تقوم الكثير من الشركات التجارية أو الصناعية باستيراد المواد الأولية أو الجاهزة اللازمة للقيام بنشاطها، وينشأ عن عملية الاستيراد الكثير من الأمور المحاسبية والمستودعية التي تحتاج إلى معالجة خاصة.
وسنسرد فيما يلي الطريقتين الأساسيتين لمعالجة موضوع الاستيراد على البرنامج. وتجدر الإشارة هنا إلى أنه من الممكن أن يكون هناك طرق أخرى لمعالجة موضوع الاستيراد حسب طبيعة عملية الاستيراد في الشركة ولكن الطريقتين التاليتين هما من أكثر الطرق شيوعاً لمعالجة موضوع الاستيراد ويمكن بالاعتماد عليهما اشتقاق أي طريقة معالجة أخرى.
المعالجة الأولى: فتح حساب في شجرة الحسابات لإجازات الاستيراد: #
يتم تطبيق هذه الطريقة من خلال إتباع الخطوات التالية:
1-نعرف في شجرة الحسابات حساب هو “إجازات استيراد” وذلك كما في الشكل التالي: #
.
2-من قائمة تعاريف – “أنواع الفواتير” نعرف فاتورة جديدة هي فاتورة الاستيراد تتمتع هذه الفاتورة بالخصائص التالية: #
فئة هذه الفاتورة شراء، حساب المواد فيها حساب “إجازات استيراد”، وهذه الفاتورة تولد قيد للمواد وتولد قيد للمصاريف ولكن هذه الفاتورة لا تؤثر على الكمية أي ليس لها تأثير جردي وذلك لأن البضاعة لم تدخل إلى المستودع بعد. وتتضح الخيارات السابقة من خلال النافذة التالية:
.
3-عند التعاقد مع المورد على شراء البضاعة ندخل البيانات في هذه الفاتورة كما هو واضح في الشكل التالي: #
.
أو يمكننا وضع طريقة الدفع في الفاتورة السابقة “نقدي” فتتولد هذه الفاتورة على حساب الصندوق بدلاً من حساب العميل وذلك في حال دفعنا ثمن البضاعة نقداً.
4-وعند إثبات أي مصروف على هذه الفاتورة يتم ذلك كما هو واضح في الشكل التالي: #
.
ويكون القيد المتولد عن هذه الفاتورة كما في الشكل التالي:
.
5-وعندما تصل البضاعة إلى المستودعات نقوم بفتح فاتورة الشراء ونضغط من زر “عمليات” في هذه الفاتورة على أمر “إدراج بنود من فاتورة” كما في الشكل التالي: #
.
فتفتح نافذة الإدراج والتي نختار من خلالها فاتورة الاستيراد التي نريد تحويلها إلى فاتورة شراء نظامية ومن ثم نضغط على زر “إدراج” فتظهر خيارات للإدراج نختار منها خيار “بنود مع توزيع المصاريف على البنود” وذلك كما في الشكل التالي:
.
عند ذلك يتم إدراج المواد في فاتورة الشراء مع توزيع المصاريف على هذه المواد بشكل مباشر، ونضع في هذه الفاتورة “حساب العميل” هو إجازات استيراد وذلك كما في الشكل التالي:
.
نكون بذلك قد حولنا فاتورة الاستيراد إلى فاتورة شراء نظامية تؤثر على الكمية أي على المستودع والجرد وتؤثر أيضاً على حساب المشتريات وتقوم هذه الفاتورة أيضاً بإقفال الحساب المؤقت والذي هو “إجازات استيراد” من خلال توليد قيد يحوي هذا الحساب بالجهة المعاكسة. ففي القيد السابق المتولد عن فاتورة الاستيراد كان حساب “إجازات استيراد” مديناً بقيمة المواد والذي هو 20.500 ومديناً أيضاً بمقدار المصاريف والتي تبلغ 75.000 وفي فاتورة الشراء تحرك حساب “إجازات استيراد” بالجهة الدائنة بمجموع المبلغين السابقين وهو 95.500 وذلك كما في الشكل التالي:
.
وبذلك نكون من خلال الطريقة السابقة قد أثبتنا في المرحلة الأولى عند تسجيل فاتورة الاستيراد الذمة المترتبة على الشركة للمورد أو أثبتنا المبلغ الذي دفعناه ثمناً للبضاعة، ومن ثم عند تسجيل المصاريف نكون قد أثبتنا مبلغ المصروف الذي دفعناه أو المترتب علينا لجهة ما، ثم بعد ذلك عند تحويل فاتورة الاستيراد إلى فاتورة شراء نكون قد أثبتنا حساب المشتريات من جهة وأدخلنا البضاعة إلى المستودعات وأثبتناها في الجرد من جهة أخرى وأغلقنا الحساب المؤقت أيضاً والذي هو “إجازات استيراد”.
المعالجة الثانية: معالجة الاستيراد من خلال الحسابات الموجودة في شجرة الحسابات أي من دون إضافة حساب خاص لإجازات الاستيراد: #
يتم تطبيق هذه الطريقة من خلال إتباع الخطوات التالية:
1-نعرف فاتورة جديدة هي فاتورة “استيراد” تتمتع هذه الفاتورة بالخصائص التالية: #
لا تؤثر على الكمية لأن المواد لم تصل بعد ولا تولد المواد أي قيد محاسبي، فقط صفحة المصاريف في هذه الفاتورة تولد قيد محاسبي. حيث نعرف هذه الفاتورة كما في الشكل التالي:
.
2-ندخل البيانات في هذه الفاتورة كما هو واضح في الشكلين التاليين: #
.
ويكون القيد الناتج عن هذه الفاتورة كما في الشكل التالي:
.
3-نقوم بتعديل بسيط على فاتورة “شراء” بحيث المصاريف في هذه الفاتورة تصبح لا تولد قيد أو يمكننا أن نعرف فاتورة شراء جديدة تتمتع بهذه الخاصية. لاحظ الشكل التالي: #
.
4-نقوم بفتح فاتورة الشراء ونضغط من زر عمليات في هذه الفاتورة على أمر “إدراج بنود من فاتورة” كما في الشكل التالي: #
.
فتفتح نافذة الإدراج والتي نختار من خلالها فاتورة “استيراد” التي نريد تحويلها إلى فاتورة “شراء” نظامية ومن ثم نضغط على زر “إدراج” فتظهر خيارات للإدراج نختار منها خيار “بنود ومصاريف” وذلك كما في الشكل التالي:
.
عندها يتم إدراج المواد والمصاريف في فاتورة الشراء كل على حدى فنقوم بوضع حساب العميل كما في الشكل التالي:
.
إن الفاتورة السابقة تؤثر على المستودع ويكون القيد المتولد عن الفاتورة كما في الشكل التالي:
.
وبذلك نكون من خلال الطريقة السابقة قد أثبتنا في المرحلة الأولى عند تسجيل فاتورة الاستيراد المصاريف التي دفعناها أو المترتبة علينا لجهة ما، ثم بعد ذلك عند تحويل فاتورة الاستيراد إلى فاتورة شراء نكون قد أثبتنا حساب المشتريات والذمة المترتبة علينا للمورد من جهة وأدخلنا البضاعة إلى المستودعات وأثبتناها في الجرد من جهة أخرى.
ملاحظة هامة:
إن الطريقتين السابقتين مختلفتين بالشكل ولكن مضمونهما واحد وأي شركة من الشركات حرة في اختيارها لأي طريقة من الطريقتين ولكن الطريقة الأولى تتمتع بميزة أساسية وهي أنه يمكن للشركة من خلال الطريقة الأولى أن ترى كلفة المادة الحقيقية بشكل فوري بعد استخدام زر إدراج بنود مع توزيع المصاريف على البنود بينما في الطريقة الثانية لا نرى الكلفة الحقيقية بشكل مباشر بل نحتاج لطلبها من خلال تقرير يظهر الكلفة الحقيقية للمادة كتقرير حركة مادة أو جرد مواد. ولكن من جهة أخرى يمكننا القول بأن الطريقة الثانية هي طريقة أسهل من حيث التطبيق لأنه لا يتحرك فيها حساب إجازات الاستيراد كما في الطريقة الأولى والذي يجب أن يكون مرصداً في نهاية عملية الاستيراد فإن لم يكن مرصداً فيكون هناك خطأ ما يجب معالجته عندها.
.
