أنواع الفواتير (التحكم بإعدادات الفواتير)

نقوم بالتحكم بإعدادات الفواتير من خلال الذهاب إلى قائمة “تعاريف” ومن ثم الضغط على “أنواع الفواتير” فتظهر النافذة التالية التي يمكننا من خلالها التحكم بإعدادات الفواتير الموجودة في قاعدة بياناتنا.

.

.

نافذة فاتورة #

وتحوي النافذة السابقة على الحقول والخيارات التالية:

الرمز: وهو رمز نوع الفاتورة، يتم وضع رقم تسلسلي تلقائي كرمز عند عدم إدخاله يدوياً.

اسم: ويتم في هذا الحقل وضع الاسم العربي للفاتورة.

.

.

اسم لاتيني: ويتم هنا وضع الاسم الانكليزي للفاتورة.

اختصار: يتم في حقول الاختصار اختصار الأسماء السابقة حيث ان هذا الاسم سوف يظهر ضمن التقارير.

فئة الفاتورة: ويوجد لدينا هنا الخيارات التالية:

وإن اختيار أحد الخيارات السابقة له تأثير كبير على المستودعات. حيث أنه إذا وضعنا اسم الفاتورة فاتورة مبيع ولكن بالخطأ وضعنا فئة الفاتورة شراء فإنه سيتم من خلال هذه الفاتورة إدخال مواد إلى المستودع بدلاً من إخراجها وسيكتب قيد الفاتورة بشكل عكسي أيضاً. لذلك يجب أن ننتبه عند إجراء أي تعديل على فئة الفاتورة.

• مستوى السرية: ويوجد هنا عدة مستويات للسرية نقوم باختيار أحدها لنستفيد منه فيما بعد عند تحديد صلاحيات المستخدمين. ومستويات السرية هي: عام، خاص، سري، سري للغاية.
• عنوان القائمة الفرعية: يمكننا من خلال هذا الخيار وضع الفاتورة ضمن قائمة فرعية في قائمة “فاتورة” وعلى سبيل المثال إذا وضعنا في فاتورة “شراء نقدي” عنوان للقائمة الفرعية هو “فواتير الشراء” فستظهر القائمة الفرعية كما يبين الشكل التالي:

.

.

حسابات افتراضية: #

• المواد: وهنا نضع الحساب الذي يتولد في قيد الفاتورة والذي ينتمي إلى حساب المتاجرة. وهذا الحساب يكون إما مشتريات أو مبيعات أو مردود مشتريات أو مردود مبيعات.

وتحتوي على الحقول التالية:

ملاحظة:

إن الاحتمالات السابقة تنطبق عند استخدامنا للجرد الدوري، أما عند استخدام الجرد المستمر فلا نستخدم حسابي المشتريات ومردود المشتريات بل نستخدم حساب المخزون.

• الحسميات: وهنا نختار الحساب الذي سيتم ترحيل الحسم عليه، مثل حسابي الحسم الممنوح والحسم المكتسب. وفي حالة ترك هذا الحقل فارغاً يتم ترحيل الحسم إلى حساب المواد الموضوع في الحقل السابق.
• الإضافات: وهنا نختار الحساب الذي سيتم ترحيل الإضافات عليه، مثل حساب الإضافات. وفي حالة ترك هذا الحقل فارغاً يتم ترحيل الإضافات إلى حساب المواد الموضوع في حقل المواد.
• الضريبة المضافة: يتم في هذا الحقل وضع الحساب الخاص بالضريبة على القيمة المضافة والذي أنشأناه في شجرة الحسابات.
• التكلفة، المخزون: يتم استخدام هذين الحقلين بشكل رئيسي عند إتباعنا لطريقة الجرد المستمر وذلك في فاتورتي المبيع ومردود المبيع. حيث يكون حساب التكلفة: “تكلفة البضاعة المباعة”، وحساب المخزون هو: “حساب المخزون” أو “حساب البضاعة”. ففي حالة الجرد المستمر في فاتورة المبيع مثلاً نضع حساب المواد هو “مبيعات”، وحساب التكلفة: “تكلفة البضاعة المباعة”، وحساب المخزون هو “حساب المخزون”. حيث أن عملية البيع تولد القيود التالية في الجرد المستمر:

مدين	دائن	الحساب
قيود البيع
قيد بسعر البيع
×××		الصندوق أو الزبون
	×××	المبيعات
قيد بسعر الكلفة
×××		تكلفة البضاعة المباعة
	×××	حساب المخزون
قيود مردودات البيع
قيد بسعر مردود البيع
×××		مردودات المبيعات
	×××	الصندوق أو الزبون
قيد بسعر الكلفة
×××		حساب المخزون
	×××	تكلفة البضاعة المباعة

• لون 1, لون 2: يتم من خلال هذين الحقلين التحكم بالألوان المتناوبة لأسطر الفاتورة.

القيم الافتراضية: #

وتشمل هذه القيم ما يلي:

العميل: وهو الحساب المقابل لحساب المواد في القيد الذي يتولد عن الفاتورة عندما تكون طريقة الدفع “آجل”. وبشكل عام في فاتورة البيع يكون العميل هو الزبون وفي فاتورة الشراء يكون العميل هو المورد…الخ. وحساب العميل الذي يتم وضعه في هذا الحقل هو العميل الافتراضي والذي يتم إدراجه تلقائياً عند فتح الفاتورة. على سبيل المثال، إذا تم تعيين حساب المورد “طارق” في حقل العميل في فاتورة الشراء، سيتم تلقائيًا وضع حساب المورد “طارق” في حقل العميل عند فتح فاتورة شراء جديدة. لذلك، من الأفضل ترك هذا الحقل فارغًا في إعدادات فواتير البيع والشراء والمردودات عند وجود أكثر من عميل في الشركة، لكي لا يتم تعيين حساب عميل محدد تلقائيًا.

حساب النقدي: يتم في هذا الحقل وضع حساب النقدية (الصندوق أو المصرف) والمقابل لحساب المواد في القيد الذي يتولد عن الفاتورة عندما تكون طريقة الدفع في الفاتورة “نقدي”.

المستودع: وهنا نضع المستودع الافتراضي الذي تتم عمليات الفواتير (بيع، شراء…. الخ) فيه.

السعر: #

وهو السعر الافتراضي الذي يتم إدراجه في الفاتورة بالنسبة للمادة في حقل “السعر الإفرادي”. ويوجد لدينا الخيارات الظاهرة في الشكل التالي وهي:

لا شيء: لا يتم في هذه الحالة جلب أي سعر إلى حقل السعر الإفرادي في الفاتورة.

اسعار بطاقة المادة: #

مستهلك: يتم جلب سعر المستهلك للمادة والموجود في بطاقتها في صفحة “أسعار”.

مستهلك خاص: يتم جلب سعر المستهلك الخاص للمادة من بطاقتها صفحة “أسعار”.

نصف جملة: وذلك من بطاقة المادة.

جملة: وذلك من بطاقة المادة.

موزع: وذلك من بطاقة المادة.

تصدير: وذلك من بطاقة المادة.

أسعار احصائية: #

الكلفة للفرع: وهنا يتم جلب كلفة الوحدة من المادة على مستوى الفرع.

الكلفة للشركة: وهنا يتم جلب كلفة الوحدة من المادة على مستوى الشركة.

آخر شراء للفرع: وهنا يتم العودة إلى آخر فاتورة شراء اشترينا بها المادة على مستوى الفرع ويتم جلب ذات السعر الموجود في هذه الفاتورة.

آخر شراء حقيقي للفرع: يتم العودة إلى آخر فاتورة شراء اشترينا بها المادة على مستوى الفرع ويتم جلب السعر الموجود في هذه الفاتورة بعد احتساب الحسم و الإضافة الموجودين في تلك الفاتورة.

آخـر شراء للشركة: وهنا يتم العودة إلى آخر فاتورة شراء اشترينا بها المادة على مستوى الشركة ويتم جلب ذات السعر الموجود في هذه الفاتورة.

آخر شراء حقيقي للشركة: يتم العودة إلى آخر فاتورة شراء اشترينا بها المادة على مستوى الشركة ويتم جلب السعر الموجود في هذه الفاتورة بعد احتساب الحسم و الإضافة الموجودين في تلك الفاتورة.

(اسعار احصائية (اعلى: #

اعلى سعر للشركة: وهنا يتم اختيار أعلى سعر تم شراء  المادة بها على مستوى الشركة ويتم جلب ذات السعر الموجود إلى  هذه الفاتورة.

اعلى سعر حقيقي للشركة: وهنا يتم اختيار أعلى سعر تم شراء  المادة بها على مستوى الشركة ويتم جلب السعر الموجود في هذه الفاتورة بعد احتساب الحسم والاضافة الموجودين في تلك الفاتورة.

اعـلى سعر للفرع: وهنا يتم اختيار أعلى سعر تم شراء  المادة بها على مستوى الفرع ويتم جلب ذات السعر الموجود إلى  هذه الفاتورة.

اعلى سعر حقيقي للفرع: وهنا يتم اختيار أعلى سعر تم شراء  المادة بها على مستوى الفرع ويتم جلب السعر الموجود في هذه الفاتورة بعد احتساب الحسم والاضافة الموجودين في تلك الفاتورة.

ادنى سعر للشركة: وهنا يتم اختيار أقل سعر تم شراء  المادة بها على مستوى الشركة ويتم جلب ذات السعر الموجود إلى  هذه الفاتورة.

اسعار احصائية (ادنى): #

ادنـى سعر حقيقي للشركة: وهنا يتم اختيار أقل سعر تم شراء  المادة بها على مستوى الشركة ويتم جلب السعر الموجود في هذه الفاتورة بعد احتساب الحسم والاضافة الموجودين في تلك الفاتورة.

ادنى سعر للفرع: وهنا يتم اختيار أعلى سعر تم شراء  المادة بها على مستوى الفرع ويتم جلب ذات السعر الموجود إلى  هذه الفاتورة.

ادنى سعر حقيقي للفرع: وهنا يتم اختيار أقل سعر تم شراء  المادة بها على مستوى الفرع ويتم جلب السعر الموجود في هذه الفاتورة بعد احتساب الحسم والاضافة الموجودين في تلك الفاتورة.

أسعار العميل: #

آخر مبيع للزبون: وهنا يتم العودة إلى آخر فاتورة بعنا بها المادة للزبون ويتم جلب السعر الموجود في تلك الفاتورة.

آخر مبيع حقيقي للزبون: وهنا يتم العودة إلى آخر فاتورة بعنا بها المادة للزبون ويتم جلب السعر الموجود في تلك الفاتورة بعد احتساب الحسم و الإضافة الموجدين في الفاتورة.

سعر بطاقة العميل: وهنا يتم العودة إلى بطاقة العميل وجلب طريقة التسعير الموجودة في بطاقة العميل والخاصة به، كما يبين الشكل التالي:

.

.

العملة: #

يتم في هذا الحقل تحديد العملة الافتراضية والتي يتم حساب قيمة الفاتورة على أساسها.

مركز كلفة مدين، مركز كلفة دائن: #

يتم في هذه الحقول وضع مراكز الكلفة الافتراضية التي يتم تحميلها بالمواد الواردة في الفاتورة أو خصم المواد الواردة في الفاتورة منها.

مندوب مبيعات: نحدد من خلال هذا الحقل مندوب مبيعات افتراضي يتم إدراجه في الفاتورة بشكل آلي عند فتح فاتورة جديدة.

“التقريب”: #

“السعر الافتراضي”: #

يتم من خلاله تقريب السعر الذي يتم إدراجه بشكل تلقائي في حقل السعر الإفرادي. مثال: في حال وضعنا الرقم 10 في حقل رقم التقريب هنا لدينا ثلاثة خيارات:

 1-للأعلى: يتم عندها تقريب السعر الإفرادي إلى أقرب عشر ليرات للأعلى.

 2-للأسفل: يتم عندها تقريب السعر الإفرادي إلى أقرب عشر ليرات للأسفل.

 3-للأقرب: يتم عندها تقريب السعر الإفرادي إلى أقرب عشر ليرات إن كانت للأعلى أو للأسفل.   

ملاحظة:

إن جميع الحقول السابقة التي تقع ضمن القيم الافتراضية يتم إدراجها بشكل تلقائي من جهة، وهي غير إلزامية من جهة أخرى أي يمكن تعديلها في الفاتورة. على سبيل المثال إذا وضعنا ضمن القيم الافتراضية السعر هو سعر المستهلك وتم إدراج هذا السعر بشكل تلقائي في حقل السعر الإفرادي 200 ل.س يمكننا أن نعدل هذا السعر في الفاتورة إلى250 ل.س لأن هذا السعر غير إلزامي في الفاتورة.

“صافي الفاتورة”: #

يتم من خلاله تقريب “إجمالي صافي” الفاتورة. مثال: في حال وضعنا رقم 10 في حقل رقم التقريب هنا لدينا ثلاثة خيارات:

1-للأعلى: يتم عندها تقريب السعر الإفرادي إلى أقرب عشر ليرات للأعلى.

2-للأسفل: يتم عندها تقريب السعر الإفرادي إلى أقرب عشر ليرات للأسفل.

3-للأقرب: يتم عندها تقريب السعر الإفرادي إلى أقرب عشر ليرات إن كانت للأعلى أو للأسفل.

ويتم التقريب إما يدوياً وذلك من خلال الضغط على “تقريب صافي الفاتورة” في “زر عمليات” في الفاتورة كما هو موضح في الشكل التالي:

.

.

أو آلياً وذلك من خلال تفعيل خيار “تقريب صافي الفاتورة آلياً عند الحفظ” في أنواع الفواتير بحيث تقرب الفاتورة آلياً بنفس الرقم المسجل في حقل تقريب “صافي الفاتورة” بمجرد حفظها.

• تثبيت: وهنا لدينا ثلاثة خيارات نختار أحدها:

آلي: في هذه الحالة يتم تثبيت الفاتورة وتؤثر على الكمية بمجرد حفظ هذه الفاتورة.

يدوي: وهنا بعد حفظ الفاتورة نقوم من زر “عمليات” في الفاتورة بتثبيتها بشكل يدوي من خلال الضغط على “تثبيت” كما في الشكل التالي:

.

.

بلا: عند اختيار هذا الخيار فإن هذه الفاتورة لا تؤثر على الكميات، ولا تثبت بشكل آلي ولا يمكن تثبيتها يدوياً.

الفاتورة لها قيد محاسبي: #

للقيود المحاسبية التي تتولد عن الفاتورة الخيارات التالية:

الفاتورة لها قيد: #

“عند إلغاء تفعيل هذا الخيار، سيؤدي ذلك إلى عدم توليد أي قيد محاسبي عن الفاتورة. وإذا كنا نرغب في توليد قيد محاسبي عن الفاتورة، فيجب علينا تفعيل هذا الخيار.”

يولد آلياً عند الحفظ: عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد عن الفاتورة عند حفظ هذه الفاتورة.

يولد آلياً عند التثبيت: عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد عن الفاتورة عند تثبيت الفاتورة وذلك إذا كان التثبيت يدوي.

يرحل آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يتم ترحيل القيد المولد بشكل آلي عند توليده. أما إذا لم نفعل هذا الخيار فيجب أن نقوم بترحيل القيد المولد بشكل يدوي من زر “عمليات” في شريط أدوات صفحة “القيد” والذي تولد عن الفاتورة.

يحذف آلياً عند فك التثبيت: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يتم حذف القيد المولد عن الفاتورة عند إلغاء تثبيتها، أما إذا لم يتم تفعيل هذا الخيار فإن القيد المولد عن الفاتورة يبقى إذا ألغينا تثبيت الفاتورة.

توليد أقلام للمواد: #

عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد ناتج عن المواد الموجودة في صفحة المواد. أما عند عدم تفعيل هذا الخيار فإنه لا يتم توليد قيد للمواد.

ويوجد ضمن هذا الخيار خيارين إضافيين هما:

• تفصيل أقلام المواد: “عند تفعيل هذا الخيار، سيتم إنشاء قيد محاسبي لكل منتج في الفاتورة، ويمكن اختيار عناصر معينة لتظهر في بيان سند القيد الناتج عن الفاتورة، مثل نوع الفاتورة ورقمها، اسم العميل، بيان رأس الفاتورة، اسم المادة، ملاحظات بند الفاتورة، تاريخ الصلاحية، الطبخة، تاريخ الإنتاج، الطول، العرض، الارتفاع، المساحة، الحجم، القياس، اللون، الفئة، رمز المعمل.”
• تفصيل أقلام العميل: “عند تفعيل هذا الخيار، سيتم إنشاء قيد محاسبي لكل حركة تمت على العميل، 

توليد قيد الضريبة المضافة: #

عند تفعيل هذا الخيار، سيتم توليد قيد محاسبي خاص بضريبة القيمة المضافة. أما إذا لم يتم تفعيله، فلن يتم توليد أي قيود محاسبية لضريبة القيمة المضافة.

• عملة الحركة: عند اختيار هذا الخيار فإنه يتم توليد قيد ضريبة القيمة المضافة بحسب العملة الفاتورة.
• العملة الأساسية: عند اختيار هذا الخيار فإنه يتم توليد قيد ضريبة القيمة المضافة بحسب عملة قاعدة البيانات الأساسية.

توليد قيد للضرائب الأضافية: #

عند تفعيل هذا الخيار، سيتم توليد قيد محاسبي خاص للضرائب الإضافية (مثل الانفاق الاستهلاكي – إعادة الاعمار – إدارة محلية – الخ…..). أما إذا لم يتم تفعيله، فلن يتم توليد أي قيود محاسبية للضرائب الإضافية.

الحفاظ على الحساب المقابل: #

عند عدم تفعيل هذا الخيار يتم دمج الحسابات المكررة في القيد بحيث تتم عملية تقاص بين المبلغ المدين لهذا الحساب الوارد في القيد والمبلغ الدائن ويتم عرض النتيجة فقط دون تكرار. ولتوضيح ذلك نطرح المثال التالي: بفرض أننا أنشأنا فاتورة شراء نقدية بقيمة 18000 ل.س وأخذنا عليها حسم 500 ل.س عندها يكون القيد الناتج عن هذه الفاتورة عند تفعيل هذا الخيار كما في الشكل التالي:

.

.

نلاحظ في القيد السابق أن حساب الصندوق قد تكرر مرتين في هذا القيد. أما عند عدم تفعيل الخيار السابق فإن حساب الصندوق يرد في القيد مرة واحدة كما في الشكل التالي:

.

.

توليد قيد لعمولة المندوب: #

عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد لعمولة مندوب المبيعات إذا تم وضع مندوب مبيعات ضمن حقل مندوب المبيعات في الفاتورة ويتم توليد العمولة بحسب الخيارات  ونسبة العمولة الموضوعة لهذا المندوب.

تولـيد أقلام للمصاريف: #

عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد عن المصاريف الموجودة في صفحة المصاريف، أما إذا لم نفعل هذا الخيار فلا يتولد عن صفحة المصاريف أي قيد.

توليد أقلام للقيد المرفق: #

عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد عن المعلومات الموجودة في صفحة القيد المرفق، أما إذا لم نفعل هذا الخيار فلا يتولد عن صفحة القيد المرفق أي قيد.

• سعر الهدايا: هذا الخيار يتيح لك اختيار سعر الهدايا من جدول الأسعار المتاحة، سواء كانت الأسعار الخاصة ببطاقة المادة نفسها أو الأسعار الإحصائية للمواد. يمكنك اختيار السعر الذي يناسب احتياجاتك من بين الخيارات المتاحة.
• إعادة تسعير الهدايا عند إعادة التثبيت: يمكنك استخدام هذا الخيار لتفعيل إعادة تسعير الهدايا بشكلٍ تلقائي عند قيامك بعملية إعادة تثبيت الفواتير. بذلك، يتم تعديل أسعار الهدايا في الفاتورة وفق السعر المحدد في خيار “سعر الهدايا” تلقائياً، مما يوفر لك الوقت والجهد في تحديث الأسعار يدوياً.
• توليد قيد للهدايا: عند تفعيل هذا الخيار سيتم توليد قيد محاسبي تلقائياً لكل هدية تم إعطاؤها. وإذا تم تعطيل هذا الخيار، فلن يتم توليد أي قيود محاسبية للهدايا. (يعتبر هذا الخيار مفيداً لتسهيل عملية تتبع وتسجيل هدايا العملاء والشركاء التجاريين).
• حساب الهدايا: يمكنك من تحديد حساب محدد لتحميل قيمة الهدايا عليه، مما يتيح لك تتبع التكاليف بشكل دقيق وفقًا لأغراض المحاسبة والتقارير المالية.
• مقابل الهدايا: يمكنك من تحديد حساب محدد لتحميل قيمة مقابل الهدايا عليه، مما يتيح لك تتبع التكاليف بشكل دقيق وفقًا لأغراض المحاسبة والتقارير المالية.

تحريك مركز الكلفة: #

يحوي على 3 خيارات وهي كالتالي 

1. “بلا”: عدم تحريك مركز الكلفة حتى لو تم تحديده في الفاتورة.
2. “تحريك على حساب المواد”: تحريك مركز الكلفة المحدد في الفاتورة على حساب المواد في القيد الناتج عن الفاتورة.
3. “تحريك على حساب العميل”: تحريك مركز الكلفة المحدد في الفاتورة على حساب العميل في القيد الناتج عن الفاتورة.

الرقم الفرعي للقيد: #

وهنا لدينا عدة خيارات:

• بلا: هنا لا يتم توليد رقم فرعي بشكل تلقائي بل ندخله بشكل يدوي أو نتركه فارغاً.
• مستقل: هنا يتم توليد رقم فرعي للفاتورة وترقيمها بشكل مستقل عن باقي أنواع الفواتير.
• يتبع سلسلة: يتم من خلال هذا الخيار توليد رقم فرعي للفاتورة يتبع سلسلة محددة ويمكن أن نربط على هذه السلسلة أكثر من نوع فاتورة. للمزيد راجع تعريف فروع الشركة ومستودعاتها.

أعمدة: #

يتم من خلال شريط الأعمدة تفعيل الأعمدة التي نرغب بظهورها في الفاتورة والتحكم بترتيبها من خلال السهمين العلويين أزرقي اللون.

ملاحظة هامة: من ضمن الأعمدة الموجودة في شريط أعمدة يوجد عمود هو “المستودع” حيث أنه بتفعيل هذا الخيار يصبح المستودع عموداً في صفحة المواد في الفاتورة بحيث أنه يمكن أن يتم في الفاتورة ذاتها البيع من أكثر من مستودع أو الشراء لأكثر من مستودع ولكن بشرط هام جداً وهو أن تكون المستودعات الموجودة في الفاتورة تنتمي لفرع واحد، فلا يمكننا أن ننظم فاتورة تخص أكثر من فرع.

• إدخال دفعات بأكثر من عملة في الفاتورة (طرق الدفع): 

نختار الدفعات المراد التعامل بها ضمن هذه الفاتورة.

خيارات: #

يحتوي شريط الخيارات على الخيارات التالية التي تتعلق بالفاتورة:

• إظهار صفحة المصاريف: عند تفعيل هذا الخيار يتم إظهار صفحة بجانب صفحة المواد يتم من خلالها إدخال المصاريف التي لها علاقة مباشرة بالفاتورة.
• إظـهار صفحة القيد المرفق: عند تفعيل هذا الخيار يتم إظهار صفحة بجانب صفحة المواد والمصاريف يتم من خلالها إدخال قيد اختياري نرغب بإدخاله مرتبط بالفاتورة غير المصاريف السابقة.
• إظهار صفحة الأوراق التجارية: من خلال تفعيل هذا الخيار، سيتمكن المستخدمون من إظهار صفحة الأوراق التجارية التي تمكّنهم من دفع أو استلام قيمة الفاتورة عبر الأوراق التجارية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن توزيع قيمة الفاتورة المتبقية على أقساط محددة عند الضغط على زر “توزيع قيمة الفاتورة المتبقية”. سيظهر مربع حوار يسمح للمستخدمين بتوزيع قيمة الفاتورة على أقساط كما في حالة مبيعات التقسيط. وذلك كما توضح الأشكال التالية:

.

.

• اظهار صفحة الضرائب الإضافية: عند تفعيل هذا الخيار يتم إظهار صفحة بجانب صفحة المواد والمصاريف يتم من خلالها
• عرض أنواع الضرائب المدخلة على الفاتورة و قيمة كل نوع من أنواع الضرائب في حال وجودها.
• تؤثر على الكمية: عند تفعيل هذا الخيار فإن المواد الموجودة في صفحة المواد تؤثر على الكمية الموجودة في المستودع إما بالزيادة أو بالنقصان، أما إذا لم نفعل هذا الخيار وذلك مثلاً إذا كانت الفاتورة طلبية أو عرض سعر فإن المواد الموجودة في صفحة المواد لن يعود لها أي تأثير على المستودع.
• تؤثر على سعر الكلفة: عند تفعيل هذا الخيار تصبح قيمة المواد الداخلة أو الخارجة من خلال هذه الفاتورة تؤثر على كلفة الوحدة من المادة الموجودة في المستودع. وإن هذا الخيار يجب أن يفعل بشكل أساسي بالنسبة لفاتورة الشراء لأن المادة يمكن أن يختلف سعر شراؤها من مرة لأخرى وبالتالي تختلف كلفة الوحدات الموجودة في المستودع من عملية شراء لأخرى لذلك نفعل خيار “تؤثر على سعر الكلفة” في فاتورة الشراء فيتم عند كل عملية شراء تغيير كلفة الوحدة من المادة الموجودة في المستودع. وللتوضيح نطرح المثال التالي: بفرض أنه لدينا مادة هي قماش اشترينا منها 10 وحدات كل وحدة بــ 1000 ل.س فتكون الفاتورة وجرد المادة في المستودع كما يلي:

.

.

وبفرض أننا اشترينا 10 وحدات أخرى بسعر2000 ل.س مع تفعيل خيار “تؤثر على سعر الكلفة” في فاتورة الشراء تصبح كلفة الوحدة من المادة هي عبارة عن الكلفة الوسطية لعمليتي الشراء وهي {(10×1000) + (10×2000)} ÷ 20 وحدة= 1500

وتصبح قيمة البضاعة في المستودع = 20×1500=30,000 وهي إجمالي الفاتورتين.
وتقرير الجرد التالي يوضح ما سبق:

.

.

ملاحظة:

إن تفعيل الخيار السابق أو عدم تفعيله بالنسبة لفاتورة مردود الشراء يعود لرغبة الشركة. فإذا تم تفعيل هذا الخيار في إعدادات الفاتورة السابقة فإن السعر الذي ترد به يؤثر على كلفة البضاعة الموجودة في المستودع. مثلاً إذا اشترينا كمية من القماش بسعر مرتفع فإن هذا السعر المرتفع يؤدي إلى ارتفاع كلفة الوحدات الموجودة في المستودع وإذا رددنا هذه البضاعة للمورد وأردنا أن نعدل سعر كلفة الوحدات الموجودة في المستودع بحيث تعود للانخفاض نقوم في إعدادات فاتورة مردود شراء بتفعيل الخيار السابق.

• فرض كلفة المادة: عند تفعيل هذا الخيار فان البرنامج يقوم بفرض سعر كلفة للمواد واهمال الكلف القديمة سيتم شرح استخدام فاتورة فرض الكلفة بشكل أوسع لاحقأ.
• تؤثر على الأرباح: يتم تفعيل هذا الخيار بشكل رئيسي لفاتورتي المبيع ومردود المبيع حيث أن هاتين الفاتورتين لا تؤثران على سعر الكلفة حيث أننا لا نغير كلفة الوحدة الموجودة في المستودع إذا بعنا عدد من الوحدات هذا من جهة، ومن جهة أخرى في معظم الأحيان نسجل المبيعات أو مردودات المبيعات بسعر أكبر من سعر الكلفة لذلك يكون هناك فرق هو الربح. ويمكننا طلب تقارير عن هذا الربح مثل تقرير “أرباح الفواتير” الذي سيمر معنا لاحقاً وذلك بتفعيل خيار “تؤثر على الأرباح” في الفواتير التي تولد أرباح لكي تظهر في هذا التقرير.
• تؤثر على آخر سعر شراء: يتم تفعيل هذا الخيار بشكل رئيسي في فاتورة الشراء حيث أنه عندما نضع في حقل السعر ضمن القيم الافتراضية “آخر شراء للفرع” أو “آخر شراء للشركة” فلا بد من تفعيل خيار “تؤثر على آخر سعر شراء” في فاتورة الشراء وذلك لكي يتم إدراج آخر سعر شراء من آخر فاتورة اشترينا بها المادة.

ملاحظة:

يمكن أن نفعل الخيار السابق في فاتورة بضاعة أول المدة أيضاً لأن سعر المادة في هذه الفاتورة يمثل سعر الشراء في السنة الماضية فإذا لم تكن المادة قد تم شراؤها في هذا العام فيمكننا من خلال تفعيل الخيار السابق في فاتورة بضاعة أول المدة أن نحصل على سعر الشراء في فواتير هذا العام دون أن نكون قد اشترينا المادة هذا العام بل في العام السابق.

• تؤثر على سعر الزبون: يتم تفعيل هذا الخيار بشكل رئيسي في فاتورة البيع حيث أنه عندما نضع في حقل السعر ضمن القيم الافتراضية “آخر مبيع للزبون” فلا بد من تفعيل خيار “تؤثر على سعر الزبون” في فاتورة البيع وذلك لكي يتم إدراج آخر سعر مبيع للزبون من آخر فاتورة بعنا بها المادة لهذا الزبون.
• المصاريف تؤثر على الكلفة: عند تفعيل هذا الخيار في فاتورة الشراء مثلاً فإن المصاريف الموجودة في صفحة المصاريف والتي تحدثنا عنها سابقاً تؤثر على كلفة الوحدة الداخلة إلى المستودع بحيث أنه يتم توزيع هذه المصاريف على الوحدات الواردة في صفحة المواد بشكل افتراضي بحسب قيمة كل وحدة.

مثال: بفرض أنه لدينا فاتورتي شراء قماش كالتالي: 10م ×1000ل.س = 10,000

و 10م×2000 ل.س=20,000 ومصاريف على الفاتورة السابقة 500 ل.س. عندها ومع تفعيل الخيار السابق ستتوزع المصاريف المدفوعة على الفاتورة على الوحدات الموجودة في الفاتورة وبالتالي ستتوزع على الوحدات الموجودة في المستودع كما يلي: كلفة متر القماش الجديدة =}( 10×1000)+(10×2000)+500 { ÷20= 175 ل.س/ متر

والنتيجة السابقة تظهر في تقرير الجرد التالي:

.

.

ملاحظة هامة:

عند وجود أكثر من مادة في الفاتورة ووجود مصاريف تؤثر على الكلفة في هذه الفاتورة فإن المصاريف يتم توزيعها بشكل افتراضي بحسب قيمة كل مادة، ولكن يوجد خيارات أخرى لتوزيع هذه المصاريف حيث أنه يمكننا توزيع هذه المصاريف بحسب حقل الكمية أو حقل الطول أو العرض …الخ. ويمكننا اختيار طريقة التوزيع من حقل معامل التوزيع كما في الشكل التالي:

.

.

• المصاريف تؤثر على الربح: عند تفعيل هذا الخيار يتم خصم المصاريف من الربح الإجمالي عند حساب الربح الصافي في
• تقرير “أرباح الفواتير”.
• تزيد الكمية تحت الطلب: عند تفعيل هذا الخيار في إعدادات فاتورة ما فإن كمية المادة الواردة في صفحة المواد في هذه الفاتورة تزيد الكمية تحت الطلب والتي تظهر في بطاقة المادة في صفحة إحصاء.

مثال: لنفرض أنه لدينا فاتورة طلبية وفعلنا في إعداداتها أنها تزيد الكمية تحت الطلب عندها إذا كتبنا فاتورة طلبية لمادة الرخام مثلاً بــ 10 وحدات وعدنا إلى بطاقة مادة الرخام وإلى صفحة “إحصاء” ستكون هذه الصفحة قد تغيرت كما في الشكل التالي:

.

.

• تنقص الكمية تحت الطلب: عند تفعيل هذا الخيار في إعدادات فاتورة ما فإن كمية المادة الواردة في صفحة المواد في هذه الفاتورة تنقص الكمية تحت الطلب والتي تظهر في بطاقة المادة في صفحة إحصاء.
• تزيد الكمية المحجوزة: عند تفعيل هذا الخيار في إعدادات فاتورة ما فإن كمية المادة الواردة في صفحة المواد في هذه الفاتورة تزيد الكمية المحجوزة والتي تظهر في بطاقة المادة في صفحة إحصاء.
• تنقص الكمية المحجوزة: عند تفعيل هذا الخيار في إعدادات فاتورة ما فإن كمية المادة الواردة في صفحة المواد في هذه الفاتورة تنقص الكمية المحجوزة والتي تظهر في بطاقة المادة في صفحة إحصاء.
• جرد مستمر: عند إتباعنا لطريقة الجرد المستمر نقوم بتفعيل هذا الخيار بشكل أساسي في فاتورتي المبيع ومردود المبيع. حيث أنه عند تفعيل هذا الخيار من جهة وإدخال حسابي التكلفة والمخزون ضمن الحسابات الافتراضية من جهة أخرى عند ذلك تولد فاتورتي المبيع ومردود المبيع قيدين: قيد بسعر الكلفة والآخر بسعر البيع كما توضح القيود التالية:

مدين	دائن	الحساب
قيود المبيع
بسعر البيع
×××		الصندوق أو الزبون
	×××	المبيعات
بسعر الكلفة
×××		تكلفة البضاعة المباعة
	×××	المخزون (البضاعة)
قيود مردود المبيع
بسعر مردود البيع
×××		مردودات المبيعات
	×××	الصندوق أو الزبون
بسعر الكلفة
×××		المخزون (البضاعة)
	×××	تكلفة البضاعة المباعة

ويتم تغيير إعدادات الفاتورة كما يوضح الشكل التالي:

.

راجع فقرة انواع الفواتير

• حساب قيمة ضر.مضافة (VAT): نقوم بتفعيل هذا الخيار عندما نرغب بأن يتم حساب الضريبة على القيمة ال مضافة TVA في الفاتورة لمعرفة المزيد عن كيفية استخدام ضريبة القيمة المضافة مراجعة فقرة “استخدام ضريبة القيمة المضافة”.
• حساب قيمة ضر.مضافة (TTC): نقوم بتفعيل هذا الخيار عندما نرغب بأن يتم حساب الضريبة على القيمة ال مضافة TTC في الفاتورة لمعرفة المزيد عن كيفية استخدام ضريبة القيمة المضافة مراجعة فقرة “استخدام ضريبة القيمة المضافة”.
• ضر.مضافة:إهمال حسم وإضافة الفاتورة: عند تفعيل هذا الخيار فإن الفاتورة سوف تقوم بإهمال تأثير قيمة الحسم والإضافة على الضريبة في حال وجودهما.
• إدراج الهدايا: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يدرج في الفاتورة هدية وفق المعرف في بطاقة المادة، مثلاً (لكل”2″ هدية “1”) كما في الشكل التالي:

.

.

* نفعل في شريط “أعمدة” حقل “الهدية” كما في الشكل التالي:

.

.

بعد ذلك ننتقل إلى الفاتورة وعند إدراج المادة  في فاتورة المبيع يتم إدراج الهدية “1” لكل “2” كما في الشكل التالي:

.

.

• إدراج “الفئة” للمادة آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يدرج في الفاتورة “الفئة” المسجلة في “بطاقة المادة”.

كما في الشكل التالي:

.

.

* نفعل في شريط “أعمدة” حقل “الفئة” كما في الشكل التالي:

.

.

بعد ذلك ننتقل إلى الفاتورة وعند إدراج المادة في فاتورة المبيع يتم إدراج “الفئة” كما في الشكل التالي:

.

.

• إدراج “رمز المعمل” للمادة آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يدرج في الفاتورة “رمز المعمل” المسجل في “بطاقة المادة”.

* نفعل في شريط “أعمدة” حقل “رمز المعمل”.

كما في مثال “إدراج “الفئة” للمادة آلياً” السابق.

• إدراج “الحجم” للمادة آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يدرج في الفاتورة “الحجم” المسجل في “بطاقة المادة”.

* نفعل في شريط “أعمدة” حقل “الحجم”.

كما في مثال “إدراج “الفئة” للمادة آلياً” السابق.

• إدراج “المساحة” للمادة آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يدرج في الفاتورة “المساحة” المسجل في “بطاقة المادة”.

* نفعل في شريط “أعمدة” حقل ” المساحة”.

كما في مثال “إدراج “الفئة” للمادة آلياً” السابق.

التفاعل مع أنظمة الطلبيات: عندما أقوم بتفعيل هذا الخيار وأقوم بإدخال فاتورة فإنه عند ادخال قيمة في حقل العميل تظهر نافذة تسمح لنا بإدراج الفاتورة التي تم استخدامها مع نظام الطلبيات (لكي تستفيد من هذا الخيار يشترط ان يكون ملحق الطلبيات مفعل لديكم)

• منع تغيير الترقيم التلقائي: عند تفعيل هذا الخيار لا يمكننا تغيير الترقيم التلقائي الذي يتم توليده في حقل رقم في رأس الفاتورة، ويظهر حقل رقم كحقل للقراءة فقط ولا يمكننا الكتابة فيه.
• منع تغيير التاريخ الافتراضي: عند تفعيل هذا الخيار لا يمكننا تغيير التاريخ التلقائي الذي يتم توليده في حقل تاريخ في رأس الفاتورة، ويظهر حقل التاريخ كحقل للقراءة فقط ولا يمكننا الكتابة فيه.
• مـنع تغيير العميل الافتراضي: عندها لا يمكننا تغيير العميل الافتراضي في الفاتورة.
• منع تغيير العميل: عندها لا يمكن تغيير العميل الافتراضي في الفاتورة لكن إذا كان حساب العميل فارغ (لا يوجد حساب عميل افتراضي) فإنه يمكنني وضع حساب عميل لأول مرة.
• سماح بتغيير العميل عند تطابق نسب الحسم والإضافة: هذا الخيار مرتبط بالخيار الذي يسبقه حيث انه يمكنني تغيير العميل إلى أي عميل اخر لكن بشرط ان يمتلك العميل المراد التغيير إليه نفس نسبة الحسم والإضافة للعميل السابق.
• منع تغيير طريقة الدفع الافتراضية: عندها لا يمكننا تغيير طريقة الدفع الافتراضية.
• منع تغيير مركز الكلفة الدائن الافتراضي: عندها لا يمكننا تغيير م.ك.د الافتراضي.
• منـع تغيير مركز الكلفة المدين الافتراضي: عندها لا يمكننا تغيير م.ك.م الافتراضي.
• منع تغيير الفرع الافتراضي: عندها لا يمكننا تغيير الفرع الافتراضي
• منـع تغيير المستودع الافتراضي: عندها لا يمكننا تغيير المستودع الافتراضي.
• منع تغيير حساب النقدي الافتراضي: عندها لا يمكننا تغيير حساب النقدي الافتراضي.
• منـع تغيير حساب المواد الافتراضي: عندها لا يمكننا تغيير حساب المواد الافتراضي.
• منع تغيير مندوب المبيعات الافتراضي: عندها لا يمكننا تغيير مندوب المبيعات في الفاتورة.
• وضع كمية افتراضية تساوي الواحد: عند تفعيل هذا الخيار يتم إدراج كمية تساوي الواحد بشكل افتراضي عند إدراج المادة في الفاتورة.
• توليد الارقام التسلسلية آلياً: عند تفعيل هذا الخيار في الفاتورة يتم توليد أرقام تسلسلية بشكل آلي للمواد الواردة في هذه الفاتورة. فمثلاً عند تفعيل هذا الخيار في فاتورة الشراء وفعلنا خيار الأرقام التسلسلية في بطاقة المادة عندها عند ادراج المادة في فاتورة الشراء وإدراج كمية تساوي العشرة في الفاتورة يتم توليد أرقام تسلسلية للمادة بشكل تلقائي في فاتورة الشراء.
• التفاعل مع شاشة الزبون: في بعض محلات البيع يتم استخدام جهاز ملحق هو عبارة عن شاشة الزبون يظهر على هذه الشاشة معلومات عن فاتورة الزبون من حيث الكميات والأسعار…..الخ. ومن خلال تفعيل الخيار السابق في إعدادات الفاتورة يتم عرض معلومات الفاتورة على هذه الشاشة.

ملاحظة:

لاستخدام شاشة الزبون إضافة لتفعيل الخيار السابق يجب أن نعرف نوع شاشة الزبون المستخدم في محلنا من خلال الانتقال إلى قائمة “أدوات” والضغط على “إعدادات” ومن ثم اختيار نوع الشاشة المستخدم في محلنا من صفحة “الطرفيات” كما يبين الشكل التالي:

.

.

• فتح الدرج آلياً عند الحفظ: عند تفعيل هذا الخيار يتم فتح الدرج بشكل آلي عند حفظ الفاتورة بشرط أن يكون هذا الدرج معرف على الحاسب ومربوط مع حقل الدرج الموجود في نافذة “الإعدادات” في صفحة “الطرفيات” كما يبين الشكل السابق.
• إعادة التسعير عند إعادة تثبيت الفواتير: نفعل هذا الخيار في حال رغبنا بإجراء تعديلات على الأسعار السابقة الموجودة في فواتيرنا. ولتوضيح آلية عمل هذا الخيار نطرح المثال التالي:

بفرض أنه لدينا مادة القماش ونريد تسعير فاتورة المبيع بـسعر يزيد 10% عن سعر الكلفة عند ذلك نذهب إلى بطاقة مادة القماش إلى صفحة “أسعار” ونقوم بوضع سعر المستهلك 110% من الكلفة كما يبين الشكل التالي:

.

.

عند ذلك وبفرض أننا اشترينا 10 أمتار من مادة القماش بسعر 200 ل.س للمتر الواحد وليس هناك أي متر قبل عملية الشراء هذه تكون كلفة متر القماش هي 200 ل.س للمتر. وبفرض أننا بعنا 5 م من القماش فسيتم تسعير مادة القماش للزبون بـ 220 ل.س للمتر وذلك إذا وضعنا السعر الافتراضي في فاتورة المبيع هو سعر المستهلك.

وبفرض أنه فيما بعد تبين أن سعر الشراء من المورد هو 300 وليس 200 ل.س عند ذلك إذا بقي سعر البيع في فاتورة المبيع 220 نكون قد خسرنا 80 ل.س بالمتر الواحد, لذلك يمكننا أن نفعل خيار” إعادة تسعير مواد الفاتورة” في فاتورة المبيع ليتم تحديث وتغيير السعر الذي بعنا به البضاعة للزبون من 220 إلى330 ل.س ليصبح متناسباً مع سعر الكلفة الجديد والذي يبلغ 300 ل.س. وتتم عملية إعادة تسعير المواد الموجودة في فاتورة البيع بتفعيل هذا الخيار من جهة, ومن جهة أخرى وبعد تفعيل الخيار السابق وتعديل سعر الشراء يجب أن نقوم بإعادة تثبيت للفواتير من قائمة “المواد” ومن ثم نضغط “عمليات الفواتير” فتظهر النافذة التالية:

.

.

نضغط في هذه النافذة على إعادة تثبيت الفواتير فتظهر النافذة التالية:

نضغط “موافق” فتتم عملية إعادة تثبيت الفواتير وإعادة تسعير الخمس أمتار قماش المباعة ويصبح سعر المتر الواحد 330 ل.س بدل 220 ل.س.

ملاحظة هامة جداً:

إن الخيار السابق يعد من أكثر الخيارات الموجودة في إعدادات الفاتورة تطلباً للحذر قبل تفعيله، حيث أن تفعيل هذا الخيار يؤدي إلى تحديث الأسعار السابقة الموجودة في الفواتير التي فعّل في إعداداتها هذا الخيار ولا يمكن استعادة الأسعار القديمة إلا من خلال العودة إلى نسخة احتياطية قديمة، لذلك يجب أن يتم التعامل مع هذا الخيار بحذر شديد لكيلا نفقد معلومات هامة من قاعدة بياناتنا.

• منع تغيير عمود الكمية: عند تفعيل هذا الخيار يظهر عمود الكمية في الفاتورة كحقل للقراءة فقط ولا يمكننا تعديله.
• منع تغيير عمود السعر الإفرادي: نفس ما سبق.
• منـع تغيير عمود الوحدة.
• منع تغيير عمود الهدية.
• منع تغيير عمود نسبة الحسم، منع تغيير عمود قيمة الحسم.
• منـع تغيير عمود نسبة الإضافة.
• منع تغيير عمود قيمة الإضافة.
• منع تغيير عمود الكمية الحرة.
• منـع تغيير عمود نسبة الضريبة المضافة.
• منع تغيير عمود قيمة الضريبة المضافة.
• منـع تغيير عمود الإجمالي.
• منع تغيير عمود النهائي.
• منـع تغيير عمود الطبخة.
• منع تغيير عمود تاريخ الإنتاج.
• منع تغيير عمود تاريخ الصلاحية.
• منـع تغيير عمود الطول.
• منع تغيير عمود العرض.
• منع تغيير عمود الارتفاع.
• منـع تغيير عمود الحجم.
• منع تغيير عمود المساحة.
• منع تغيير عمود الفئة.
• منـع تغيير عمود اللون.
• منع تغيير عمود القياس.
• منـع تغيير عمود رمز المعمل.
• منع تغيير عامود المستودع.

خيارات إضافية: #

• في حال عدم تحديد السعر: وهنا يوجد ثلاثة خيارات:

سماح: أي لا تظهر أي رسالة عند عدم تحديد سعر إفرادي للفاتورة.

تنبيه: هنا يتم تنبيه المستخدم إلى المواد التي لم يتم تحديد سعر لها في الفاتورة وللمستخدم الخيار هنا إما المتابعة أو العودة للفاتورة لتحديد السعر.

منع: هنا يتم منع المستخدم من إتمام الفاتورة في حال عدم تحديد السعر وللمستخدم خيار واحد وهو العودة وتحديد السعر وإلا لن يتم حفظ الفاتورة.

في حال تكرار المادة أكثر من مرة: #

وهنا يوجد ثلاثة خيارات:

سماح: أي لا تظهر أي رسالة عند تكرار المادة في الفاتورة.

تنبيه: هنا يتم تنبيه المستخدم إلى المواد المكررة في الفاتورة وللمستخدم الخيار هنا إما المتابعة أو العودة للفاتورة لإلغاء هذا التكرار إذا كان غير صحيح.

منع: هنا يتم تنبيه المستخدم إلى المواد التي تكررت في الفاتورة وللمستخدم خيار واحد وهو العودة إلى الفاتورة وإلغاء هذا التكرار.

• دمج المواد المتكررة: عند تفعيل هذا الخيار يتم دمج أسطر المادة التي تكررت في الفاتورة لأكثر من مرة ويتم وضعها في سطر واحد مع دمج كميتها. ونستخدم هذا الخيار بشكل رئيسي عند استخدام الباركود في عملية البيع حيث أنه عند بيع عدة قطع من المادة بواسطة قارئ الباركود تتكرر المادة أكثر من مرة في الفاتورة لذلك من الأفضل تفعيل هذا الخيار لكي يتم دمج بنود المادة المتكررة.
• فرز بنود الفاتورة عند حفظها: وهنا يوجد ثلاثة طرق:

الحفاظ على الترتيب الأساسي: أي ترتيب إدخال المواد في الفاتورة.

ترتيب بحسب رمز المادة، ترتيب بحسب اسم المادة.

• في حال إرجاع كمية أكثر من المباع: يتم من خلال هذا الخيار المقارنة بين الكمية المعادة من المادة في الفاتورة التي نحن عليها الآن والكمية المباعة للزبون من المادة ذاتها في الفواتير السابقة. وهنا يوجد ثلاثة خيارات:

سماح: أي لا تظهر أي رسالة عند إرجاع كمية أكثر من المباع.

تنبيه: هنا يتم تنبيه المستخدم إلى أن هناك مواد كمية الإرجاع فيها أكبر من الكمية المباعة للزبون وللمستخدم الخيار هنا إما المتابعة أو العودة للفاتورة لتصحيح الوضع.

منع: هنا يتم تنبيه المستخدم إلى أن هناك مواد كمية الإرجاع فيها أكبر من المعاد وللمستخدم خيار واحد وهو العودة إلى الفاتورة وتصحيح الوضع.

• في حال عدم تحديد المندوب: وهنا يوجد ثلاثة خيارات:

سماح: أي لا تظهر أي رسالة عند عدم تحديد مندوب للفاتورة.

تنبيه: هنا يتم تنبيه المستخدم في حال عدم تحديد المندوب وللمستخدم الخيار هنا إما المتابعة أو العودة للفاتورة لتحديد المندوب.

منع: هنا يتم منع المستخدم من إتمام الفاتورة في حال عدم تحديد مندوب في الفاتورة وللمستخدم خيار واحد وهو العودة وتحديد المندوب وإلا لن يتم حفظ الفاتورة.

• الرقم الفرعي: في حال عدم التحديد: وهنا يوجد ثلاثة خيارات:

سماح: أي لا تظهر أي رسالة عند عدم تحديد الرقم الفرعي.

تنبيه: هنا يتم تنبيه المستخدم إلى أن هناك رقم فرعي لم يتم تحديده وللمستخدم الخيار هنا إما المتابعة أو العودة للفاتورة لتصحيح الوضع.

منع: هنا يتم تنبيه المستخدم إلى أن هناك رقم فرعي لم يتم تحديده وللمستخدم خيار واحد وهو العودة إلى الفاتورة وتصحيح الوضع.

• تكرار الرقم الفرعي: ويظهر لنا نفس الخيارات في حال عدم التحديد.
• تدقيق تاريخ الصلاحية:

عدد الأيام للتنبيه: هو الفترة التي يجب أن تبقى على انتهاء صلاحية المنتج قبل أن يتم إصدار تنبيه للمستخدم. وبمجرد أن تقل الفترة المتبقية لانتهاء الصلاحية عن عدد الأيام المحدد، سيتلقى المستخدم تنبيهاً يخبره بذلك. سيتمكن المستخدم من الاختيار بين متابعة الصلاحية أو العودة لتعديل البيانات بناءً على التنبيه الذي تلقاه.

عدد أيام للمنع: عدد الأيام للمنع هي الفترة التي يجب أن تبقى على انتهاء صلاحية المنتج قبل أن يتم إصدار رسالة منع للمستخدم. وبمجرد أن تقل الفترة المتبقية لانتهاء الصلاحية عن عدد الأيام المحدد، سوف لن يتمكن المستخدم من القيام بحفظ الفاتورة.  على سبيل المثال اذا كان عدد أيام المنع 10 أيام فعند ادخال تاريخ الصلاحية في فاتورة الشراء بقي له أقل من عشرة أيام فإن البرنامج يعطي المستخدم بشكل تلقائي رسالة تمنعه من الاستمرار بحفظ الفاتورة وهنا لا بد من العودة إلى تاريخ الصلاحية وتعديله.

• إدراج حسم:

عند إضافة مواد، قد نحتاج لتحديد حسم محدد لبعض المواد في “بطاقة المادة”. وبالمثل، عند تعريف حسابات عملاء أو موردين قد نحتاج لتحديد حسم محدد في “بطاقة العميل” لبعض العملاء.

مثال: تسجيل حسم لـ (محرك سيارة) بنسبة 5%

.

تسجيل حسم للعميل سمير بنسبة 3%

.

وبالتالي عند تسجيل فاتورة (مثلا فاتورة مبيع) محرك سيارة للعميل سمير فمن المفروض

أن أحدد في نوع الفاتورة ضمن “خيارات إضافية” طريقة احتساب الحسم للفاتورة من “إدراج الحسم”, وهنا لدي خمس احتمالات:

بلا: أي لا تطبق أي حسم على الفاتورة، وبذلك تتجاهل الفاتورة الحسم المسجل في “بطاقة المادة” وفي “بطاقة العميل”.

للتوضيح: بعنا محرك سيارة للعميل سمير بسعر (10,000 ل.س) فإنه سيثبت بنفس سعره في فاتورة المبيع ويتجاهل نسبة الحسم 5% المسجلة في “بطاقة المادة” محرك سيارة ونسبة الحسم 3% المسجلة في “بطاقة العميل” سمير.

حسم العميل: أي تجاهل حسم المادة وتطبيق حسم العميل على الفاتورة.

للتوضيح: قمت ببيع محرك سيارة للعميل سمير بسعر (10,000 ل.س) فإنه سيتم تطبيق نسبة حسم العميل والتي سجلناها 3% في “بطاقة العميل” سمير وسيتجاهل نسبة الحسم التي سجلناها في “بطاقة المادة” محرك سيارة.

حسم المادة: أي تجاهل حسم العميل وتطبيق حسم المادة على الفاتورة.

للتوضيح: قمت ببيع محرك سيارة للعميل سمير بسعر (10,000 ل.س) فإنه سيتم تطبيق نسبة حسم المادة والتي سجلناها 5% في “بطاقة المادة” محرك سيارة وسيتجاهل نسبة الحسم التي سجلناها في “بطاقة العميل” سمير.

حسم العميل والمادة: أي تطبيق حسمي العميل والمادة معاً على الفاتورة.

للتوضيح: قمت ببيع محرك سيارة للعميل سمير بسعر (10,000 ل.س) فإنه سيتم تطبيق نسبتي حسم العميل والتي سجلناها 3% في “بطاقة العميل” سمير ونسبة حسم المادة التي سجلناها 5% في “بطاقة المادة” محرك سيارة معاُ.

حسم المادة في حال عدم وجود حسم العميل: أي تطبيق حسم العميل أولا على الفاتورة وتجاهل حسم المادة الذي سجلناه في “بطاقة المادة” في حال وجود حسم للعميل مسجل في “بطاقة العميل”، وإلا تطبيق حسم المادة الذي سجلناه في “بطاقة المادة” على الفاتورة في حال لم يكن هناك حسم للعميل.

للتوضيح: بعنا محرك سيارة للعميل سمير بسعر (10,000 ل.س) ولدي حسم مسجل في “بطاقة العميل” سمير وحسم مسجل في “بطاقة المادة” محرك سيارة فإن الحسم الذي سيطبق على الفاتورة هو حسم العميل لأن له الأولوية في التطبيق، لنفرض أننا لم نسجل حسم لسمير في “بطاقة العميل” وقمت ببيعه محرك سيارة بسعر (10,000 ل.س) فإنه سيتم تطبيق نسبة حسم المادة والتي سجلناها 3% في “بطاقة المادة” محرك سيارة.

حسم العميل في حال عدم وجود حسم المادة: أي تطبيق حسم المادة أولاً على الفاتورة وتجاهل حسم العميل الذي سجلناه في “بطاقة العميل” في حال وجود حسم للمادة مسجل في “بطاقة المادة”، وإلا تطبيق حسم العميل الذي سجلناه في “بطاقة العميل” على الفاتورة في حال لم يكن هناك حسم للمادة.

للتوضيح: بعنا محرك سيارة للعميل سمير بسعر (10,000 ل.س) ولدي حسم مسجل في “بطاقة المادة” محرك سيارة وحسم مسجل في “بطاقة العميل” سمير فإن الحسم الذي سيطبق على الفاتورة هو حسم المادة لأن لها الأولوية في التطبيق، لنفرض أننا لم نسجل حسم للمادة في “بطاقة المادة” وقمت ببيعه محرك سيارة بسعر (10,000 ل.س) فإنه سيتم تطبيق نسبة حسم العميل والتي سجلناها 5% في “بطاقة العميل” سمير.

نسبة الحسم الأصغر بين نسبة حسم العميل ونسبة حسم المادة: حيث يتحقق البرنامج من نسبة حسم العميل ونسبة حسم المادة ويختار النسبة الأصغر بينهما.

نسبة الحسم الأكبر بين نسبة حسم العميل ونسبة حسم المادة: حيث يتحقق البرنامج من نسبة حسم العميل ونسبة حسم المادة ويختار النسبة الأكبر بينهما.

كما هو موضح في الشكل التالي:

.

.

نظام الضرائب الإضافية: نقوم بتحديد نظام الضرائب المراد استخدامه في هذه الفاتورة ليتم حساب نسبة الضرائب بشكل آلي في هذه الفاتورة (سيتم شرح نظام الضرائب بشكل مفصل).

تدرج في السجل الضريبي: نقوم بتفعيل هذا الخيار في حال كنا نستخدم احد أنظمة الضرائب المعتمدة حيث انه عند تفعيل هذا الخيار يصبح من غير الممكن القيام بالتعديل أو الحذف على الفاتورة لذلك يجب اخذ الحذر قبل استخدام هذه الخيارات (سيتم ادراج شرح مفصل لنظام الضرائب في فقرة خاصة).

ادراج الي عند الحفظ: عند تفعيل هذا الخيار يتم ادراج الفاتورة بشكل آلي في السجل الضريبي عند القيام بحفظ الفاتورة.

السؤال قبل الادارج الألي: عند تفعيل هذا الخيار ستظهر رسالة للسؤال قبل الإدراج في السجل الضريبي، وبإمكاننا من خلال هذه النافذة إما إدراج الفاتورة مباشرة في السجل الضريبي أو الانتظار قبل الإدراج.

إظهار نافذة الحوار عند الإدراج: عند تفعيل هذا الخيار ستظهر نافذة تحتوي على معلومات التسجيل الضريبي قبل الادراج في السجل الضريبي.

منع الطباعة قبل الإدراج: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يصبح من غير الممكن القيام بطباعة فاتورة قبل القيام بعملية ادارج الفاتورة في السجل الضريبي.

خيارات الطباعة: #

• طباعة آلية عند حفظ فاتورة جديدة: عند تفعيل هذا الخيار يتم طباعة الفاتورة بشكل آلي دون الحاجة للعودة إلى زر عمليات والضغط على أمر طباعة أو طباعة مخصصة.

ملاحظة هامة 1:

عند تفعيل الخيار السابق يتم طباعة الفاتورة بشكل آلي وذلك اعتماداً على إحدى طريقتي الطباعة المخصصة أو العادية (طباعة، طباعة مخصصة) وإن استخدام إحدى الطريقتين في الطباعة تعتمد على طريقة الطباعة التي خزنها البرنامج من آخر عملية طباعة يدوية تمت على الفاتورة. مثال: إذا سجلنا فاتورة مبيع ثم طبعناها طباعة مخصصة ثم انتقلنا إلى خيارات فاتورة مبيع وفعلنا الطباعة الآلية ثم سجلنا فاتورة مبيع ثانية فعندها عند الضغط على زر حفظ يتم بشكل آلي إجراء عملية طباعة مخصصة للفاتورة.

ملاحظة هامة 2:

نفس ما ذكر سابقاً بالنسبة لخيار الطباعة الآلية وكيفية اختياره للطباعة العادية أو الطباعة المخصصة ينطبق على الضغط على اختصار Ctrl + P.

• سؤال قبل الطباعة الآلية: بعد حفظ الفاتورة تظهر رسالة هل تريد طباعة الفاتورة وخيارين “نعم او “لا”.
• إظهار مربع حوار اختيار الطابعة: عند تفعيل هذا الخيار مع الخيار السابق يتم طباعة الفاتورة بشكل آلي ولكن يظهر مربع حوار اختيار الطابعة حيث أنه يمكننا من خلال هذا المربع اختيار الطابعة التي نريد طباعة الفاتورة عليها.

ملاحظة هامة:

لا يقتصر عمل مربع حوار اختيار الطابعة على عملية اختيار الطابعة بل يمكننا استخدامه أيضاً لشيء هام جداً وهو إلغاء عملية الطباعة في حال عدم رغبتنا بطباعة كل الفواتير بشكل إلي.

• عدد نسخ الطباعة: نحدد من خلال هذا الحقل عدد النسخ التي نريد طباعتها.

والشكل التالي يوضح شريط خيارات الطباعة:

.

.

خصائص إضافية: #

وتشبه الخصائص الإضافية للفاتورة الخصائص الإضافية التي سبق شرحها في بطاقة المادة وتختلف عنها فقط في أن الخصائص الإضافية للفاتورة خاصة بسجل الفاتورة كاملاً بما يحتويه من مواد بينما الخصائص الإضافية للمادة يقتصر عملها على بطاقة المادة فقط. وتستخدم الخصائص الإضافة للمادة والخصائص الإضافية للفاتورة في معظم الأحيان كحقول اختيارية هامة للطباعة، فمثلاً في حال رغبة مستخدم البرنامج بطباعة حقول إضافية على الفاتورة تتعلق بوقت تسليم البضاعة ومكان التسليم والشخص المسلم والشخص المستلم عندها لا بد من وجود حقول اضافية لإدخال هذه المعلومات ومن ثم طباعتها وهذه الحقول بالإمكان إدخالها بمرونة وسهولة في صفحة الخصائص الإضافية للفاتورة مع إمكانية إعطاء بعض الحقول قيم افتراضية يمكننا إدراجها بشكل تلقائي في الفاتورة.

ملاحظة هامة جداً على نافذة أنواع الفواتير:

إن نافذة أنواع الفواتير نافذة هامة جداً وتحتوي على إعدادات لها الدور الأكبر في التحكم بطريقة ترحيل الفاتورة وطريقة توليدها للقيد المحاسبي وطريقة تأثيرها على المستودع. لذلك من الأفضل أن لا يغير المستخدم أي خيار في الخيارات الافتراضية الموضوعة للفاتورة إلا إذا كان يعرف بشكل دقيق تأثير تغيير هذا الخيار وتبعات هذا التغيير.

وفيما يلي جدول بالخيارات الرئيسية لكل نوع من أنواع الفواتير المتعارف عليها والموجودة بشكل افتراضي في البرنامج في حال إنشاء قاعدة البيانات وفق النوع “SimpleAccTree” حيث يمكن للمستخدم العودة لهذا الجدول في حال كان هناك أي مشكلة في أنواع الفواتير أو بآلية توليد القيود أو الترحيل للمستودعات في البرنامج ومقارنتها مع الإعدادات الموضوعة على قاعدة بياناته وتصحيح إعدادات الفواتير على قاعدة بياناته بما يتناسب مع الإعدادات الموجودة في هذا الجدول:

.

تابع قناتنا على اليوتيوب