد في “المرحلة2″، وهي تحوي الخيارات التالية:
“سماح”: أي السماح بحفظ الفاتورة في “المرحلة1” دون التحقق من تطابق عدد المواد في “المرحلة1” مع عدد المواد في “المرحلة2”.
قواعد العدد: #
“تنبيه عند عدم تطابق عدد المواد المرحلة1 مع عدد المواد المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة تنبيه في حال عدم تطابق عدد المواد في “المرحلة1” مع عدد المواد في “المرحلة2″، وفي حال اختيار “نعم” فإن البرنامج يتابع عملية حفظ فاتورة “المرحلة1”.
“منع في حال عدم تطابق عدد المواد في المرحلة1 مع عدد المواد في المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة منع في حال عدم تطابق عدد المواد في “المرحلة1” مع عدد المواد في “المرحلة2″، ولا يمكن متابعة عملية حفظ فاتورة “المرحلة1” إلا في حال تطابق عدد المواد في “المرحلة1” مع عدد المواد في “المرحلة2”.
قواعد المواد المتضمنة: #
“تنبيه إذا كانت مواد المرحلة1 غير متضمنة في مواد المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة تنبيه فقط في حال كانت مواد “المرحلة1″ غير متضمنة في مواد”المرحلة2” (أي انه هنالك مواد من المرحلة2 غير موجودة في المرحلة1)، وفي حال اختيار “نعم” فإن البرنامج يتابع عملية حفظ فاتورة “المرحلة1”.
“منع في حال كانت كمية المرحلة1 غير متضمنة في مواد المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة منع فقط في حال كانت مواد “المرحلة1” غير متضمنة في مواد “المرحلة2″، ولا يمكن متابعة عملية حفظ فاتورة “المرحلة1” إلا في حال كانت كمية “المرحلة1” متضمنة في “المرحلة2”.
“تنبيه في حال كانت مواد المرحلة1 متضمنة في مواد المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة تنبيه فقط في حال كانت مواد “المرحلة1” متضمنة في مواد “المرحلة2″، وفي حال اختيار “نعم” فإن البرنامج يتابع عملية حفظ فاتورة “المرحلة1”.
“منع في حال كانت مواد المرحلة1 متضمنة في مواد المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة منع فقط في حال كانت مواد “المرحلة1” متضمنة في مواد “المرحلة2″، ولا يمكن متابعة عملية حفظ فاتورة “المرحلة1” إلا في حال كانت مواد “المرحلة1” غير متضمنة في مواد “المرحلة2”.
“قواعد التحقق من الكمية”: #
يختار المستخدم في هذا الحقل شرط في حال عدم تطابق الكمية ” في “المرحلة1” مع الكمية في “المرحلة2″، وهي تحوي الخيارات التالية:
“سماح”: أي السماح بحفظ الفاتورة في “المرحلة1” دون التحقق من تطابق الكميات في “المرحلة1” مع الكميات في “المرحلة2”.
قواعد الكمية: #
“تنبيه في حال عدم تطابق كمية المرحلة1 مع كمية المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة تنبيه في حال عدم تطابق كمية “المرحلة1” مع كمية “المرحلة2″، وفي حال اختيار “نعم” فإن البرنامج يتابع عملية حفظ فاتورة “المرحلة1”.
“منع في حال عدم تطابق كمية المرحلة1 مع كمية المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة منع في حال عدم تطابق كمية “المرحلة1” مع كمية “المرحلة2″، ولا يمكن متابعة عملية حفظ فاتورة “المرحلة1” إلا في حال تطابق كمية “المرحلة1” مع كمية “المرحلة2”.
“تنبيه في حال كانت كمية المرحلة1 أكثر من كمية المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة تنبيه فقط في حال كانت كمية “المرحلة1” أكثر من كمية “المرحلة2″، وفي حال اختيار “نعم” فإن البرنامج يتابع عملية حفظ فاتورة “المرحلة1”.
“منع في حال كانت كمية المرحلة1 أكثر من كمية المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة منع فقط في حال كانت كمية “المرحلة1” أكثر من كمية “المرحلة2″، ولا يمكن متابعة عملية حفظ فاتورة “المرحلة1” إلا في حال كانت كمية “المرحلة1” أقل أو تساوي كمية “المرحلة2”.
“تنبيه في حال كانت كمية المرحلة1 أقل من كمية المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة تنبيه فقط في حال كانت كمية “المرحلة1” أقل من كمية “المرحلة2″، وفي حال اختيار “نعم” فإن البرنامج يتابع عملية حفظ فاتورة “المرحلة1”.
“منع في حال كانت كمية المرحلة1 أقل من كمية المرحلة2”: أي يعطي البرنامج رسالة منع فقط في حال كانت كمية “المرحلة1” أقل من كمية “المرحلة2″، ولا يمكن متابعة عملية حفظ فاتورة “المرحلة1” إلا في حال كانت كمية “المرحلة1” أكثر أو تساوي كمية “المرحلة2”.
“عدم تطابق أسعار المواد”: #
يختار المستخدم في هذا الحقل شرط في حال “عدم تطابق أسعار المواد ” في “المرحلة1” مع الكمية في “المرحلة2″، وهي تحوي الخيارات التالية:
“سماح”: أي يسمح البرنامج في حفظ في الفاتورة في “المرحلة1” حتى لو لم تتطابق أسعار المواد في “المرحلة1” مع أسعار المواد في “المرحلة2”.
“تنبيه”: أي يعطي البرنامج رسالة تنبيه في حال “عدم تطابق أسعار المواد” في “المرحلة1” مع أسعار المواد في “المرحلة2″، مع إمكانية حفظ فاتورة “المرحلة1”.
“منع”: أي يعطي البرنامج رسالة منع في حال “عدم تطابق أسعار المواد” في “المرحلة1” مع أسعار المواد في “المرحلة2″، ولا يمكن أبداً حفظ فاتورة “المرحلة1”.
“نمط القاعدة”: #
يختار المستخدم في هذا الحقل أحد الخيارين إما
- “إتجاه وحيد”: في حال اختيار هذا الخيار فإن القاعدة المحددة سوف تسري على المرحلة المحددة فقط.
- “ إتجاهين”: في حال اختيار هذا الخيار فإن القاعدة المحددة سوف تسري على المرحلتين.
“موقف”: #
عندما يريد المستخدم إيقاف أي قاعدة تحقق دون حذفها فإنه يفعل خيار “موقف” على سطر قاعدة التحقق التي يريد إيقافها.
“ملاحظات”: يسجل المستخدم أي ملاحظة يريدها في هذا الحقل.
الشكل التالي يبين نافذة “القواعد”:
.
.
حقول “تحرير النظام”: #
وتتضمن هذه الحقول ما يلي:
تحديث: #
يستخدم هذا الزر لإظهار التغيرات التي تمت على تعريف مراحل أنظمة الطلبيات.
إضافة: #
يتم استخدام زر “إضافة” لإضافة مرحلة جديدة إلى نظام طلبيات معرف سابقًا. بعد تعريف النظام الأساسي للطلبيات، ستظهر هذه المرحلة تحت حقل “تحرير النظام”. يتم تحديد النظام ومن ثم النقر على زر “إضافة” لإضافة المرحلة الأولى في النظام. لنفترض أن لدينا نظام طلبيات مبيعات بسيط يتكون من مرحلتين. المرحلة الأولى هي “طلب الزبون” والتي عادة ما تكون فاتورة “طلب مبيع”، والمرحلة الثانية هي “تسليم الطلبية” والتي عادة ما تكون فاتورة “مبيع”. لتعريف هاتين المرحلتين، نحدد أولاً نظام الطلبيات كـ “نظام مبيعات” كما تم ذكره في الفقرة السابقة، ثم نحدد المرحلة الأولى في النظام والتي هي “طلب الزبون” عن طريق تحديد “نظام المبيعات” والنقر على زر “إضافة”. وذلك كما يوضح الشكل التالي:
.
.
بعد الضغط على زر “إضافة” تظهر النافذة التالية والتي ندخل من خلالها تعريف المرحلة الأولى في نظام الطلبيات والتي هي مرحلة “طلب الزبون” والتي تحوي كما هو واضح في الشكل التالي على الحقول التالية:
.
.
.
الاسم: ويمثل اسم هذه المرحلة وليكن “طلب الزبون”.
الاسم اللاتيني: ويمثل الاسم الانكليزي لهذه المرحلة.
المرحلة الأب: ندخل في هذا الحقل المرحلة الرئيسية التي تتبع لها هذه المرحلة.
نوع الفاتورة: في هذا الحقل، يتم إدخال نوع الفاتورة المرتبطة بهذه المرحلة. وعادةً ما تكون الفاتورة المرتبطة بمرحلة “طلب الزبون” هي فاتورة تثبيت طلب ، والتي ليس لها أي تأثير محاسبي أو مستودعي، بل تستخدم فقط لأرشفة طلبات الزبائن وربطها بنظام الطلبيات. في الشكل التالي، يتم عرض إعدادات فاتورة “طلب مبيع” المرتبطة بهذه المرحلة.
.
.
نوع فاتورة المناقلة: في هذا الحقل، يتم إدخال نوع الفاتورة المرتبطة بالمناقلة. على سبيل المثال، إذا كانت المرحلة تتطلب فاتورة مناقلة، فيمكن إدخال فاتورة الطلب كنوع للفاتورة. على سبيل المثال، إذا قام مستودع في الشركة بطلب مواد من مستودع آخر في الشركة، ستكون فاتورة تسليم المواد عبارة عن فاتورة مناقلة بدون قيد، حيث يتم تسليم المواد من المستودع الأول إلى المستودع الذي طلب المواد.
ملاحظات: نسجل في هذا الحقل أي ملاحظة تتعلق بتعريف هذه المرحلة.
خيارات المرحلة: #
وهنا يوجد خيارين اثنين:
- تمثل تثبيت طلب مواد: نفعل هذا الخيار في حال كانت المرحلة تمثل تثبيت الطلبية.
- تمثل تسليم مواد لمرحلة تثبيت الطلب: نفعل هذا الخيار في حال كانت هذه المرحلة تمثل رد للطلب السابق أو تسليم للمواد المطلوبة. وعند تفعيل هذا الخيار يجب أن نحدد مرحلة “تثبيت الطلب” التي تمثل هذه المرحلة تسليماً لها.
خيارات السعر: #
هناك ثلاثة خيارات لخيارات السعر. تؤثر هذه الخيارات على المراحل اللاحقة بعد المرحلة الأولى في عملية تحرير النظام. حيث انه في المرحلة الأولى، يتم توثيق الاتفاق في فاتورة الطلب. أما تأثير “خيارات السعر” فيظهر في المرحلة اللاحقة، والتي هي “إدراج السعر من”.
- بلا: أي عدم تسعير المرحلة اللاحقة لمرحلة الطلب، حيث تبقى خانة السعر فارغة في فاتورة المرحلة اللاحقة لمرحلة الطلب.
مثال: ثبتنا طلبية للزبون طارق 3 برادات عند سعر 3000، عند تسليم الطلب للزبون طارق سنلاحظ عند ضغط زر جديد في تنفيذ الطلبية فإنه سوف يعطيني فاتورة خالية من الأسعار، الأشكال التالية للتوضيح:
.
.
سعر بطاقة نوع الفاتورة: أي تسعير المرحلة اللاحقة لمرحلة الطلب حسب السعر المختار في نوع الفاتورة المعرفة ضمن أنواع الفواتير.
مثال: ثبتنا طلبية للزبون طارق 3 برادات عند سعر 3,000 ل.س وكان سعر المستهلك للبراد 2,000 ل.س، والسعر المعرف في نوع الفاتورة حسب سعر المستهلك، فإنه عند تسليم الطلب للزبون طارق سنلاحظ عند ضغط زر جديد في تنفيذ الطلبية فإنه سوف يعطيني السعر 2,000 ل.س، الأشكال التالية للتوضيح:
.
.
- سعر المرحلة السابقة: أي تسعير المرحلة اللاحقة لمرحلة الطلب حسب السعر في المرحلة السابقة.
مثال: ثبتنا طلبية للزبون طارق 3 برادات عند سعر 3000 ل.س وكان سعر المستهلك للبراد 2000 ل.س، فإنه عند تسليم الطلب للزبون طارق سنلاحظ عند ضغط زر جديد في تنفيذ الطلبية فإنه سوف يعطيني السعر 3000 ل.س، الأشكال التالية للتوضيح:
.
.
ملاحظة: في حال تحديد خيار “بلا” في “خيارات الكمية” فإنه عند فتح جديد في تسليم الطلبية سيظهر لدينا فاتورة فارغة مهما كان خيار السعر.
خيارات الادراج: #
كما سبق وذكرنا في “خيارات السعر” فإن نفس الشرح ينطبق على خيارات الكمية فيما يخص عدم تأثيرها على أول مرحلة معرفة في “تحرير النظام”، وتأثيرها على المراحل اللاحقة للمرحلة الأولى، هنا يوجد أربعة خيارات في “خيارات الكمية” وهي
- “إدراج من”:
- بلا: أي جلب المواد المطلوبة دون كميات، حيث تبقى خانة الكمية فارغة في فاتورة المرحلة اللاحقة لمرحلة الطلب.
مثال: ثبتنا طلبية للزبون طارق 3 برادات عند سعر 3000، عند تسليم الطلب للزبون طارق سنلاحظ عند ضغط زر جديد في تنفيذ الطلبية فإنه سوف يعطيني فاتورة فارغة، الأشكال التالية للتوضيح:
.
.
- المرحلة السابقة: أي جلب المواد المطلوبة والكميات من المرحلة السابقة ووضعها في فاتورة المرحلة اللاحقة لمرحلة الطلب.
مثال: ثبتنا طلبية للزبون طارق 3 برادات عند سعر 3000 ل.س، فإنه عند تسليم الطلب للزبون طارق سنلاحظ عند ضغط زر جديد في تنفيذ الطلبية فإنه سوف يعطيني الكمية 3 برادات، الأشكال التالية للتوضيح:
.
.
أقرب مرحلة سابقة لها كميات: عندما يتم اختيار “أقرب مرحلة سابقة لها كميات” في نظام الطلبيات، يتم استيراد الكميات المتاحة للفاتورة من المرحلة السابقة التي تحتوي على كميات محددة. يتم تجاهل الكميات في المراحل الأخرى مثل مرحلة عرض السعر ومرحلة تثبيت الطلب ومرحلة التدقيق ومرحلة رد الطلب أو تسليم المواد المطلوبة وغيرها من المراحل.
مرحلة تثبيت الطلب: عند اختيار “مرحلة تثبيت الطلب” في نظام الطلبيات، يتم استيراد الكميات المتاحة للفاتورة من مرحلة تثبيت الطلب فقط. يتم تجاهل الكميات في المراحل الأخرى مثل مرحلة عرض السعر ومرحلة التدقيق ومرحلة رد الطلب أو تسليم المواد المطلوبة وغيرها من المراحل.
ادراج الكمية ألياً: #
وهذا الخيار يكون مفعل بشكل افتراضي ويحوي على
“مراعاة الكمية المتوفرة في المستودع”: وظيفة هذا الخيار عند تفعيله في مرحلة التسليم فإنه عند التسليم لا يدرج إلا البنود التي لها رصيد في المستودع وتوافق الكمية الموجودة في المستودع، ويتبع هذا الخيار إلى خيار “إدراج الكمية من”
للتوضيح لدينا الشكل التالي:
.
.
- “تنبيه في حال عدم توفر كامل الكمية”: عند تفعيل خيار “تنبيه في حال عدم توفر كامل الكمية” في مرحلة التسليم، سيتم عرض نافذة تحتوي على رسالة تنبيه تفيد بأن “الكمية المتوفرة أقل من الكمية المطلوبة للمواد التالية”. تحت الرسالة، سيظهر جدول يعرض اسم المادة، الكمية المتوفرة، الكمية المطلوبة، وكمية النقص.
للتوضيح لدينا الشكل التالي:
.
.
مرحلة الزامية: أي انه هذه المرحلة أساسية ولا نستطيع العبور الى المرحلة التي تليها دون استخدامها.
ادراج بيانات رأس الفاتورة ألياً: عند اختيار هذا الخيار يتم ادراج بيانات رأس الفاتورة من المرحلة التي تسبق هذه المرحلة بشكل ألي.
“إدراج الخصائص الإضافية آلياً”: حيث يتبع تفعيلها للخيار المفعل في “إدراج الكمية من” المرحلة.
ملاحظة: لا يتم إدراج الخصائص الإضافية حتى ولو فعلنا خيار “إدراج الخصائص الإضافية للفاتورة آلياً” إذا لم يكن خيار “إظهار صفحة خصائص إضافية” مفعلاً في “تعريف الفواتير”.
“إدراج الرقم الفرعي” للفاتورة آلياً:
حيث يتبع تفعيله للخيار المفعل في “إدراج الكمية من” المرحلة.
ملاحظة: إذا كان لدينا أكثر من فاتورة لكل منها رقم فرعي مختلف في المرحلة المحددة في “إدراج الكمية من” فإنه يتم “إدراج الرقم الفرعي” لأول فاتورة في تلك المرحلة.
- إدراج المصاريف ألياً: عند اختيار هذا الخيار يتم ادراج مصاريف الفاتورة من المرحلة التي تسبق هذه المرحلة بشكل ألي.
- ادراج مطابق لبنود فاتورة المرحلة السابقة: حيث ان هذا الخيار يقوم بإدراج بيانات بنود الفاتورة التي تسبق هذه الفاتورة بشكل تلقائي دون مراعاة الكمية المتبقية للتسليم (أي ان هذا الخيار يجلب معلومات مطابقة عن بنود فاتورة المرحلة السابقة).
- للتوضيح لدينا الشكل التالي:
والشكل التالي يبين نافذة تعريف مرحلة “طلب الزبون”:
.
.
والشكل التالي يبين نافذة تعريف مرحلة “تسليم طلب الزبون”:
.
.
ويصبح بعدها شكل نظام الطلبيات كما في الشكل التالي:
.
.
2-إدخال الطلبيات: #
بعد تعريف نظام الطلبيات السابق يصبح هذا النظام موجود في قائمة “الطلبيات” وبالضغط على هذا النظام تظهر نافذة النظام والتي يمكننا من خلالها فتح طلبية للزبون من خلال ادخال الحقول الموجودة في النافذة التالية:
.
.
الرمز: ندخل في هذا الحقل رمز الطلبية أو يتم توليده بشكل تلقائي في حال ترك هذا الحقل فارغاً.
تاريخ الطلبية: ندخل في هذا الحقل تاريخ فتح الطلبية، ويتم ادراج تاريخ اليوم بشكل افتراضي في هذا الحقل.
تاريخ اغلاق الطلبية: ندخل في هذا الحقل التاريخ المتوقع لإغلاق الطلبية أو التاريخ المتفق عليه مع الزبون لإغلاق الطلبية. وأيضاً يتم إدراج تاريخ اليوم بشكل تلقائي في هذا الحقل.
ملاحظات: ندخل في هذا الحقل ملاحظة معينة تتعلق بالطلبية بشكل عام.
إغلاق: نفعل هذا الخيار في حال تم اغلاق الطلبية.
بعد إدخال الحقول السابقة، يتم حفظ سجل الطلبية. ثم، نقوم بإضافة فاتورة “طلب مبيع” في المرحلة الأولى من مراحل الطلبية وهي “طلب الزبون”. يوفر نظام الطلبيات في برنامج الميزان دوت نت مرونة واسعة في طريقة إدخال الفاتورة في نظام الطلبيات. يتوفر ثلاث طرق أساسية لإدخال الفاتورة على الطلبية وهي:
الطريقة الأولى: #
إضافة فاتورة جديدة من نافذة الطلبية:
يمكننا ذلك من خلال الضغط على زر “جديد” والموجود ضمن المرحلة نفسها. فمثلاً لإضافة فاتورة “طلب مبيع” ضمن طلبية طارق الظاهرة في الشكل السابق نضغط على زر “جديد” ضمن مرحلة “طلب الزبون” وذلك كما في الشكل التالي:
.
.
فتظهر نافذة الفاتورة ندخل في هذه الفاتورة المواد المطلوبة من الزبون وكمياتها وأسعارها كما يوضح الشكل التالي:
.
.
فتظهر هذه الفاتورة في نافذة الطلبية كما في الشكل التالي:
.
.
الطريقة الثانية: #
إضافة فاتورة جديدة من نافذة الفاتورة:
يمكنك إضافة الفاتورة السابقة من نافذة الفاتورة نفسها. وذلك عن طريق الانتقال من قائمة “فاتورة” إلى فاتورة “تثبيت طلب”. بعد ذلك، يمكنك إدخال اسم الزبون (طارق) في حقل “حساب العميل”. ستظهر لك تلقائيًا نافذة تبين سجلات الطلبيات المفتوحة باسم الزبون طارق. يمكنك اختيار الطلبية التي ترغب في ربطها مع هذه الفاتورة. سيتم بذلك ربط هذه الفاتورة مع طلبية طارق. كما يبين الشكل التالي:
.
.
ملاحظة هامة:
لكي تعمل الآلية السابقة بشكل صحيح يجب أن ندخل إلى إعدادات فاتورة “طلب مبيع” ونفعل خيار “التفاعل مع أنظمة الطلبيات” وذلك كما يوضح الشكل التالي:
.
.
الطريقة الثالثة: #
ربط فاتورة مسجلة سابقاً بسجل الطلبية:
أحياناً يتم تركيب منظومة الطلبيات على قاعدة بيانات تحوي فواتير مسجلة سابقاً ويرغب المستخدم في ربط هذه الفواتير مع نظام الطلبيات، عندها يمكننا أن نستخدم زر “ربط فاتورة” وذلك لربط فاتورة سابقة مع طلبية الزبون. ولنفترض في المثال السابق أنه يوجد فاتورة “طلب مبيع” رقمها (1) قد سجلت سابقاً ونريد ربطها مع طلبية الزبون طارق عندها ندخل إلى سجل طلبية طارق ونضغط على زر “ربط فاتورة” كما يوضح الشكل التالي:
.
.
فتظهر النافذة التالية التي نحدد من خلالها رقم فاتورة “طلب مبيع” التي نرغب بربطها مع سجل الطلبية السابق وليكن (1) كما يوضح الشكل التالي:
.
.
عندها وبالعودة إلى سجل الطلبية نلاحظ أن هذه الفاتورة قد ارتبطت مع سجل الطلبية وظهرت ضمن المرحلة الأولى كما يوضح الشكل التالي:
.
.
ملاحظة 1:
إن الشرح السابق المتعلق بطرق إدخال الفواتير على مرحلة “طلب الزبون” والتي تمثل مرحلة تثبيت طلب الزبون ينطبق على إدخال الفواتير في المراحل الأخرى للطلبية والتي أهمها مرحلة تسليم المواد أو مرحلة رد الطلب.
ملاحظة 2:
إن إدخال فاتورة في مرحلة رد الطلب أو مرحلة تسليم المواد يتميز بفرق أساسي وجوهري عن إدخال الفاتورة في المرحلة التي تمثل تثبيت الطلب، وهذا الفرق الجوهري والمهم هو أنه عند إدخال فاتورة في مرحلة تسليم المواد للزبون يقترح لنا البرنامج بشكل تلقائي المواد التي يجب تسليمها للزبون دون أن يتكلف المستخدم عناء إدخال هذه المواد بشكل يدوي وذلك سواء كان إدخال هذه الفاتورة يتم بالطريقة الأولى أم بالطريقة الثانية واللتين تم شرحهما سابقاً.
3-معالجة الطلبيات: #
يمكننا من خلال نافذة معالجة الطلبيات استعراض كافة سجلات الطلبيات التي تم تسجيلها. وتحوي هذه النافذة مجموعة من حقول الشروط التي يمكننا استخدامها لإجراء عملية تصفية على سجلات الطلبيات الظاهرة في هذه النافذة. وتحوي هذه النافذة كما هو واضح في الشكل التالي على الحقول التالية:
.
.
رمز الطلبية: من، إلى: نحدد في هذين الحقلين مجال رقمي فيتم استعراض سجلات الطلبيات التي يقع رمزها ضمن هذا المجال الزمني.
نظام الطلبية: #
ويحوي 3 خيارات وهي كالتالي:
- المغلقة: عند تفعيل هذا الخيار يتم إظهار سجلات الطلبيات المغلقة.
- غير المغلقة: عند تفعيل هذا الخيار يتم اظهار سجلات الطلبيات التي لم يتم اغلاقها بعد.
- الكل: عند تفعيل هذا الخيار يتم إظهار كافة سجلات الطلبيات المغلقة وغير المغلقة.
تاريخ الطلبية: من، إلى: نحدد في هذين الحقلين مجال زمني فيتم استعراض سجلات الطلبيات التي يقع تاريخها ضمن هذا المجال الزمني.
تاريخ إغلاق الطلبية: من، إلى: نحدد في هذين الحقلين مجال زمني فيتم استعراض سجلات الطلبيات التي يقع تاريخ إغلاقها ضمن هذا المجال الزمني.
النظام: نحدد في هذا الحقل نظام للطلبيات فيتم استعراض سجلات الطلبيات المسجلة ضمن هذا النظام.
الرقم الفرعي: نحدد في هذا الحقل الرقم الفرعي فيتم استعراض سجلات الطلبيات المسجلة لصالح هذا الرقم.
حساب العميل: نحدد في هذا الحقل حساب عميل ما فيتم استعراض سجلات الطلبيات المسجلة لصالح هذا العميل.
تحوي المادة: نحدد في هذا الحقل مادة معينة متضمنة في الطلبية فيتم استعراض سجلات الطلبيات المسجلة لصالح هذا المادة.
الملاحظة تحوي/ الملاحظة لا تحوي: نحدد في هذا الحقل الملاحظة الموضوعة ضمن الطلبية فيتم استعراض سجلات الطلبيات لهذه الملاحظة.
عرض: عند الضغط على هذا الزر يتم استعراض سجلات الطلبيات التي تنطبق عليها الشروط السابقة.
الأعمدة: يمكننا من خلال الأعمدة تحديد الأعمدة التي يجب أن تظهر في نافذة المعالجة والتحكم بترتيب هذه الأعمدة. فعند الضغط على هذا الزر تظهر النافذة التالية التي تحوي الأعمدة والتي تمثل معلومات الطلبية ويمكننا من خلال هذه النافذة أن نفعل أو نلغي تفعيل أي حقل أو نغير ترتيب هذا الحقل كما توضح النافذة التالية:
.
.
طباعة: يمكننا من خلال هذا الزر طباعة المعلومات المتعلقة بسجلات الطلبيات التي تظهر في هذه النافذة.
إغلاق: يمكننا من خلال هذا الزر إغلاق نافذة معالجة الطلبيات.
4- جرد الطلبيات: #
يعطينا تقرير جرد الطلبيات معلومات هامة جداً تتعلق بالطلبيات التي تم تسجيلها للزبائن ومن أهمها ما هي المواد التي تم طلبها وما هي الكميات المطلوبة من كل مادة وما هي الكميات التي تم تسليمها من كل مادة إضافة إلى نسبة تنفيذ التسليم من كل مادة.
باستخدام هذه المعلومات، يمكن للمستخدم الحصول على فهم شامل للمواد المطلوبة والكميات المطلوبة والمسلمة، بالإضافة إلى معرفة نسبة تنفيذ التسليم لكل مادة.
وتحوي نافذة تقرير “جرد الطلبيات” على الحقول والشروط التالية كما يوضح الشكل التالي:
.
.
تاريخ الطلبية: من، إلى: نحدد في هذين الحقلين مجال زمني فيتم عرض جرد للطلبيات التي يقع تاريخها ضمن هذا المجال الزمني.
تاريخ انتهاء الطلبية: من، إلى: نحدد في هذين الحقلين مجال زمني فيتم عرض جرد للطلبيات التي يقع تاريخ إغلاقها ضمن هذا المجال الزمني.
الطلبية: نحدد في هذا الحقل سجل طلبية ما فيتم عرض تقرير جرد الطلبيات لهذه الطلبية فقط.
حساب العميل: نحدد في هذا الحقل حساب عميل ما فيتم عرض جرد للطلبيات المسجلة لصالح هذا العميل.
المادة: نحدد في هذا الحقل مادة ما فيتم عرض جرد للطلبيات فيما يخص هذه المادة فقط دون غيرها من المواد.
إظهار الطلبيات: #
وهنا يوجد الخيارات الثلاثة التالية:
- المغلقة: عند تفعيل هذا الخيار يتم عرض جرد للطلبيات المغلقة.
- غير المغلقة: عند تفعيل هذا الخيار يتم عرض جرد للطلبيات التي لم يتم اغلاقها بعد.
- الكل: عند تفعيل هذا الخيار يتم عرض جرد لكافة الطلبيات المغلقة وغير المغلقة.
عرض تفصيلي: يقوم هذا الخيار بعض معلومات تفصليية عن الشروط التي تم طلب التقرير بها مثل (تاريخ الطلبية و تاريخ انتهاء الطلبية و معلومات العميل …الخ).
حقول الطلبية: يمكننا من خلال شريط حقول الطلبية أن نحدد معلومات الطلبية التي نرغب بظهورها في هذا التقرير.
حقول المادة: يمكننا من خلال شريط حقول المادة أن نحدد معلومات المادة التي نرغب بظهورها في هذا التقرير.
أنظمة الطلبيات: #
يمكننا من خلال هذا الشريط أن نحدد نظام طلبيات أو أكثر فيتم عرض جرد للطلبيات المسجلة ضمن الأنظمة التي تم تحديدها.
عرض: عند الضغط على هذا الزر يتم استعراض التقرير.
طباعة: عند الضغط على هذا الزر يتم طباعة التقرير مباشرة.
إغلاق: عند الضغط على هذا الزر إغلاق نافذة شروط التقرير.
مثال على ظهور هذا التقرير:
بفرض أننا سجلنا طلبية للزبون طارق من مادتين هما البرتقال والخيار حيث أن الزبون طارق طلب 50 كغ برتقال وطلب 120 كغ خيار، وتم بعد ذلك تسليم الزبون طارق جزء من هذه الطلبية عبارة عن 15 كغ برتقال و65 كغ خيار. عندها سيظهر تقرير جرد الطلبيات كما يوضح الشكل التالي:
.
.
ملاحظة هامة:
يمكننا الوصول أيضاً إلى تقرير جرد طلبية معينة من خلال زر “العمليات” في نافذة الطلبية والذي يحوي على أمر “جرد الطلبيات” كما يوضح الشكل التالي:
.
.
5-جرد المواد مع الطلبيات: #
يعطينا هذا التقرير معلومات هامة جداً عن جرد المواد فيما لو تم تسليم كافة الطلبيات الآن، أي بمعنى آخر يعطينا هذا التقرير معلومات عن الجرد المستقبلي للمواد في حال اعتبار كافة الطلبيات مغلقة.
فبفرض اعتبار بيانات المثال السابق وبفرض أننا اشترينا 200 كيلو خيار و180 كيلو برتقال، وبفرض نفس بيانات الطلبية السابقة للزبون طارق. عندها يتبين لنا الفرق بين تقرير جرد المواد العادي وتقرير جرد المواد مع الطلبيات من خلال الأشكال التالية:
تقرير “جرد مواد”:
.
.
تقرير “جرد مواد مع الطلبيات”:
.
.
نلاحظ في تقرير “جرد المواد مع الطلبيات” أن كميات المواد تظهر أقل من الكميات في تقرير “جرد مواد” والذي يمثل الجرد الفعلي وذلك لأن تقرير “جرد المواد مع الطلبيات” يعتبر أن كافة الطلبيات التي لم تسلم موادها بعد قد تم تسليمها فعلاً.
أما بالنسبة لطلبيات الشراء فإنه يتم التعامل معها بطريقة مختلفة عن طلبيات المبيع، ففي طلبيات المبيع بمجرد تسجيل الطلبية فإن “تقرير جرد المواد مع الطلبيات” يعطيني جرد المواد مطروحاً منه طلبيات المبيع أو التسليم، أما في طلبيات الشراء أو الاستلام فإن التقرير يعرض لي النتيجة حسب المجال الزمني المحدد في “تقرير جرد المواد مع الطلبيات”، للتوضيح لدينا المثال التالي:
مثال: #
بفرض أننا طلبنا شراء 300 كغ ليمون و250 كغ جزر وكان تاريخ الطلب 23/4/2014 وتاريخ إغلاق الطلب بتاريخ 30/4/2014 وهذه الأصناف جديدة أي ليس لها جرد في مستودعاتي، نلاحظ أنه عند طلب “تقرير جرد المواد مع الطلبيات” و”تقرير جرد المواد” ضمن مجال زمني من 1/1/2014 لغاية 23/4/2014 فإني لن أجد أي جرد للمواد ضمن أي من التقريرين التقرير، للتوضيح لدينا الأشكال التالية:
.
.
لنفرض أنه تم استلام 100 كغ ليمون و 50 كغ جزر في تاريخ 25/4/2014 فإن “تقرير جرد المواد مع الطلبيات” و”تقرير جرد المواد” سيظهران لي أنه لدي 100 كغ ليمون و 50 كغ جزر، أي أن التقرير سيظهر لي المستلم من الطلبية، للتوضيح لدينا الأشكال التالية:
.
.
لنفرض أنه لم يتم استلام باقي الطلبية وطلبت “تقرير جرد المواد مع الطلبيات” في تاريخ 30/4/2014 فإنه سيظهر لي أنه لدي 300 كغ ليمون و 250 كغ جزر، أما في “تقرير جرد المواد” فإنه لن يظهر لي إلا 100 كغ ليمون و 50 كغ جزر.
.
.
6-جرد مواد أفقي مع الطلبيات: #
وهو نفس تقرير جرد المواد مع الطلبيات ولكن تظهر الكميات في المستودعات كأعمدة في التقرير.
.
