إن آلية استخدام التحليل العام تشبه آلية استخدام التحليل الخاص مع اختلاف رئيسي وهو أن التحليل العام لا يرتبط بشكل مباشر بحساب محدد بل يتم تعريفه بمعزل عن الحسابات من نافذة مستقلة يمكن الانتقال إليها من قائمة “محاسبة” ومن ثم نضغط على “تحليل الحساب” فتظهر نافذة التحليل العام والتي يتم من خلالها تعريف التحاليل العامة كما في الشكل التالي:
.
.
مثال:
لنفترض أنه لدينا ضمن المصاريف المتنوعة المصاريف المختلفة التالية: (صدقات، مواصلات، طعام، … الخ) نعرفهم كتحليل خاص وبإضافة أنه في شركتنا يوجد ثلاثة موظفين هم سامر وعادل وزياد وكل من الموظفين الثلاثة يدفعون أجور مواصلات ونريد أن نعرف ما يتم دفعه لكل موظف من الموظفين الثلاثة كأجور مواصلات دون أن نفتح حساب مستقل لأجور مواصلات كل منهم أو لأجور المواصلات بشكل عام. عند ذلك نقوم بمائلي:
نقوم بتحليل حساب المصاريف المتنوعة في صفحة تحليل خاص إلى عدة أجزاءاً ومن ضمنها المواصلات.
ونقوم بتعريف تحليلات عامة هي عبارة عن أسماء الموظفين الذين يدفعون أجور مواصلات وذلك من قائمة “محاسبة” ومن ثم نضغط على “تحليل الحساب” فتظهر النافذة التالية حيث نقوم فيها بإدخال أسماء الموظفين كما في الشكل التالي:
.
.
ثم نفعل عمودي التحليل العام والتحليل الخاص في قيد مدفوعات الصندوق ثم نقوم بإدخال المدفوعات النقدية لأجور المواصلات حسب كل موظف كما يظهر في الشكل التالي:
.
.
عندها يمكننا طلب دفتر الأستاذ بالنسبة للتحليل العام فقط دون وضع حساب المصاريف المتنوعة والتحليل الخاص. فنضع التحليل العام زياد مثلاً فيعطينا أجور المواصلات المدفوعة لصالح زياد وذلك كما في الشكلين التاليين:
.
.
