تعد الصلاحيات من ركائز العمل على أي برنامج محاسبي وخصوصاً عندما يكون هناك أكثر من مستخدم للبرنامج، عندها من الضروري أن ننشئ لكل مستخدم حساب وكلمة مرور خاصة به وصلاحيات محددة بحيث:
- لا يستطيع المستخدم القيام بعمليات على قاعدة البيانات ليست ضمن صلاحياته.
- لايـستطيع المستخدم أن يدخل على العمليات التي قام بها مستخدم آخر ويعبث بها.
- لا يرى المستخدم بعض العمليات التي تعتبر سرية ولا يمكنه الاطلاع عليها.
ويمكننا تعريف المستخدمين وصياغة الصلاحيات كما هو واضح في الفقرات التالية:
1-إدارة المستخدمين: #
نقوم من خلال “إدارة المستخدمين” بتعريف المستخدمين المفترضين لقاعدة بيانات الشركة. ويتم ذلك من خلال الانتقال إلى قائمة “صلاحيات” ومن ثم الضغط على “إدارة المستخدمين” فتظهر النافذة التالية:
.
يمكننا من خلال هذه النافذة إضافة مستخدمين جدد من خلال الضغط على زر “إضافة” فتفتح النافذة التالية التي يمكننا من خلالها تعريف مستخدم جديد وتحوي ما يلي:
اسم المستخدم: #
نحدد في هذا الحقل اسم المستخدم مثل طارق.
.
كلمة المرور: #
نحدد كلمة مرور هذا المستخدم من خلال الضغط على “تحديد كلمة المرور” فيتم فتح النافذة التالية التي نحدد من خلالها كلمة المرور القديمة إن وجدت ومن ثم نحدد كلمة المرور الجديدة ونؤكد هذه الكلمة ومن ثم نضغط موافق.
.
الحد الأقصى لتسجيل الدخول: #
نحدد في هذا الحقل عدد مرات تسجيل الدخول التي يمكن أن تتم باستخدام اسم المستخدم هذا وفي نفس الوقت.
فترة صلاحية كلمة المرور: #
وهي الفترة التي يمكن خلالها استخدام كلمة المرور دون تغييرها.
مجموعة المستخدمين: #
نحدد في هذا الحقل المجموعة التي ينتمي إليها هذا المستخدم وذلك في حال تصنيفنا للمستخدمين ضمن مجموعات.
تمكين هذا الحساب: #
عند إلغاء هذا الخيار لا يمكن للمستخدم أن يسجل دخول على قاعدة البيانات.
يظهر في شاشة تسجيل الدخول: #
عند إلغاء تفعيل هذا الخيار لا يظهر اسم المستخدم في النافذة التي يظهر فيها أسماء المستخدمين عند تسجيل الدخول لقاعدة البيانات.
2-مجموعات المستخدمين: #
نستخدم هذه النافذة في حال تصنيف المستخدمين ضمن مجموعات. ونستفيد من هذا التصنيف بالدرجة الأولى في تحديد الصلاحيات مرة واحدة لمجموعة من المستخدمين دون الحاجة إلى تحديد الصلاحيات لكل مستخدم بشكل منفرد، لذلك يجب أن يعتمد تصنيفنا للمستخدمين ضمن مجموعات على صلاحيات هؤلاء المستخدمين لأنه كما سنرى لاحقاً لا يمكننا التمييز في صلاحيات المستخدمين الموجودين ضمن مجموعة واحدة. ويمكننا إضافة مجموعة من المستخدمين من خلال الانتقال إلى قائمة “صلاحيات” والضغط على “مجموعات المستخدمين” فتظهر النافذة السابقة:
نضغط في هذه النافذة على زر إضافة فتظهر النافذة التالية التي يمكننا من خلالها إضافة مجموعة مستخدمين كما في الشكل التالي:
.
لإضافة مستخدمين على المجموعة المعرفة سابقاً نضغط على زر “إضافة إزالة المستخدمين” فتظهر النافذة التالية التي نضيف من خلالها مستخدمين على هذه المجموعة من خلال تحديد اسم المستخدم على يسار النافذة ومن ثم الضغط على زر “إضافة” فيتم إضافة هذا المستخدم إلى المجموعة كما يوضح الشكل الظاهر:
.
3-تحديد الصلاحيات: #
لتحديد صلاحيات المستخدمين ومجموعات المستخدمين الموجودين على قاعدة البيانات والمعرفين كما مر معنا سابقاً ننتقل إلى قائمة “صلاحيات” ومن ثم نضغط على “تحديد الصلاحيات” فتظهر النافذة التالية التي نحدد فيها اسم المستخدم أو مجموعة المستخدمين التي نريد تحديد صلاحياتها حيث تكون مجمعة بشكل افتراضي بحسب عناصر الصلاحيات.
ولتوضيح كيفية تحديد الصلاحيات نفترض الأمثلة التالية:
.
المثال الأول: #
للمستخدم صلاحيات بإجراء جميع العمليات والاطلاع على كافة البيانات والعمليات والتقارير على قاعدة البيانات:
عندها نضغط على المربع الفارغ الموجود على يمين عبارة “كافة الصلاحيات” فيتم وضع إشارة خضراء في كافة المربعات وعندها تكون صلاحيات هذا المستخدم كاملة وذلك كما هو واضح في الشكل التالي:
.
ملاحظة:
في حال تعريف مستخدم جديد بصلاحيات كاملة فإنه يمكنه القيام بكافة العمليات باستثناء أمرين اثنين هما “حذف قاعدة البيانات” و “تدوير قاعدة البيانات” حيث لا يمكن لأي مستخدم القيام بهاتين العمليتين باستثناء مسؤول النظام حيث أن مسؤول النظام هو المستخدم الوحيد المخول بالقيام بهاتين العمليتين.
المثال الثاني: #
للمستخدم صلاحيات بإجراء عمليتي الشراء والبيع فقط:
عندها من نافذة تحديد الصلاحيات ننتقل إلى “بيانات” ثم إلى “الفواتير” ونفعل كافة الصلاحيات على فاتورتي “شراء” و “مبيع” مع ملاحظة إعطاء المستخدم صلاحيات استعراض “المواد” لإدراج المواد في الفواتير وإعطاءه صلاحية استعراض “الحسابات” لإدراج حساب العميل في الفاتورة، والشكل التالي يوضح الفواتير المتاح للمستخدم اجراؤها حسب الصلاحيات المحددة:
.
وعند الدخول باسم هذا المستخدم نلاحظ أن جميع القوائم مقفلة أمام هذا المستخدم باستثناء فاتورتي الشراء والمبيع كما في الشكل التالي:
المثال الثالث: #
للمستخدم صلاحيات بإضافة فواتير شراء جديدة بكافة مستويات السرية واستعراض الفواتير ذات مستوى السرية العام فقط وليس لهذا المستخدم صلاحية بتعديل أو حذف أو معاينة أو طباعة أو طباعة باركود أو تصدير هذه الفاتورة.
عندها من نافذة تحديد الصلاحيات ننتقل إلى “بيانات” ثم إلى “الفواتير” ونفعل خيار “إضافة” في فاتورة “شراء” وذلك لجميع مستويات السرية ونفعل الاستعراض للفواتير التي مستوى سريتها عام فقط وذلك كما في الشكل التالي:
.
وعند العودة لفاتورة الشراء نلاحظ أنه يمكننا إضافة فواتير شراء جديدة حيث أن زر إضافة سجل جديد مفعّل ويمكننا أيضاً استعراض الفواتير السابقة إذا كان مستوى سريتها عام حيث أن أزرار التنقل بين السجلات مفعّلة ولكن لا يمكننا تعديل أي حقل من حقول الفاتورة وجميع الحقول تظهر كحقول للقراءة فقط ولا يمكن تعديلها لأن المستخدم لا يملك صلاحيات لتعديل الفواتير السابقة أو طباعتها. والشكل التالي يوضح ما سبق:
.
المثال الرابع: #
للمستخدم صلاحيات بإجراء جميع العمليات والاطلاع على كافة البيانات والعمليات والحسابات على قاعدة البيانات باستثناء بعض الحسابات السرية والتي لا نريد لهذا المستخدم أن يستعرضها في شجرة الحسابات أو يطلع عليها أو يطلب رصيدها عن طريق أحد التقارير:
عندها من نافذة تحديد الصلاحيات ننتقل إلى “بيانات” ثم إلى “الحسابات” ونفعل خيار “إضافة” كاملاً ونفعل الاستعراض والتعديل والحذف بشكل جزئي وذلك لمستويي السرية العام والخاص. وبفرض أننا انتقلنا إلى بطاقة حساب الزبون هشام ووضعنا لها مستوى سرية “سري” كما في الشكل التالي:
.
وعندها لا يمكننا أن نشاهد حساب الزبون هشام في شجرة الحسابات وذلك كما يوضح الشكل التالي:
.
وأيضاً إذا طلبنا ميزان مراجعة لحسابات الزبائن فلا يظهر حساب الزبون هشام ضمن الحسابات التي تظهر في التقرير النهائي ويبقى هذا الحساب سرياً عن هذا المستخدم وذلك كما يوضح الشكل التالي:
.
ملاحظة: #
يمكن للمستخدم طلب تغيير طريقة تجميع العناصر وفقاً لـ “العمليات” والتي تؤدي الى تغيير تجميع عناصر الصلاحيات وفقاً للعمليات وهي عكس طريقة الصلاحيات حيث يتم التحكم في الصلاحيات عن طريق الاضافة والاستعراض والتعديل والحذف.
.
مثال:
لنفرض أنه لدينا أحد المستخدمين وأنا لا أريده أن يقوم بالتعديل على إعدادات البرنامج فنقوم بإلغاء صلاحياته بالتعديل بالذهاب إلى “تحديد الصلاحيات” ثم “العمليات” ثم “بيانات” ثم “عام” و “تعديل” ثم نقوم بإلغاء إمكانية تعديل “الاعدادات العامة” عندها لن يتمكن المستخدم بعد ذلك من تعديل الإعدادات العامة كما يظهر بالشكل التالي:
.
ملاحظة هامة جداً:
إن “إدارة المستخدمين والصلاحيات “هي بحد ذاتها صلاحية يمكن منحها لمستخدم معين أو حجبها عنه وهي في شجرة الصلاحيات حسب المسار التالي: “كافة الصلاحيات” “عمليات” “عام” “إدارة المستخدمين والصلاحيات “لذلك يجب الانتباه إلى عدم منحها لمستخدم لا نريده أن يكون قادراً على تعديل الصلاحيات له ولغيره علماً أن هذه الصلاحية تكون ملغاة بشكل افتراضي للمستخدم.
فتكون الصورة بعد التعديل السابق:
.
