تعد نافذة مندوبي المبيعات من النوافذ المهمة حيث انها تمكننا من احتساب عمولات لمندوبي المبيعات وفق حالات عامة او حالات محددة كما وانه يمكننا ربط مندوبي المبيعات مع زبائن معينة وسنقوم بطرح طرق أساسية لمعالجة مندوبي المبيعات على برنامج الميزان دوت نت:
المعالجة الأولى: تعريف مندوبي المبيعات من خلال الحقول المخصصة لمندوبي المبيعات في البرنامج: #
من خلال هذه الطريقة، يتم ربط سجلات فواتير المبيعات بالمندوبين المعرفين باستخدام حقل موجود في الفاتورة. وهكذا يمكننا الحصول على معلومات حول الفواتير استنادًا إلى حقل المندوب. يتم استخدام هذه الطريقة بشكل أساسي في الشركات التي تحتوي على المنتجات في المخزون الخاص بها والمندوب هو موظف يعمل في الشركة، أو في الحالات التي يكون فيها المنتج مع المندوب خارج الشركة ولكن لا ترغب الإدارة في فرض رقابة على الكمية الموجودة مع المندوب عن طريق البرنامج. كما يتم استخدام هذه الطريقة بشكل أساسي عندما يكون الهدف الرئيسي لتعريف مندوبي المبيعات هو ربط كل فاتورة بالمندوب الذي قام ببيعها للحصول على معلومات حول مبيعات كل مندوب أو الأرباح التي تحققت من مبيعات كل مندوب. …الخ. تتم هذه الطريقة من خلال الخطوات التالية: #
.
.
مندوب المبيعات: #
عند وجود أكثر من مندوب مبيعات في الشركة، من الضروري تحديد هوية هؤلاء الوكلاء وربطهم بالفواتير التي يقومون ببيعها، وذلك لمعرفة ماذا قد باع كل وكيل لأنه في العديد من الأحيان يعتمد راتب الوكيل على قدرته في البيع. لتحديد هوية الوكيل، يجب الانتقال إلى قائمة “التعاريف” والنقر على “مندوب المبيعات”، حيث ستظهر لنا النافذة التالية حيث يجب أن ندخل اسم المندوب وقواعد حساب عمولته.، حيث نلاحظ أن في عمولة المندوب هناك:
.
.
“الحالة العامة”: #
عند تفعيل هذا الخيار تحسب عمولة المندوب على الفاتورة وفق النسبة المحددة في حقل “نسبة العمولة”، وتحسب هذه النسبة من أحد الخيارات التالية التي أحددها في حقل “من” وهي:
“الإجمالي”: أي يتم حساب عمولة المندوب من إجمالي قيمة الفاتورة وقبل الحسم أو الإضافة على الفاتورة فيس حال وجودهما.
“الصافي”: أي حساب عمولة المندوب من صافي قيمة الفاتورة، أي بعد تطبيق الحسم والإضافة على الفاتورة.
“التكلفة”: أي حساب عمولة المندوب من كلفة مواد بنود الفاتورة.
“الدفعة”: أي حساب عمولة المندوب من قيمة الدفعة التي دفعها الزبون.
“المتبقي”: أي حساب عمولة المندوب على القيمة المتبقية من الفاتورة بعد طرح الدفعة.
“مجمل الربح”: أي حساب عمولة المندوب من مجمل ربح الفاتورة، أي قبل خصم المصاريف المتعلقة بالفاتورة.
“صافي الربح”: أي حساب عمولة المندوب من صافي ربح الفاتورة، أي بعد خصم المصاريف المتعلقة بالفاتورة.
“المصاريف”: أي حساب عمولة المندوب على المصاريف المسجلة ضمن الفاتورة.
تفاصيل عمولات اخرى: #
كما انه يوجد حقول أخرى يمكننا من حساب عمولة مندوب المبيعات وفقها وهي (الكمية (وحدة أولى) – سعر الإفرادي – الهدية – الكمية الحرة – الطول – العرض – الارتفاع – المساحة – الحجم – نسبة الحسم – قيمة الحسم – نسبة الإضافة – قيمة الإضافة – نسبة الضريبة المضافة – قيمة الضريبة المضافة – معامل القياس – معامل اللون – معامل الفئة).
“مخصص”: وذلك في حال أردت حساب نسبة عمولة المندوب من قيمة مخصصة، يمكنك تحديدها من خلال تعبير رياضي، وذلك في حال لم تلبِ الخيارات المقترحة سابقاً، نلاحظ أنه عند تحديد هذا الخيار، فإن خانة “التعبير الرياضي” تصبح متاحة للتعديل، نضغط على زر “
للتوضيح: فرضاً نود أن نحتسب عمولة المندوب بنسبة 5% من (إجمالي الفاتورة + تكلفتها)، نضغط على رز “
“إجمالي الفاتورة” رمزها “T”
“صافي الفاتورة” رمزها “N”
“كلفة الفاتورة” رمزها “C”
إجمالي الربح رمزه “TP”
صافي الربح رمزه “NP”
نختار (T+C)، وبذلك تصبح عمولة المندوب نسبة من (إجمالي الفاتورة + التكلفة).
“التقريب إلى”: يتم من خلال هذه النافذة تقريب نسبة العمولة التي يتم تسجيلها في حقل نسبة العمولة.
.
.
مثال: في حال وضعنا الرقم 10 في حقل رقم التقريب هنا لدينا ثلاثة خيارات:
- للأعلى: يتم عندها تقريب العمولة إلى أقرب عشر ليرات للأعلى.
- للأسفل: يتم عندها تقريب العمولة إلى أقرب عشر ليرات للأسفل.
- للأقرب: يتم عندها تقريب السعر الإفرادي إلى أقرب عشر ليرات إن كانت للأعلى أو للأسفل.
“الحساب المدين”: نسجل فيه حساب عمولة المندوب.
“الحساب الدائن”: نسجل فيه حساب المندوب.
وهنالك خيارات اخرى مثل (الكمية – سعر افرادي – الطول-العرض – الارتفاع – المساحة – الحجم – نسبة الحسم – قيمة الحسم – نسبة الإضافة – قيمة الإضافة … الخ).
“حالات خاصة”: #
قد يكون تعامل الشركة مع مندوبيها وفق حالات خاصة كأن تمنحهم نسب عمولة مختلفة حسب:
“نوع الفاتورة”: نسجل نوع الفاتورة التي أود احتساب نسبة عمولة معينة للمندوب عليها، أو أتركه فارغا في حال لم يكن هناك نوع معين من الفواتير أود تطبيق نسبة عمولة معينة للمندوب عليه.
“حساب العميل”: نسجل “حساب العميل” الذي أود احتساب نسبة عمولة معينة للمندوب عليه، أو أتركه فارغا في حال لم يكن هناك نوع معين من العملاء أود تطبيق نسبة عمولة معينة للمندوب عليهم.
“فهرس المادة”: “: نسجل فهرس المادة الذي أود احتساب نسبة عمولة معينة للمندوب عليه، أو أتركه فارغا في حال لم يكن هناك نوع معين من الفهارس أود تطبيق نسبة عمولة معينة للمندوب عليه.
“المادة”: “: نسجل المادة التي أود احتساب نسبة عمولة معينة للمندوب عليها، أو أتركه فارغا في حال لم يكن هناك نوع معين من المواد أود تطبيق نسبة عمولة معينة عليه.
“الحساب المدين”: نسجل فيه حساب عمولة المندوب.
“الحساب الدائن”: نسجل فيه حساب المندوب.
“نسبة العمولة”: نسجل نسبة عمولة المندوب للحالة الخاصة التي حددتها سابقا من خلال تسجيل (نوع الفاتورة أو حساب العميل أو فهرس المادة أو المادة).
“من”: الإجمالي/ الصافي/ التكلفة/ مجمل الربح/ صافي الربح/ <مخصص>
تم شرحهم في “الحالة العامة” لـ “عمولة المندوب”.
“التعبير الرياضي”: تم شرحه في “الحالة العامة” لـ “عمولة المندوب”.
“التقريب إلى” و”نوع التقريب”: تم شرحه في “الحالة العامة” لـ “عمولة المندوب”.
“إيقاف”: وذلك في حال أردت إيقاف عمولة المندوب حاليا ومعاودة تفعيلها لاحقا.
“ملاحظات”: لتسجيل الملاحظات.
“من تاريخ”-“الى تاريخ”: نقوم بإدخال فترة زمنية معينة لاحتساب عمولة مندوب المبيعات والشروط المحددة خلالها.
ملاحظة: أولوية تطبيق الحالة الخاصة للعمولة مرتبط بأولوية ترتيبها ضمن الجدول، كما أن له الأولوية عن عمولة “الحالة العامة”.
“عملة قيد العمولة”: #
- “عملة الفاتورة”: أي يتم احتساب عمولة المندوب وفق عملة الفاتورة.
- “العملة الأساسية”: أي يتم احتساب عمولة المندوب وفق العملة الأساسية حتى لو كانت عملة الفاتورة مغايرة للعملة الأساسية.
“بيان قيد العمولة”: نختار البيان المناسب لقيد العمولة والذي يتناسب مع اختيارنا لحساب نسبة العمولة “من” (الإجمالي/ الصافي/ التكلفة/ مجمل الربح/ صافي الربح)
ثم نضغط حفظ، ثم نضغط زر “فتح سجل جديد” لإضافة مندوب آخر.
تعريف المسارات: #
تهدف المسارات إلى جمع العملاء في مجموعات لتسهيل توجيههم إلى المندوبين أو تغيير توجيههم بين المندوبين.
نقوم من خلال هذه النافذة بتعريف المسارات التي يسلكها المندوب عادة والتي يتواجد عليها عدد من العملاء، ونعرف في نافذة المسار اسم المسار وهو في معظم الأحيان اسم المنطقة التي يتواجد فيها عدد من العملاء والتي يقوم بالتعامل معها مندوب واحد على الأكثر. ونسرد ضمن كل مسار أسماء العملاء التي تنتمي لهذا المسار، والشكل التالي يوضح كيفية تعريف المسار:
.
.
مسارات مندوب: #
نقوم من خلال هذه النافذة بربط المسارات التي تم تعريفها من خلال النافذة السابقة بالمندوبين المتواجدين في الشركة، حيث أنه يتم بشكل تلقائي إنشاء سجل مستقل في هذه النافذة لكل مندوب تم تعريفه في نافذة “مندوبي المبيعات” ويبقى على المستخدم فقط أن يربط المسارات التي تم تعريفها سابقاً بسجلات مندوبي المبيعات الموجودة في هذه النافذة. حيث يمكن أن ننسب للمندوب مسار واحد أو عدة مسارات، ونكون تلقائياً قد أسندنا له كل العملاء التي تنتمي لهذه المسارات. والشكل التالي يوضح كيفية ربط المسارات بمندوبي المبيعات حيث تم إسناد مسار “المزة” إلى المندوب “محمد”:
.
.
كما تفيد فكرة المسار في تسهيل عملية نقل مجموعة من العملاء من مندوب لآخر، سواءٌ بشكل مؤقت (إجازة أو مرض)، أو بشكل دائم (ترك العمل)، حيث نحول فقط المسار للمندوب الجديد ونلغيه عن المندوب السابق، دون الحاجة لإجراء التحويل على مستوى كل عميل.
ربط المندوب مع الفاتورة: #
إن الفائدة الكبرى التي نجنيها من تعريف المسارات وربطها مع المندوبين تتضح عند تحديد المندوب الذي قام بعملية البيع وذلك عند إنشاء فاتورة جديدة. فإذا اقتصرنا على تعريف “مندوبي المبيعات” دون تعريف المسارات وربطها بالمندوبين فعندها يتوجب علينا عند إنشاء فاتورة مبيع جديدة لأحد العملاء أن نختار بشكل يدوي المندوب الذي قام بعملية البيع من بين المندوبين المعرفين على قاعدة البيانات ولكن تصبح هذه العملية صعبة وشاقة عندما يكون عدد المندوبين وعدد العملاء كبيراً.
ولكن عند تعريف المسارات وربطها بالمندوبين يتم اختيار مندوب المبيعات بشكل تلقائي عند إنشاء فاتورة مبيع جديدة وذلك يتم عند إدخال عميل ما في حقل “حساب العميل” في فاتورة المبيع. وذلك بشرط أن نكون قد وضعنا هذا العميل ضمن مسار من المسارات هذا من جهة ومن جهة أخرى ربطنا هذا المسار بمندوب مبيعات من المندوبين المعرفين سابقاً.
يتم ربط فاتورة المبيع بمندوب معين كما يوضح الشكل التالي:
.
.
طلب تقارير تحوي معلومات عن المندوب: #
يتم بعد ذلك طلب عدة تقارير تتضمن معلومات عن مبيعات المندوب وأرباح مبيعاته وأهم هذه التقارير هو تقرير “أرباح الفواتير” حيث أن شرط المندوب موجود ضمن الشروط الأساسية لهذا التقرير كما يوضح الشكل التالي:
.
.
إن نتيجة هذا التقرير يمكن أن تعطينا الكثير من المعلومات مثل إجمالي فواتير المبيع أي إجمالي المبيعات التي حققها المندوب وصافي هذه المبيعات وأيضاً الأرباح التي حققها هذا المندوب. كما يبين الشكل التالي:
.
.
المعالجة الثانية: اعتبار مندوب المبيعات مستودع وضبط كمية المواد التي بحوزته: #
تستخدم هذه الطريقة بشكل رئيسي في الشركات التي ترغب في مراقبة كمية المواد في مستودعاتها والمواد التي يحملها المندوبون مثل شركات توزيع المواد الغذائية أو شركات توزيع الألبان والأجبان. عادةً، يقوم المندوب بتوزيع المواد باستخدام سيارته الخاصة أو سيارة تابعة للشركة. ويعد مندوب المبيعات في هذه الشركات موظفًا في الشركة ولا يلزمه دفع قيمة المواد عند استلامها، ولكنه ملزم بالتأكد من كمية المواد التي تم تسليمها له ومن الدفعات النقدية التي يتلقاها من الزبائن. تعتبر هذه الطريقة المندوب على أنه مستودع آخر بالشركة، حيث يتم تسجيل الكميات التي تم استلامها والتي تم إرجاعها والكميات التي تم بيعها، وبذلك يمكننا معرفة كمية المواد الموجودة مع المندوب وتوجيهه بأي وقت عن طريق طلب تقرير جرد لمستودع المندوب. يتم تنفيذ هذه الطريقة من خلال اتباع الخطوات التالية:
نقوم بالانتقال إلى قائمة “تعاريف” – “شجرة الفروع” ومن ثم إضافة مستودعات بأسماء المندوبين كما في الشكل التالي:
.
.
بعد ذلك نقوم بتسليم البضاعة للمندوبين من خلال استخدام فاتورة “مناقلة بدون سعر” وذلك بوضع المواد التي تم تسليمها وكمياتها وتحديد المستودع الذي خرجت منه البضاعة وهو أحد مستودعات الشركة والمستودع الذي استلم البضاعة وهو مستودع المندوب كما في الشكل التالي:
.
.
ومن ثم عند تسجيل فاتورة مبيع للزبون الذي باعه المندوب نضع في حقل المستودع مستودع المندوب الذي قام بعملية المبيع كما في الشكل التالي:
.
.
وفي حال أرجع المندوب بضاعة إلى مستودعات الشركة نقوم بعملية “مناقلة بدون سعر” عكسية من مستودع المندوب إلى مستودع الشركة.
بعد ذلك يمكننا طلب تقرير جرد مواد وتحديد مستودع مندوب معين في حقل المستودع فينتج التقرير التالي:
.
.
ويمكننا أيضاً طلب تقرير جرد مواد أفقي فيعطينا جرد المواد في الشركة وتفصيلها حسب المستودعات بما فيها مستودعات المندوبين كما في الشكل التالي:
.
.
تقرير عملاء المندوب: #
يتم من خلاله عرض جميع المندوبين ومساراتهم المرتبطة بهم وعملاء كل مسار.
ندخل إلى هذا التقرير من “تعاريف” / “مندوبي المبيعات” / “تقرير عملاء المندوب”
.
.
نضغط على “تقرير عملاء المندوب” فتفتح لنا نافذة التقرير، نلاحظ في حقل “شروط” تظهر أسماء المندوبين في الحقل أسفل “للمسارات”، وفي الحقل المقابل تظهر المسارات المعرفة لدي، أختار اسم المندوب، وأختار مساره.
“الحساب”: نستفيد من هذا الخيار في حال كان لدينا الكثير من العملاء والكثير من المندوبين والمسارات ونريد أن نعرف المندوب والمسار التابعين للعميل، فنختار كل المندوبين بالضغط بالزر اليمين للماوس في أي مكان فارغ في الحقل المسجل فيه المندوبين فتظهر القائمة التالية:
.
.
أختار “اختيار الكل” فيتحدد لدي كل المندوبين، وبنفس الطريقة أختار كل المسارات، ونسجل في “الحساب” اسم العميل ونضغط “عرض” فيظهر اسم المندوب والمسار المرتبطان بالعميل. أستطيع أن أترك “الحساب” فارغاً فيظهر لي جميع العملاء المرتبطين بالمندوب والمسار المحددَيْن.
.
.
“الحقول”: يتم من شريط الحقول تفعيل الأعمدة التي نريدها أن تظهر في التقرير والتي هي (رمز واسم المندوب، رمز واسم المسار).
“حقول العميل”: يمكننا من خلال شريط حقول العميل أن نفعل معلومات نختارها من بطاقة العميل كرقم الهاتف ورقم الجوال والفاكس والمنطقة…. الخ.
“عرض”: لاستعراض تقرير عملاء المندوب.
“طباعة”: لطباعة تقرير عملاء المندوب.
“إغلاق”: للخروج من “تقرير عملاء المندوب”.
.
.
ملاحظة: يستخدم هذا التقرير فقط في حال كان لدي مندوبين ومسارات مرتبطة بهم، أما في حال كان لدي مندوبين ومسارات ولم أربط المسارات بالمندوبين فإن التقرير عند استعراضه سيكون فارغاً لأن الهدف من التقرير هو استعراض المندوبين ومساراتهم المرتبطة بهم وعملاء كل مسار.
