تعريف الأوراق التجارية وكيفية استخدامها

يتيح برنامج الميزان دوت نت تعريف العديد من الأوراق التجارية والتي يمكننا أن نتحكم بخصائصها وأن نعدل هذه الخصائص بحسب طبيعة الأوراق التي نستخدمها في شركتنا سواء كانت هذه الأوراق للدفع أم للقبض، وسواء كانت أيضاً مجرد أداة للدفع أو للقبض كالشيكات وإيصالات الاستلام مثلاً، أو أوراق تجارية بكل ما تعنيه الكلمة من مضمون محاسبي من استلام لهذه الأوراق وإيداع في البنك وتظهير ……الخ.

ويمكننا تعريف هذه الأوراق من خلال الانتقال إلى قائمة تعاريف ومن ثم الضغط على “أنواع الأوراق التجارية” فتظهر النافذة التالية والتي نعرف من خلالها الورقة التجارية المطلوبة ونتحكم بخصائصها. وتحوي هذه النافذة كما هو واضح في الشكل التالي على ما يلي:

.

.

نوع الورقة: #

وتضم الحقول التالية:

• الرمز: ندرج في هذا الحقل رمزاً ما أو يتم توليد هذا الحقل بأرقام متسلسلة.
• الاسم: نحدد من خلال هذا الحقل الاسم العربي للورقة التجارية.
• الاسم اللاتيني: نحدد من خلال هذا الحقل الاسم الانكليزي للورقة التجارية.
• عنوان القائمة الفرعية: يمكننا من خلال حقل عنوان القائمة الفرعية أن ننشئ قائمة فرعية بالاسم المدخل في هذا الحقل فيتم وضع هذه الورقة ضمن قائمة فرعية.

اتجاه الورقة: #

ويوجد هنا الخيارين التاليين:

• قبض: نختار خيار “القبض” عندما تكون الورقة مقدمة من الزبائن أو أي طرف آخر كدليل على استلام مبالغ مستحقة للشركة من هؤلاء الأطراف، وبالتالي يؤدي إصدار هذه الورقة إلى خفض المبالغ المستحقة لدينا في الميزانية.
• دفع: نختار خيار “الدفع” عندما تكون الورقة مقدمة للموردين أو أي طرف آخر كدليل على سداد المبالغ المستحقة على الشركة لصالح تلك الأطراف، وبالتالي يؤدي إصدار هذه الورقة إلى خفض المبالغ المستحقة علينا في الميزانية.

وضع الورقة: #

ويوجد هنا الخيارين التاليين:

نقدي: عند تفعيل هذا الخيار تعتبر الورقة بمثابة وصل استلام أو تسليم نقود ويتم ترحيل المبلغ المقبوض أو المدفوع على الحساب النقدي.

ورقة تجارية: عند تفعيل هذا الخيار تعتبر الورقة بمثابة ورقة قبض أو دفع ويتم ترحيل قيمة الورقة على حساب القبض أو حساب الدفع تبعاً لاتجاه الورقة.

افتراضي: #

القيمة الافتراضي: هي تلك التي نحددها ليتم جلبها تلقائيا إلى الورقة التجارية نظرا لثباتها وعدم تغيرها من ورقة إلى أخرى. عندما نقوم بتعبئة هذه الحقول، يتم جلبها تلقائيا، وإذا لم يتم ذلك، فيجب علينا تعبئة تلك الحقول في كل مرة نسجل فيها ورقة تجارية جديدة. الحقول الافتراضية تشمل:

حساب القبض: وهو الحساب الذي سيتولد في قيد الورقة التجارية مقابل حساب الزبون أو أي حساب مدين آخر. ونضع في هذا الحقل بشكل رئيسي أحد الحسابين التاليين:

حساب الصندوق: وذلك إذا كانت الورقة التجارية عبارة عن وصل لاستلام النقدية. عندها يكون القيد المتولد عن الورقة التجارية كما يلي:

• حساب أوراق القبض (أو شيكات القبض): وذلك إذا استلمنا من الزبون ورقة تجارية نظامية ومضمونة القبض بعد فترة محددة ويمكن إرسال هذه الورقة لتحصيلها في البنك ويمكن تظهيرها …. الخ. ويكون القيد الناتج عن هذه الورقة كما يلي:

حساب الدفع: وهو الحساب الذي سيتولد في قيد الورقة التجارية مقابل حساب المورد أو أي حساب دائن آخر. ونضع في هذا الحقل بشكل رئيسي أحد الحسابين التاليين:

حساب الصندوق: وذلك إذا كانت الورقة التجارية عبارة عن وصل لتسليم النقدية. عندها يكون القيد المتولد عن الورقة التجارية كما يلي:

• حساب أوراق الدفع (أو شيكات الدفع): وذلك إذا حررنا للمورد ورقة تجارية نظامية ومضمونة الدفع بعد فترة محددة. ويكون القيد الناتج عن هذه الورقة كما يلي:

• حساب النقدي: ندخل في هذا الحقل حساب فيتم ترحيل قيمة الورقة التجارية على هذا الحساب في حال كان وضع الورقة “نقدي”. ويتم الترحيل على هذا الحساب في الاتجاه المدين أو الاتجاه الدائن حسب اتجاه الورقة.

افتراضيات اخرى: #

• الفرع: ندخل في هذا الحقل الفرع الافتراضي الذي تتم فيه العملية.
• مركز الكلفة: ندخل في هذا الحقل مركز الكلفة الافتراضي الذي تتم فيه العملية.
• العملة: نختار من هذا الحقل العملة التي تتم بها الورقة التجارية.
• مستوى السرية: نحدد من خلال هذا الحقل مستوى السرية الافتراضي للورقة.
• حساب العمولة: ندخل في هذا الحقل الحساب الذي نرحل عليه العمولات المصرفية التي يتقاضاها البنك لقاء تحصيله لهذه الأوراق.

القيد المحاسبي: #

نحدد من خلال الخيارات التي تندرج ضمن هذه المجموعة ما إذا كانت الورقة التجارية التي يتم تعريفها تولد قيد أم لا وكيفية توليد هذا القيد. حيث تضم هذه المجموعة الخيارات التالية:

• الورقة تولد قيد محاسبي: عند تفعيل هذا الخيار يصبح للورقة التجارية أثر محاسبي وينتج عنها قيد محاسبي.
• توليد القيد آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد عن الورقة التجارية بشكل آلي عند حفظ هذه الورقة.
• ترحيل القيد آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يتم ترحيل القيد الذي تم توليده بشكل آلي.
• تحريك مركز الكلفة عند التسديد: عند تفعيل هذا الخيار يقوم البرنامج باقتراح مركز الكلفة بشكل تلقائي ضمن نافذة التسديد.
• الرقم الفرعي: نختار من خلال هذا الحقل طريقة ترقيم القيود التي تنتج عن الأوراق التجارية، هل يتم ترقيمها بشكل مستقل أم يتم ربط أرقام القيود بسلسلة.
• بيان القيد: نختار من خلال هذا الحقل شكل البيان الآلي للقيد المحاسبي المتولد عن الورقة التجارية ومحتويات هذا البيان فمثلاً يمكننا أن نولد في بيان القيد الناتج عن الورقة التجارية بيان آلي يحوي نوع الورقة التجارية والرقم المتسلسل لها وتاريخ استحقاقها.

ارسال إلى محفظة بنكية #

إرسال للبنك للتحصيل (محفظة بنكية): نحدد من خلال الخيارات الموجودة في هذه المجموعة ما إذا كانت الأوراق التجارية التي نستلمها يتم إرسالها للبنك ليحصلها عن شركتنا وما يتعلق بإرسالها من عمولات وما شابه. وتضم هذه المجموعة الخيارات التالية:

• يمكن إرسال الورقة للبنك للتحصيل: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يمكننا أن نرسل الورقة التجارية إلى البنك فيقوم البنك بتحصيلها لنا مقابل عمولة محددة.
• توليد قيد للإرسال: عند تفعيل هذا الخيار، يتم إنشاء قيد مرتبط بإرسال الورقة التجارية إلى البنك للتحصيل، ويتم ربط هذا القيد بحسابين؛ حساب القبض الذي تم ذكره سابقاً، وحساب الورقة المُرسلة إلى البنك للتحصيل والذي يُدخل في حقل الحساب في هذه المجموعة. يتمثل هذا القيد في إلغاء الورقة الأصلية من السجلات وإثبات ورقة تجارية جديدة تحت حساب يسمى “أوراق تجارية برسم التحصيل” على سبيل المثال.
• توليد قيد لعمولة الإرسال: عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد لعمولة الإرسال وذلك تحت الحساب الذي ندخله في حقل عمولة الإرسال والذي تحدثنا عنه سابقاً.
• توليد القيد آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد القيد بشكل آلي عند إتمام العملية.
• ترحيل القيد آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يتم ترحيل القيد الذي يتم توليده بشكل آلي دون الحاجة إلى ترحيله بشكل يدوي.
• الحساب: ندخل في هذا الحقل الحساب الذي ستفصل فيه الأوراق التجارية المرسلة للتحصيل في البنك عن الأوراق التجارية الأخرى.

إغلاق الورقة التجارية #

إغلاق الورقة التجارية: نحدد من خلال الخيارات الموجودة في هذه المجموعة ما إذا كان يمكننا إغلاق الورقة التجارية والخيارات التي يمكننا من خلالها إغلاق الورقة التجارية. وتضم هذه المجموعة الخيارات التالية:

إمكانية إغلاق الورقة بالتسديد: #

إغلاق الورقة بالتسديد يعني إلغاء الورقة عن طريق قبض قيمتها نقداً من الزبون.

توليد قيد عند التسديد: عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد لعملية التسديد تلغى بموجبه الورقة التجارية مقابل زيادة في النقدية.

السماح بالتسديد الجزئي: عند تفعيل هذا الخيار يمكننا أن نقبض قيمة الورقة على دفعات وفي كل مرة نستلم دفعة يتم إلغاء جزء من الورقة بمقدار هذه الدفعة.

الحساب: ندخل في هذا الحقل الحساب النقدي الذي يتم القبض من خلاله وهو إما حساب الصندوق أو حساب المصرف.

إمكانية إغلاق الورقة بالتظهير: #

إغلاق الورقة بالتظهير يعني إلغاء الورقة عن طريق إثبات قيمتها على حساب آخر.

توليد قيد عند التظهير: عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد لعملية التسديد تلغى بموجبه الورقة التجارية مقابل إثباتها على حساب آخر.

إمكانية إغلاق الورقة بالإلغاء: #

إغلاق الورقة بالإلغاء يعني إلغاء الورقة عن طريق إعادة مبلغها إلى الحساب الأصلي. أي يتم عكس القيد الذي تم توليده عند إنشاء هذه الورقة.

توليد قيد عند الإلغاء: عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد لعملية الإلغاء معاكس للقيد الذي تم إثباته عند إنشاء هذه الورقة.

توليد قيد الإغلاق آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يتم توليد قيد عملية الإغلاق بشكل آلي عند إجراء عملية الإغلاق بأحد الطرق الثلاثة السابقة.

ترحيل قيد الإلغاء آلياً: عند تفعيل هذا الخيار يتم ترحيل القيد الذي يتم توليده بشكل آلي دون الحاجة إلى ترحيله بشكل يدوي.

اتاحة الربط الياً عند الأغلاق: عند القيام بعملية الغاء فان نافذة ربط حركات الحساب تفتح بشكل ألي.

بيان القيد: نختار من خلال هذا الحقل شكل البيان الآلي للقيد المحاسبي المتولد عن اغلاق الورقة التجارية ومحتويات هذا البيان فمثلاً يمكننا أن نولد في بيان القيد الناتج عن اغلاق الورقة التجارية بيان آلي يحوي نوع الورقة التجارية والرقم المتسلسل لها وتاريخ استحقاقها.

الخيارات #

خيارات: تضم هذه المجموعة الخيارات التالية:

خيارات المنع

تغيير اتجاه الورقة”: أي لا يمكن تحويل الورقة من ورقة قبض إلى ورقة دفع أو العكس”.

تغـيير وضع الورقة”: أي لا يمكن تحويل الورقة من ورقة تجارية إلى ورقة نقدية أو العكس”.

تغيير حساب الورقة الافتراضي: أي لا يمكن تغيير حساب القبض أو الدفع المدخل عند تعريف الورقة التجارية في صفحة “أنواع الأوراق التجارية”.

منـع تغيير الفرع الافتراضي“: أي لا يمكن تغيير الفرع الذي تمت فيه الورقة”.

منع تغيير الترقيم التلقائي“: أي لا يمكن تغيير الرقم الذي تم إعطاؤه للورقة بشكل تلقائي”.

منع تغيير التاريخ الافتراضي”: أي لا يمكن تغيير التاريخ الذي تم إعطاؤه للورقة بشكل تلقائي”.

إظهار حقول تحليل الحساب: بتفعيل هذا الخيار يتم إضافة حقل تحليل عام وتحليل خاص في بطاقة الورقة التجارية.

اتاحة الربط الياً عند الحفظ: بتفعيل هذا الخيار يتم فتح نافذة ربط حركة حركات الحساب بشكل ألي.

تدور إلى السنة القادمة: عند تفعيل خيار ” تدور إلى السنة القادمة ” وتدوير قاعدة البيانات، عندها تدور الأوراق التجارية المفعل فيها خيار ” تدور إلى السنة القادمة ” إلى القاعدة الجديدة.

ادارج الحساب بشكل افتراضي: يقوم هذا الخيار بملء حقل “حساب الورقة” بالحساب الافتراضي بشكل تلقائي ضمن الورقة التجارية.

رقم الورقة: #

في حال عدم التحديد: أي عند عدم تحديد رقم الورقة يوجد ثلاثة خيارات هي “سماح” أم “تنبيه” أم “منع”.

تكرار رقم الورقة: أي عند تكرار رقم الورقة يوجد عدة خيارات وهي: سماح، تنبيه عند تكراره في هذا النوع، تنبيه عند تكراره في كل الأنواع، منع عند تكراره في هذا النوع، منع عند تكراره في كل الأنواع.

شريط “خيارات الطباعة”: #

يوجد في هذا الشريط الخيارات التالية:

طباعة آلية عند حفظ ورقة تجارية جديدة: عند تفعيل هذا الخيار يتم طباعة الورقة التجارية بشكل آلي بمجرد أن يقوم المستخدم بحفظ هذه الورقة.

سؤال قبل طباعة الية: تظهر رسالة هل تريد طباعة الورقة التجارية.

إظهار مربع حوار اختيار الطابعة: عند تفعيل هذا الخيار يظهر مربع حوار يمكننا من خلاله اختيار الطابعة التي نريد الطباعة عليها أو يمكننا الضغط على زر “إلغاء الأمر” في حال عدم رغبتنا بالاستمرار بعملية الطباعة.

عدد نسخ الطباعة: في حالة الطباعة الألية يمكننا اختيار كم إيصال ورقة تجارية نريد أن نطبع.

.

راجعة فقرة معالجة الأوراق التجارية

تابع قناتنا على اليوتيوب: