نظام إدارة الأصول الثابتة يتيح إمكانية تحديد وإدارة مجموعة متنوعة من الأصول الثابتة بشكل شامل، وذلك من خلال القيام بعمليات عدة مثل الشراء وتكاليف الاقتناء والتطوير والصيانة والاستبعاد والبيع وإعادة التقييم والتلف والاهتلاك. وبالإضافة إلى ذلك، يمكننا إنشاء شجرة تنظيمية خاصة بالأصول الثابتة باستخدام واجهات مرنة وفعالة.
يتم الانتقال إلى الأصول الثابتة من قائمة “الأصول الثابتة” حيث تحوي قائمة الأصول الثابتة كما هو واضح في الشكل التالي على الأمور التالية:
.
.
1-أنواع الأصول: #
يتم من خلال هذه النافذة تعريف الأنواع (الفهارس) الرئيسية للأصول الثابتة الموجودة في الشركة، فبفرض أن شركتنا تحوي الأنواع التالية للأصول: مباني، سيارات، مكنات…الخ. يتم إضافة أنواع هذه الأصول؛ حيث انه يمكننا من الوصل إلى النافذة من قائمة “الأصول الثابتة” ومن ثم نضغط على “أنواع الأصول” فتظهر النافذة التالية:
.
حيث تحتوي هذه النافذة على الحقول التالية:
الرمز: وهو رمز نوع الأصل المدخل ويتم وضعه يدوياً أو يتم إعطاؤه رقم تسلسلي بشكل تلقائي.
الاسم: وهنا يتم وضع الاسم العربي لنوع الأصل مثل المباني.
الاسم اللاتيني: وهنا يتم وضع اسم نوع الأصل بأحرف لاتينية مثل Buildings.
الأصل الأب: وهنا يتم وضع حساب الأصل الاب أي الأصل الرئيسي لبطاقة الأصل.
حسابات الأصل الثابت: #
حساب الأصل: وهو الحساب الذي يخص نوع الأصل والموجود في شجرة الحسابات مثل حساب المباني.
حساب الاهتلاك: وهو حساب مصروف الاهتلاك الخاص بنوع الأصل والموجود في شجرة الحسابات. مثل مصروف اهتلاك المباني.
حساب مجمع الاهتلاك: وهو الحساب الذي يمثل مجموع المبالغ التي تم اقتطاعها حتى تاريخه من الأرباح وتم حجزها بهدف تبديل الأصل أو الحصول على أصل جديد في نهاية العمر الافتراضي للأصل. مثل مجمع اهتلاك المباني. وهذا الحساب حسابه الختامي الميزانية.
حساب الصيانة: وهو حساب المصروف الذي يتحرك عند إجراء أي صيانة عادية على الأصل. مثل مصروف صيانة المباني.
حساب أرباح رأسمالية: وهو عبارة عن حساب الأرباح التي نجنيها نتيجة التخلي عن الأصل أو بيعه…الخ. مثل حساب أرباح رأسمالية.
حساب خسائر رأسمالية: وهو عبارة عن حساب الخسائر التي نتكبدها نتيجة التخلي عن الأصل أو بيعه…الخ. مثل حساب خسائر رأسمالية.
طريقة الحساب: وهي عبارة عن الطريقة المراد استخدامها لاهتلاك الأصل. والطريقة الموجودة هي طريقة القسط الثابت. أي يتم اهتلاك الأصل بشكل ثابت من سنة لأخرى وذلك خلال العمر المتوقع لحياة هذا الأصل. #
العمر المتوقع: وهو العمر الذي يتوقع للأصل أن يكون منتجاً فيه.
اعتبار تاريخ الوضع بالخدمة: في حال تم اختيار “تاريخ الوضع بالخدمة”، سيتم احتساب الاهتلاك للأصل اعتبارًا من تاريخ وضعه في الخدمة، بغض النظر عن تاريخ شرائه. وإذا كان تاريخ وضعه في الخدمة يأتي بعد تاريخ الشراء، فيمكننا شراء الأصل وعدم وضعه في العمل على الفور، بل يمكننا تحديد تاريخ لوضعه في العمل، ويسمى هذا التاريخ “تاريخ وضع الخدمة”. وإذا تم إدخال تاريخ لوضع الخدمة قبل تاريخ الشراء، فسيتم احتساب تاريخ الشراء عند حساب الاهتلاك، دون أخذ تاريخ وضع الخدمة بعين الاعتبار، حيث لا يكون منطقيًا وضع الأصل في الخدمة قبل شرائه.
وعند إدخال البيانات السابقة تظهر لنا النافذة التالية كما في الشكل التالي:
.
وعند الانتهاء من تعريف نوع الأصل السابق نقوم بحفظ هذا السجل ثم نضغط زر جديد لنضيف أنواع أخرى من الأصول مثل السيارات والآلات…. الخ.
ويمكننا إضافة أنواع جديدة من الأصول بطريقة أخرى بالضغط في قائمة “الأصول الثابتة” على “شجرة الأصول” فتظهر شجرة الأصول الموجودة ولإضافة نوع أصل جديد نحدد “شجرة الأصول” ثم نضغط على “نوع” من شريط الأدوات العلوي لشجرة الأصول فتظهر أمامنا بطاقة نوع ندخل فيها بيانات النوع الذي نرغب بإضافته.
2-بطاقة أصل ثابت: #
بعد إضافة الأنواع الرئيسية للأصول، تأتي الخطوة التالية والتي تتمثل في إضافة الأصول الفرعية التي تندرج ضمن هذه الأنواع الرئيسية. في حالة الأصول التي تنتمي لنوع المباني، يمكن أن يكون هناك مبنى للمعمل ومبنى للتسويق ومبانٍ للإدارة، إلخ. وبالنسبة للأصول التي تنتمي لنوع السيارات، يمكن أن يكون هناك سيارات متعددة مثل مازدا ونيسان، وبالنسبة للأصول التي تنتمي لنوع الآلات، يمكن أن يكون هناك عدة آلات ولكل آلة اسمها الخاص. وهكذا. وبناءً على ذلك، يتم تعريف بطاقات الأصول التي تندرج ضمن هذا النوع من الأصول
ويتم ما سبق من خلال الانتقال من قائمة “الأصول الثابتة” إلى “بطاقة أصل ثابت” فتفتح لنا بطاقة أصل نقوم في هذه البطاقة بوضع نوع الأصل أي الفهرس الرئيسي للأصل فيتم بشكل تلقائي جلب الحسابات التي أدخلناها سابقاً في بطاقة نوع الأصل كما في الشكل التالي:
.
ويمكننا أيضاً تعريف الأصول بطريقة أخرى وذلك من خلال شجرة الأصول بالضغط على نوع الأصول الذي نرغب بإضافة أصل ضمنه وليكن المباني ثم نضغط زر “أصل” من شريط الأدوات العلوي لشجرة الأصول أو بالضغط بالزر الأيمن للماوس على نوع الأصل ومن ثم الضغط على
“إضافة أصل ثابت” وذلك كما في الشكل التالي فتظهر لدينا بطاقة للأصل الذي نريد إضافته وتحوي هذه البطاقة بشكل مسبق حسابات نوع الأصل السابق وهو المباني.
.
بعد ذلك نملأ بطاقة الأصل التي تحوي المعلومات التالية:
الرمز: وهو رمز الأصل المدخل ويتم وضعه يدوياً أو يتم إعطاؤه رقم تسلسلي بشكل تلقائي.
الاسم: وهنا يتم وضع الاسم العربي للأصل مثل مباني الإدارة.
الاسم اللاتيني: وهنا يتم وضع اسم نوع الأصل بأحرف لاتينية مثل Managerial Buildings.
نوع الأصل: ونختار في هذا الحقل نوع الأصل الرئيسي الذي ينتمي إليه الأصل المدخل مثل المباني. وعندما ندخل نوع الأصل يتم بشكل مباشر جلب الحسابات الخاصة بنوع الأصل هذا والتي عرفناها في بطاقة أنواع الأصول التي تحدثنا عنها سابقاً. #
طريقة الحساب: وهي طريقة القسط الثابت.
الفرع: نحدد هنا الفرع الذي يوجد فيه هذا الأصل وبالتالي يتبع له محاسبياً.
تاريخ الشراء: وهو تاريخ حيازة الأصل.
تاريخ الوضع بالخدمة: وهو تاريخ البدء بالاستعمال، حيث أنه بدءاً من هذا التاريخ تبدأ قيمة الأصل بالتناقص نتيجة استعمال هذا الأصل.
العمر المتوقع: وهو العمر الذي يتوقع للأصل أن يكون منتجاً فيه.
نسبة الاهتلاك: هي نسبة الاهتلاك بشكل مئوي ويتم اما وضعها بشكل يدوي أو يمكن استنتاجها مباشر من خلال عمر الأصل.
ملاحظات: يتم في هذا الحقل وضع حقول للملاحظات.
والشكل التالي لتوضيح ما سبق:
.
صفحة المعلومات: وتحتوي هذه الصفحة على الحسابات التي يتم ترحيل عمليات الأصل إليها. وعند وضع نوع الأصل يتم جلب حقول الحسابات المدخلة في بطاقة النوع بشكل تلقائي. وإن حسابات النوع التي يتم جلبها إلى حقول الحسابات هي حسابات اختيارية حيث أنه يمكننا تغيير أي حساب من هذه الحسابات أو جميع الحسابات وذلك إذا رغبنا بفصل حسابات الأصل الذي ندخله عن حسابات نوع الأصل. والشكل التالي للتوضيح:
.
وتحتوي صفحة المعلومات أيضاً على حقل يتم فيه إدخال قيمة خردة الأصل وهي القيمة المتبقية للأصل التي تبقى في نهاية عمره المتوقع.
ويوجد في هذه الصفحة أيضاً حقول إحصائية يتم ملؤها تلقائياً وتتعلق بالعمليات التي تتم على الأصل من شراء وبيع……الخ. وتتلخص هذه الحقول الإحصائية بالتالي:
حقول الاهتلاك: #
- مدور مجمع الاهتلاك: وهو عبارة عن قيمة الاهتلاك في السنوات السابقة والمدور في القيد الافتتاحي.
- اهتلاك السنة الحالية: وهو عبارة عن مصروف الاهتلاك المحسوب في مذكرة الاهتلاك والذي يخص هذه الدورة المحاسبية.
- إقفال مجمع السنة الحالية: وهو عبارة عن مجمع الاهتلاك للأصول المباعة والتالفة والمستبعدة في السنة الحالية.
- مجمع الاهتلاك الكلي: وهو عبارة عن مدور مجمع الاهتلاك مضافاً إليه قيمة الاهتلاك للدورة المحاسبية الحالية.
- الخردة: وهي القيم المتبقية من الأصل في نهاية عمره المتوقع.
- التكلفة التاريخية: وهي عبارة عن قيمة الأصل في دفتر أستاذ حساب الأصل. أو بشكل آخر الرصيد الناتج عن تحرك حساب الأصل.
- القيمة الدفترية: وهي عبارة عن القيمة الصافية للأصل، أي رصيد الأصل في الدفاتر مخصوماً منه مجمع الاهتلاك.
حقول العمليات: #
القيمة المدورة : #
السنة الحالية: وهي عبارة عن قيمة الأصل المدورة في القيد الافتتاحي لهذا العام.
مجموع سنوات سابقة: وهي عبارة عن مجموع قيم الأصل التي دورناها في السنوات السابقة.
شراء: #
السنة الحالية: وهي عبارة عن قيمة مشتريات الأصل في السنة الحالية.
مجموع سنوات سابقة: وهي عبارة عن مجموع مشتريات الأصل في السنوات السابقة.
تكاليف اقتناء: #
السنة الحالية: وهي عبارة عن المبلغ الذي تكبدته المنشأة في السنة الحالية للحصول على الأصل أو لشرائه.
مجموع سنوات سابقة: وهي عبارة عن المبلغ الذي تكبدته المنشأة في السنوات السابقة للحصول على الأصل أو لشرائه.
تطوير: #
السنة الحالية: وهو عبارة عن المبلغ الذي تكبدته المنشأة في السنة الحالية بهدف إطالة العمر المتوقع للأصل أو زيادة عدد المنتجات التي ينتجها الأصل أو إجراء تعديل جوهري على نوعية المنتجات التي يقدمها الأصل.
مجموع سنوات سابقة: وهو عبارة عن المبلغ الذي تكبدته المنشأة في السنوات السابقة بهدف إطالة العمر المتوقع للأصل أو زيادة عدد المنتجات التي ينتجها الأصل أو إجراء تعديل جوهري على نوعية المنتجات التي يقدمها الأصل.
صيانة: #
السنة الحالية: وهو عبارة عن المبلغ الذي تكبدته المنشأة في السنة الحالية بهدف صيانة الأصل للمحافظة على كمية ونوعية المنتجات التي يقدمها.
مجموع سنوات سابقة: وهو عبارة عن المبلغ الذي تكبدته المنشأة في السنوات السابقة بهدف صيانة الأصل للمحافظة على كمية ونوعية المنتجات التي يقدمها.
إعادة تقييم: #
السنة الحالية: وهي عبارة عن المبالغ التي قيم فيها الأصل بالزيادة أو النقصان في السنة الحالية.
مجموع سنوات سابقة: وهي عبارة عن المبالغ التي قيم فيها الأصل بالزيادة أو النقصان في السنوات السابقة.
مبيع: #
السنة الحالية: وهي عبارة عن قيمة الأصل المباع أو قيمة الأجزاء المباعة من الأصل بالتكلفة التاريخية وذلك في السنة الحالية.
مجموع سنوات سابقة: وهي عبارة عن قيمة الأصل المباع أو قيمة الأجزاء المباعة من الأصل بالتكلفة التاريخية وذلك في السنوات السابقة.
استبعاد: #
السنة الحالية: وهي عبارة عن قيمة الأصل المستبعد أو التالف أو قيمة الأجزاء المستبعدة أو التالفة من الأصل بالتكلفة التاريخية وذلك في السنة الحالية.
مجموع سنوات سابقة: وهي عبارة عن قيمة الأصل المستبعد أو التالف أو قيمة الأجزاء المستبعدة أو التالفة من الأصل بالتكلفة التاريخية وذلك في السنوات السابقة.
إقفال مجمع: #
السنة الحالية: وهي عبارة عن قيمة مجمعات الاهتلاك للأصول المباعة والمستبعدة والتالفة في السنة الحالية.
مجموع سنوات سابقة: وهي عبارة عن قيمة مجمعات الاهتلاك للأصول المباعة والمستبعدة والتالفة في السنوات السابقة.
أرباح رأسمالية: #
السنة الحالية: وهي عبارة عن قيمة الأرباح المحققة من عمليات الأصل مثل المبيع في السنة الحالية.
مجموع سنوات سابقة: وهي عبارة عن قيمة الأرباح المحققة من عمليات الأصل مثل المبيع في السنوات السابقة.
خسائر رأسمالية: #
السنة الحالية: وهي عبارة عن قيمة الخسائر المتكبدة من عمليات الأصل مثل المبيع والتلف والاستبعاد في السنة الحالية.
مجموع سنوات سابقة: وهي عبارة عن قيمة الخسائر المتكبدة من عمليات الأصل مثل المبيع في السنوات السابقة.
صفحة العمليات: وتبين هذه الصفحة جميع العمليات التي جرت على الأصل من تاريخ أول عملية وحتى تاريخ اليوم وتحوي هذه الصفحة كما هو واضح في الشكل التالي الحقول التالية:
.
- التاريخ: وهو تاريخ القيام بعملية ما على الأصل.
- نوع العملية: أي تصنيف العملية التي تمت على الأصل كالبيع أو الشراء أو التلف…. الخ.
- إضافة: يتم في هذا الحقل وضع مبلغ العملية إذا كانت أحد العمليات التالية: مدور قيمة الأصل، شراء، تكاليف اقتناء، تطوير، إعادة التقييم بزيادة (ربح).
- استبعاد: يتم في هذا الحقل وضع مبلغ العملية إذا كانت أحد العمليات التالية: استبعاد، مبيع، تلف، إعادة التقييم بنقصان (خسارة).
- صيانة: يتم في هذا الحقل وضع مبلغ العملية إذا كانت العملية عملية صيانة على الأصل.
- اهتلاك: يتم في هذا الحقل وضع مبلغ العملية إذا كانت العملية المقابلة هي اهتلاك.
- أخرى: يتم في هذا الحقل وضع مبلغ العملية إذا كانت أحد العمليات التالية: مدور مجمع اهتلاك الأصل، أرباح رأسمالية، خسائر رأسمالية، إقفال المجمع.
- البيان: وهو البيان الموجود في صفحة العملية والتي سنشرحها لاحقاً.
- بيان تفصيلي: وهو البيان الفرعي الموجود في بطاقة العملية.
- الرمز: وهو رقم العملية الموجود في بطاقة العملية.
- مرحل: ويدل على ترحيل قيد العملية أو عدم ترحيله.
اظهار عمليات الأصل في الفترة الحالية فقط: وهذا الخيار يستخدم لإظهار عمليات الأصل في الفترة الحالية فقط في حال التفعيل أما في حال الغاء تفعيله يتم إظهار عمليات جميع الفترات.
- شريط أدوات بطاقة الأصل: ويحوي الأزرار المعروفة: التنقل بين السجلات، جديد, حفظ, نسخ, لصق, تراجع, حذف, تحديث, بحث, تصفية, فرز.
3-شجرة الأصول: #
وهي عبارة عن الشجرة التي تبين أنواع الأصول الموجودة في شركتنا والأصول الموجودة ضمنها بشكل شجرة كشجرة الحسابات أو شجرة المواد كما في الشكل التالي:
4-العمليات الأساسية التي تتم على الأصول: #
مدور قيمة الأصل: يتم تدوير قيمة الأصل من خلال القيد الافتتاحي حيث أننا في القيد الافتتاحي ومقابل القيمة المدورة للأصل نضع اسم الأصل الثابت الذي نقوم بتدوير قيمته هذا العام ونختار أيضاً العملية التي نقوم بها وهي في هذه الحالة مدور قيمة الأصل. #
مدور مجمع الاهتلاك: يتم تدوير مجمع اهتلاك الأصل من خلال القيد الافتتاحي أيضاً حيث أننا في القيد الافتتاحي ومقابل القيمة المدورة لمجمع الاهتلاك نضع اسم الأصل الثابت الذي نقوم بتدوير مجمع اهتلاك هذا العام ونختار أيضاً العملية التي نقوم بها وهي في هذه الحالة مدور مجمع الاهتلاك. #
وبفرض أننا دورنا أصل هو طاولات خشب قيمتها 100000 ومجمع اهتلاكها 25000 فيكون قيد التدوير كما هو واضح في الشكل التالي:
.
شراء: تتم عملية شراء الأصل أو جزء جديد من الأصل من خلال الانتقال إلى قائمة “الأصول الثابتة” ومن ثم الضغط على “شراء” فتظهر نافذة لعملية الشراء ندخل فيها البيانات التالية: #
الرقم: وهو رقم أو رمز عملية الشراء ويتم إدخاله يدوياً أو يتم توليده بشكل تلقائي إذا لم يدخل فيعطى أرقاماً تسلسلية. #
التاريخ: وهو تاريخ القيام بعملية الشراء. #
الأصل: وهو عبارة عن اسم الأصل في شجرة الأصول أو في بطاقة الأصل. #
الحساب: وهو الحساب المقابل لطريقة الدفع التي اشترينا بها فهي إما الموردون أو الصندوق أو أوراق الدفع…. الخ. #
القيمة: وهو المبلغ الذي تكبدناه لشراء الأصل. #
العملة والمعادل: وذلك إذا كنا نشتري بغير العملة الأساسية. #
البيان والبيان الفرعي: وهنا نكتب أي نص له علاقة بعملية الشراء هذه. #
ندخل بيانات عملية الشراء فينتج لدينا بطاقة عملية للشراء كما هو واضح في الشكل التالي:
.
والآن وبالعودة إلى صفحة معلومات وصفحة عمليات في بطاقة الأصل نجد أن قيمة الشراء قد رحلت إلى هذه البطاقة كما هو ظاهر في الشكلين التاليين:
.
تكاليف اقتناء: هي جميع التكاليف التي يتم تكبدها أثناء عملية اقتناء الأصول الثابتة. يتم تسجيل هذه التكاليف من خلال نافذة “تكاليف الاقتناء” التي تظهر عند النقر على “تكاليف الاقتناء” في قائمة “الأصول الثابتة” فتظهر النافذة التالية التي نقوم فيها بإدخال بيانات تشابه البيانات المدخلة في نافذة عملية الشراء: #
.
ويكون القيد الناتج عن تكاليف الاقتناء كالتالي:
.
تطوير:نسجل في هذه النافذة المبالغ التي تتكبدها الشركة لتطوير الأصول الثابتة بهدف زيادة قيمتها. وتعمل هذه المصاريف على زيادة متوسط العمر الافتراضي للأصول، أو زيادة طاقتها الإنتاجية، أو تحسين جوهري في جودة المنتجات التي تنتجها الشركة. والأشكال التالية توضح نافذة عملية التطوير والقيد الناتج عن هذه النافذة: #
.
صيانة: هي المبالغ التي تتكبدها الشركة للحفاظ على أداء الأصول وتشغيلها بكفاءة. يتم إدخال بيانات عمليات الصيانة بنفس الطريقة التي تم شرحها سابقًا، حيث يتم النقر على “صيانة” في قائمة الأصول الثابتة لفتح نافذة الصيانة وتسجيل التفاصيل المطلوبة وينتج عن هذه العملية نافذتي العملية والقيد التاليين: #
.
استبعاد: هو عملية تعني أن جزءًا أو كل الأصل قد تم استبعاده من الدفاتر المحاسبية. يتم تسجيل القيمة المستبعدة للأصل في حساب الأصول المستبعدة، والتي ستتم معالجتها لاحقًا من خلال إجراء القيود المناسبة. لإجراء عملية استبعاد، يمكننا النقر على “استبعاد” في قائمة الأصول الثابتة. ستظهر نافذة لإدخال التفاصيل المطلوبة مثل الأصل المستبعد، القيمة المستبعدة، وأي تعليقات إضافية. وإن نافذة عملية الاستبعاد والقيد الناتج يظهران في الشكلين التاليين: #
.
مبيع: ويعني أن أصلاً أو جزء منه قد تم بيعه. ونسجل هنا في نافذة العملية قيمة الأصل المباع بالتكلفة التاريخية وليس القيمة المقبوضة من البيع ويكون الحساب المقابل هو حساب وسيط كما في الحالة السابقة وهو حساب أصول مباعة ويتم بعد ذلك التعامل مع الأصول المباعة من خلال القيد اللازم والذي يحوي مخصص الأصل المباع والقيمة المقبوضة ثمناً للأصل المباع إضافة إلى أرباح أو خسائر العملية إن وجدت. والشكلين التاليين يوضحان نافذة عملية البيع والقيد الناتج: #
.
إعادة تقييم: وهنا يتم إما تخفيض قيمة الأصل أو زيادته. #
فعند زيادة قيمة الأصل تكون نافذة إعادة التقييم والقيد الناتج كما يلي:
.
أما إذا كانت عملية إعادة التقييم بخسارة فستكون نافذة العملية والقيد كما يلي:
ملاحظة:
يجب الانتباه هنا أنه في حالة التقييم بنقصان يتم إدخال القيمة برقم سالب.
تلف: ويعني أن أصلاً قد أصبح غير قابل للاستخدام. ويتم إخراج الأصل في هذه العملية بقيمته الموجودة في الدفاتر إلى حساب وسيط هو أصول تالفة ويتم معالجة هذا الحساب لاحقاً بالقيد اللازم. وتظهر نافذة وقيد هذه العملية كما يلي: #
.
إقفال المجمع: وتتم في حال استبعاد أو تلف أو بيع أصل من الأصول. وللتوضيح نفترض مايلي: #
بفرض أن الجزء المباع سابقاً ( تكلفته التاريخية 1825) ومجمع الاهتلاك الخاص به 65 قد بيع بسعر1760 ل.س عندها نكتب القيد التالي الواضح في الشكل وفي هذا القيد سوف نضع مقابل مجمع الاهتلاك المقفل اسم الأصل والعملية التي تمت وهي إقفال مجمع الاهتلاك:
.
أرباح رأسمالية, خسائر رأسمالية: تتكون الأرباح أو الخسائر الرأسمالية عند بيع الأصل أو تلفه…الخ. #
ففي المثال السابق وبفرض أننا بعنا الأصل بــ 1750 لحققنا خسائر رأسمالية بمقدار 10 وحدات نقدية, ولو بعنا الأصل بــ 1780 لحققنا أرباحاً رأسمالية بمقدار 20 وحدة نقدية. يتم إثبات الأرباح أو الخسائر الرأسمالية ونضع مقابلها اسم الأصل والعملية التي تمت على الأصل.
ملاحظة هامة 1:
نلاحظة في شرح العمليات السابقة أن عمليات مدور قيمة الأصل ومدور مجمع اهتلاك الأصل واقفال المجمع قد تمت من خلال نافذة سند القيد. أما العمليات الأخرى فقد تمت من خلال نوافذ العمليات على الأصول الثابتة والموجودة في قائمة “الأصول الثابتة” حيث يتولد عن نافذة العملية قيد محاسبي بشكل آلي وقد وضع فيه حقل “الأصل الثابت” وحقل “عملية أصل” بشكل تلقائي دون تحديدها من قبل المستخدم.
ويمكننا أيضاً اجراء السابقة ليس من نوافذ عمليات الأصول وإنما من نافذة “سند القيد” أيضاً دون الحاجة لاستخدام نافذة عملية الأصل وذلك بكتابة القيد بشكل يدوي ومن ثم تحديد الأصل الثابت وعملية الأصل.
ملاحظة هامة 2:
عند ادخال العمليات التي تمت على الأصل من خلال نافذة “سند القيد” يجب أن يطابق الحساب الموضوع في سند القيد الحساب المعرف في بطاقة الأصل والمرتبط بهذا الأصل من أجل العملية المحددة. فمثلاً بفرض نفس بيانات المثال السابق حيث أننا نسجل عملية شراء لأصل ضمن نوع الأثاث ووضعنا بالخطأ الأصل الثابت هو سيارة كيا عندها ستظهر رسالة تنبيه بأن حساب الأثاث الموضوع في سند القيد لا يطابق حساب عملية الشراء بالنسبة للأصل سيارة كيا وعندها لا بد من تعديل الحساب في حقل الحساب أو تعديل الأصل ليتطابق مع الحساب. ويتيح البرنامج في رسالة التنبيه الظاهرة للمستخدم إمكانية تغيير الحساب في حقل الحساب ليتطابق مع حساب بطاقة الأصل. كما يوضح الشكل التالي:
5- معالجة الأصول: #
إن هذه النافذة هي عبارة عن ملخص لما تم من عمليات على الأصل أو الأصول المختارة. وننتقل إلى نافذة معالجة الأصول من قائمة “الأصول الثابتة” ثم نضغط على “معالجة الأصول” فتظهر النافذة التالية التي تحوي ما يلي:
.
من تاريخ الشراء, إلى تاريخ الشراء: ويتم من خلال هذين الحقلين وضع الفترة الزمنية التي نريد أن يعرض الأصول المشتراة ضمنها.
الأصل: ونحدد في هذا الحقل اسم الأصل الموجود في شجرة الأصول او بطاقة أصل.
حساب الأصل: ونحدد في هذا الحقل حساب الأصل الموجود في الميزانية.
يتبع إلى نوع الأصل: ونحدد في هذا الحقل النوع الذي تنتمي إليه الأصول التي نود عرضها.
طريقة الحساب: وهي طريقة حساب الاهتلاك وهي هنا القسط الثابت.
الفروع: ونحدد هنا الفرع الذي نرغب أن نعرض الأصول الموجودة فيه.
الأعمدة: وهنا بضغط هذا الخيار تظهر لدينا نافذة تحوي أعمدة المعلومات التي يتم عرضها بالنسبة لكل أصل من الأصول, نقوم منها بتفعيل الأعمدة التي نرغب بظهورها في نافذة معالجة الأصول. والشكل التالي يوضح نافذة الأعمدة:
وتظهر الأصول في هذه النافذة كما يلي:
6- معالجة عمليات الاصول: #
يمكن من خلال هذه النافذة عرض جميع العمليات التي تمت على الأصول الثابتة الموجودة في الشركة, ويمكن أن يتم عرض جزء من العمليات التي تمت على الأصول وذلك باستخدام الشروط الظاهرة في الشكل الظاهر والتي تقوم بفلترة العمليات التي يتم عرضها ضمن نافذة المعالجة. وتتلخص هذه الشروط بالتالي:
من الرقم, إلى الرقم: نقوم بوضع رقمين في هذين الحقلين فيتم في نافذة المعالجة عرض العمليات التي تقع أرقامها ضمن هذين الرقمين.
من تاريخ, إلى تاريخ: نقوم بوضع تاريخين في هذين الحقلين فيتم في نافذة المعالجة عرض العمليات التي تقع تواريخها ضمن هذين التاريخين.
الأصل: نحدد في هذا الحقل الأصل الذي نرغب بعرض العمليات التي تمت عليه.
يتبع إلى نوع الأصل: نحدد في هذا الحقل نوع الأصل الذي نرغب بأن يتم عرض العمليات التي تمت على الأصول التي تقع ضمن نوع الأصل السابق.
الحساب: يتم في هذا الحقل اختيار الحساب الذي نرغب بعرض عمليات الأصل التي تمت على هذا الحساب مثل حساب الصندوق. هذا الحساب يظهر في بطاقة عملية الأصل تحت اسم “الحساب”.
البيان يحوي، البيان لا يحوي, البيان الفرعي يحوي: هذه الحقول موجودة في بطاقة العملية. ومن خلال تحديد بعض الكلمات التي ذكرناها سابقاً في بطاقة العملية يمكننا أن نعرض فقط العمليات التي يحوي أو لا يحوي بيانها على هذه الكلمات.
نوع العملية: نختار في هذا الحقل نوع العمليات التي نرغب أن يتم عرضها مثل الشراء, اهتلاك..الخ.
مستوى السرية: نحدد مستوى سرية عمليات الأصل التي نرغب بعرضها.
الأعمدة: نحدد من خلالها الأعمدة التي نرغب بظهورها في نافذة المعالجة وترتيب ظهور هذه الأعمدة.
بعد عرض عمليات الأصول في هذه النافذة يمكننا العودة إلى بطاقة أي عملية من العمليات أو إلى قيد هذه العملية أو إلى بطاقة الأصل الذي تمت عليه العملية بالضغط بالزر الأيمن للماوس على سطر العملية الظاهر في نافذة معالجة الأصول كما في الشكل السابق.
7-مذكرة الاهتلاك: #
يتم من خلال هذه المذكرة حساب اهتلاك الأصل الثابت وذلك ضمن مجموعة من الخيارات مع مراعاة المبالغ والتواريخ بالنسبة لكل العمليات التي تمت سابقاً من بيع وشراء وقيمة مدورة ……..الخ. ويمكن الوصول إلى مذكرة الاهتلاك من خلال قائمة الأصول الثابتة ومن ثم الضغط على مذكرة اهتلاك فتظهر النافذة التالية التي تحوي الحقول التالية:
- الرمز: وهو عبارة عن رمز المذكرة ويتم إدخاله يدوياً أو يتم إعطاء المذكرة رمز تلقائي عبارة عن رقم تسلسلي.
- من تاريخ , إلى تاريخ: وهي عبارة عن الفترة الزمنية التي نريد أن يتم حساب الاهتلاك ضمنها.
- الفرع: وهو الفرع الذي سيسجل قيد الاهتلاك فيه.
- العملة والمعادل: وذلك في حال أردنا حساب الاهتلاك بغير العملة الأساسية.
- البيان: وهو نص نرغب بإدخاله وله علاقة بمذكرة الاهتلاك هذه.
- إدراج: ويتم من خلال هذا الزر إدراج الأصول التي نود اهتلاكها حيث أنه عند ضغط هذا الزر تظهر النافذة التالية:
حيث إما نختار نوع الأصل ونضغط إدراج فيتم حساب الاهتلاك لكل الأصول الموجودة ضمن هذا النوع المختار. أو نقف في حقل الأصل ونضغط F4 أو نضغط على علامة المجهر فتظهر قائمة بالأصول الموجودة في الشركة ونختار منها الأصل الذي نريد اهتلاكه كما يبين الشكل التالي:
وبعد إدراج الأصل المطلوب وحفظ المذكرة نقوم من زر “عمليات” بتوليد قيد ثم ندخل على هذا القيد ونقوم بترحيله كما تبين الأشكال التالية:
