تعريف المواد في شجرة المواد

إضافة الفهارس والمواد #

يمكن إدراج المواد التي تتعامل بها الشركة من خلال شجرة المواد. يمكنك فعل ذلك بالانتقال إلى قائمة “المواد” واختيار “شجرة المواد”. أولاً، يتم إدراج فهارس المواد الموجودة بزر الماوس الأيمن أو من الشريط العلوي لشجرة المواد باختيار زر الفهرس.
على سبيل المثال، إذا كانت لديك فهرسين رئيسيين للمواد في الشركة: مواد غذائية ومواد قرطاسية، وداخل فهرس المواد الغذائية توجد فهارس فرعية مثل المعلبات والخضراوات، وداخل فهرس المواد قرطاسية يوجد فهارس فرعية مثل الدفاتر والأقلام. ستكون شجرة المواد كالتالي. لإضافة مواد داخل الفهارس المذكورة، يتم تحديد الفهرس المطلوب ثم النقر على زر “إضافة مادة” من الشريط العلوي لشجرة المواد، أو بزر الماوس الأيمن ثم النقر على “إضافة مادة” لإظهار بطاقة المادة التي يمكن من خلالها إدخال المعلومات المطلوبة.
وإذا رغبت في نقل المادة من فهرس إلى فهرس آخر، يمكنك التوجه إلى بطاقة المادة وتغيير فهرسها، أو استخدام الماوس لنقل المادة ووضعها في الفهرس المطلوب.

ملاحظة: إن نقل المادة من فهرس إلى فهرس آخر يؤدي إلى تغيير رقم المادة ليصبح دالاً على وجودها في هذا الفهرس (عكس نقل الحساب) وذلك إذا كان رقم المادة الظاهر في شجرة المواد هو الرقم الكلي، حيث أن الرقم الكلي للمادة يتألف من جزئيين جزء خاص بالفهرس (رمز الفهرس) وجزء آخر خاص بالمادة (الرمز الخاص للمادة) وإن الجزء الذي يتغير عند نقل المادة من فهرس لآخر هو رمز الفهرس. 

.

.

نلاحظ في البطاقة السابقة أن مربع الفهرس جلب تلقائياً وذلك لأننا وقفنا على فهرس المعلبات وضغطنا زر إضافة مادة، أما إذا وقفنا على المواد غير المصنفة وأعطيناه أمر إضافة مادة فستفتح بطاقة المادة فارغة تماماً وبدون اسم الفهرس وحين ذلك يمكننا اختيار الفهرس، وعند عودتنا إلى شجرة المواد وتحديثها فلا يضعها في المواد غير المصنفة بل يضعها في الفهرس الذي اخترناه.

بطاقة المادة #

تتألف بطاقة المادة من العناصر الرئيسية التالية:

رأس البطاقة: تحتوي هذه الصفحة معلومات عن اسم ورمز المادة والفهرس الذي تتبع له المادة والزمرة المحاسبية للمادة.

.

.

(سنشرح استخدام الزمرة المحاسبية في فقرة تالية إن شاء الله).

صفحة معلومات #

وتحتوي هذه الصفحة على الحقول التالية الظاهرة في الشكل 

حقول تصنيف: وهي عبارة عن حقول بيانات، يُستفاد منها كشروط ضمن التقارير، وهذه الحقول هي: (المواصفات، الفئة، المصدر، المنشأ، الموديل، الشركة الصانعة، اللون، القياس، التصنيف1, التصنيف2, التصنيف3, التصنيف4, التصنيف5).

.

.

حقول معلومات #

وهي عبارة عن معلومات عامة عن كل مادة (الوزن، الحجم، المساحة، رمز المعمل، المورد الرئيسي، الموضع).

أسماء الطباعة #

نستخدم هذه الحقول عندما نريد طباعة اسم المادة باسم غير الاسم المعرف في رأس البطاقة. ويوجد هنا حقلين: اسم طباعي، اسم طباعي لاتيني.

صفحة وحدات #

وتحتوي هذه الصفحة على الحقول التالية الظاهرة في الشكل

وتعبّر هذه الحقول عن الوحدات التي تقاس بها المادة وهي نوعين

يُمكن تصنيف الوحدات المترابطة وتعيين رمز مميز (باركود) لكل واحدة. ويمكننا تصنيف المواد بوحدات مترابطة بحيث يجري تحريك المواد بين تلك الوحدات بناءً على علاقة رياضية ثابتة محددة مثال (الوحدة الأولى قطعة والوحدة الثانية دزينة وكل 1 دزينة تساوي 12 قطعة، أو الوحدة الأولى غرام والوحدة الثانية كيلو غرام وكل 1 كيلو غرام تساوي 1000 غرام)، ويُفضل أن تكون الوحدة الأساسية هي الأصغر حجماً. كما يمكننا تحديد الوحدة الافتراضية التي ستظهر في فواتير الشراء والبيع عند اختيار خيار “افتراضي” لبطاقة المادة.

.

.

وحدة حرة #

بطبيعة الحال، يمكن أن ندخل وحدة حرة من خلال هذا الحقل، والتي قد ترتبط أو لا ترتبط بالوحدات السابقة بمعادل محدد، وغالباً ما لا ترتبط بالوحدات السابقة بمعادل محدد. وباستخدام الوحدات المرتبطة والوحدة الحرة يمكن تحريك المادة في الفاتورة، مع ظهورها جنبًا إلى جنب مع الوحدة المرتبطة. وهكذا يمكننا الحصول على معلومات حول حركات المادة باستخدام الوحدة الحرة .ولمزيد من الشرح والتفصيل يمكنكم مراجعة ملحق “تعريف واستخدام الوحدة الحرة” حيث سيتم التعرض للوحدة الحرة بمزيد من التفصيل مع مثال تطبيقي عن استخدام هذه الوحدة.

مخطط الباركود #

يمكننا من خلال هذا الحقل أن نربط مع المادة باركود يحوي معلومات إضافية عن المادة كلونها وقياسها ووزنها وقيمتها …الخ.

ولمزيد من الشرح والتفصيل يمكنكم مراجعة ملحق “تعريف واستخدام مخطط الباركود” حيث سيتم التعرض لمخطط الباركود بمزيد من التفصيل مع مثال تطبيقي عن استخدام هذا المخطط.

نوع المادة #

هنا لدينا خيارين: إذا كانت العناصر التي تتعامل معها لها وجود ويمكن جردها فعلياً مثل الكمبيوترات، يمكنك تصنيفها كـ “مادة”. أما إذا كانت العناصر التي تتعامل معها لا تمتلك وجوداً فعلياً ولا يمكن جردها، فيمكنك تصنيفها كـ “خدمة.”

الهدية #

نستخدم الهدية هنا فقط إذا كان عدد وحدات الهدية ثابت بالنسبة لهذه المادة في جميع الفواتير. فكما هو واضح في الشكل السابق فقد وضعنا رقم ثابت وهو عند إجراء فاتورة بعشر وحدات فإن الهدية ستكون وحدة واحدة.

.

.

صفحة أسعار #

تحتوي الصفحة على حقول تظهر 6 أسعار مبيع افتراضية لكل مادة، ويمكن تحديد هذه الأسعار يدويًا كقيمة ثابتة باختيار طريقة التسعير اليدوي المقابلة للسعر المحدد، أو تحديدها كنسبة مئوية من أحد الأسعار التالية: (كلفة الشركة، أعلى سعر شراء للشركة، آخر سعر شراء للشركة، كلفة الفرع، أعلى سعر شراء للفرع، آخر سعر شراء للفرع)، ويمكن توحيد سياسة التسعير لجميع الأسعار أو وضع سياسة تسعير مخصصة لكل سعر.

العملة #

يقصد بها عملة الأسعار الموضوعة للمادة. وكذلك نحدد من خلال هذه الصفحة نسبة الحسم الافتراضية للمادة ونسبة الضريبة المضافة الافتراضية للمادة.

مثال على التسعير اليدوي والتسعير كنسبة مئوية

لنفترض أنه لدينا مادة نريد أن يكون سعر بيعها للمستهلك ثابت وهو 200 ل.س عند ذلك نضع في حقل السعر المقابل للوحدة الأولى 200 ل.س ونضع طريقة التسعير يدوي وذلك كما هو واضح في الشكل التالي:

وإذا أردنا أن نبيع المادة للمستهلك بسعر يزيد 50% عن سعر كلفة الشركة فنقوم بوضع النسبة وطريقة التسعير كما هو واضح في الشكل التالي

صفحة الجرد الفرعي #

وتأخذ هذه الصفحة الشكل التالي

.

.

عند تفعيل خيار الجرد الفرعي على أي حقل من حقول الجرد الفرعي تظهر عند اخراج المادة من المستودع وبمجرد ادراجها في الفاتورة نافذة مساعدة هي نافذة الجرد الفرعي تعطينا الكمية المتبقية من هذه المادة بالنسبة لكل قيمة من القيم الموجودة. ولمزيد من الشرح والتفصيل يمكنكم مراجعة ملحق “تعريف واستخدام الجرد الفرعي للمادة” حيث سيتم التعرض لفكرة الجرد الفرعي للمادة بمزيد من التفصيل مع مثال تطبيقي عن استخدام هذا الجرد.

حقول الجرد الفرعي #

تاريخ الصلاحية، الطبخة، تاريخ الإنتاج، الرقم التسلسلي، الطول، العرض، الارتفاع، خيارات المساحة، خيارات الحجم، خيارات اللون، خيارات القياس، خيارات رمز المعمل: حقول الجرد الفرعي تحتوي على معلومات مهمة لضبط التفاصيل والمواصفات لكل مادة. يمكن تفعيل الخيارات وفقًا لطبيعة ومتطلبات المادة. مثلاً، يمكن تفعيل حقل “تاريخ الصلاحية” لتحديد تاريخ صلاحية المواد كالأدوية أو المواد الغذائية، ويمكن تفعيل حقل “الأرقام التسلسلية” لتتبع المواد بعد بيعها وفي حالة ردها للشركة إذا كانت مكفولة. كما يمكن تفعيل أحد الخيارات الثلاثة التالية في حال ترك القيمة فارغة في الحقل المفعل. فعلى سبيل المثال، يمكن تفعيل حقل “تاريخ الصلاحية” على فواتير الإدخال أو الإخراج:

سماح: أي إذا لم ندخل تاريخ الصلاحية فلا يعطينا أي رسالة تنبيه أو منع ويتم حفظ الفاتورة بدون أي مشكلة تتعلق بعدم ادخال تاريخ الصلاحية

منع: أي إذا لم ندخل تاريخ الصلاحية فلا يمكن إتمام حفظ الفاتورة

صفحة إحصاء #

تعطينا هذه الصفحة إحصاء للمادة في لحظة فتح هذه الصفحة وذلك عند الضغط على زر حفظ في شريط أدوات البطاقة. وهذا الإحصاء السريع والمختصر يحوي المستوى الذي نطلب المعلومات على نطاقه إما المستودع أو الفرع أو الشركة ككل، ويتضمن أيضاً الكمية الموجودة من المادة وكلفة الوحدة الواحدة منها والكمية المطلوبة والكمية المحجوزة (هاتين الكميتين تتحددان وفق إعدادات الفاتورة. فمثلاً إذا أنشأنا فاتورة باسم طلب بيع ومن خياراتها وضعنا أنها تؤثر على الكمية المحجوزة أو المطلوبة فعند ذلك سيظهر في الحقلين الظاهرين في الصفحة الكميات من المادة الواردة في هذه الفاتورة وسنشرح كيفية إنشاء مثل هذه الفاتورة في فصل لاحق). وإن المعلومات الأخيرة يمكننا طلبها بالوحدة التي نختارها والمعرفة سابقاً في صفحة الوحدات.

.

.

صفحة معلومات المستودع #

تحوي هذه الصفحة على المعلومات التالية

.

صفحة خصائص إضافية: #

في بعض الحالات، قد تحتوي المواد على خصائص إضافية تميزها عن المواد الأخرى. على سبيل المثال، قد نملك مجموعة متنوعة من السيارات في الشركة، مثل مرسيدس وتويوتا، حيث تختلف كل سيارة من تلك الأنواع عن الأخرى بخصائص مثل النوافذ الكهربائية، القفل المركزي، والفتحة السقفية. يمكننا توضيح تلك الخصائص الإضافية وربطها ببطاقة المادة من خلال صفحة الخصائص الإضافية. وتتضمن تلك الصفحة حقلين: حقل للخصائص وحقل لقيمة كل خصية. على سبيل المثال، يمكن كتابة “نوافذ كهربائية” في حقل الخاصية ثم الضغط على Enter لإضافة القيمة المناسبة فتظهر النافذة التالية:

.

.

نضغط على السهم الأخضر(إضافة) فتفتح النافذة التالية:

يظهر في هذه النافذة الحقول التالية:

.

.

اضافة خاصية اضافية: #

الرمز: وهو رمز الخاصية.

الاسم: وهو اسم الخاصية العربي.

الاسم اللاتيني: وهو الاسم الانكليزي للخاصية إن وجد.

نوع القيمة: وهذا الحقل يخص حقل القيمة في صفحة الخصائص الإضافية ويدلنا على قيمة الخاصية. ويوجد عدة صيغ كما هو واضح في الشكل السابق.

القيمة الافتراضية: القيمة المختارة هنا تدرج بشكل افتراضي في بطاقة المادة والشكل التالي يوضح الأشكال التي تأخذها القيم في صفحة الخصائص الإضافية وهي بالترتيب:

نص: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه النص الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية بلد الاستيراد. 

نعم/لا: وهنا سيظهر في حقل القيمة مربع يحوي إشارة نفعّل هذه الإشارة إذا كانت الخاصية موجودة ونلغي تفعيلها في حال عدم وجود الخاصية. ويظهر ذلك في خاصية القفل المركزي.

موجود: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر في حقل القيمة دائرة مفعّلة ولا يمكن إلغاء تفعيلها وتدل على وجود الخاصية. وهنا إذا لم تكن الخاصية موجودة لا نجلبها إلى هذه الصفحة. ويظهر ذلك في خاصية فتحة السقف.

عدد صحيح: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه الرقم الصحيح الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية الموديل.

عدد يقبل فاصلة: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه رقم يحوي فاصلة عشرية. ويظهر ذلك في خاصية سماكة الهيكل.

تاريخ: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه التاريخ الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية تاريخ الصنع.

الوقت: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه الوقت الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية وقت التشغيل الأول.

مخصص: وهنا يتوجب علينا أن نعرف هذا النوع بأنفسنا وذلك باختيار مخصص ثم الضغط على تحرير ومن ثم وضع القيم التي نريد أن يجلبها في حقل القيمة لهذه الخاصية. 

ويظهر ذلك في الشكلين التاليين

.

.

وعند الانتهاء من التعريف وجلب الخاصية إلى صفحة الخصائص الإضافية فسيظهر في حقل القيمة شريط يحوي مجموعة العناصر التي عرفناها في النافذة السابقة.

صفحة بدائل باركود / ملاحظات: #

ندخل في هذه الصفحة أرقام باركود بديلة عن باركود الوحدة الأولى والثانية والثالثة بحيث يتم التعرف على المادة إما من خلال الباركود الأساسي المدخل في صفحة “وحدات” أو من خلال الباركود البديل المدخل في صفحة بدائل “الباركود”. وندخل في هذه الصفحة أيضاً ملاحظات للمادة بحيث يتم الاستفادة منها في نافذة نقطة البيع كما سيمر معنا في فصل لاحق.

.

.

تابع قناتنا على اليوتيوب