القيود المخصصة تعتبر وسيلة مهمة لتخصيص الحسابات المالية وتبسيط عمليات التسجيل المحاسبي. يمكنك إنشاء قيود مخصصة لتخصيص حسابات معينة لاستخدامات محددة، مما يوفر الكثير من الجهد والوقت.
:انشاء سند قيد مخصص جديد #
لإضافة سجل جديد لقيد مخصص، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- الانتقال إلى قائمة “تعاريف” في البرنامج
- اختيار “أنواع القيود المخصصة
- ” النقر على زر “إضافة سجل جديد” في شريط أدوات النافذة
- . سيتم فتح نافذة جديدة تسمح لك بإدخال البيانات المطلوبة لتخصيص الحساب المالي وتحديد الاستخدام الذي ترغب في تطبيقه. من خلال توفير البيانات المطلوبة،
مثال على ذلك تخصيص الحسم الممنوح لغاية معينة:
نقوم بإدخال البيانات التالية وفقت ما يلي:
الاسم: حسم ممنوح.
الاختصار: ح.ن.ممنوح.
الحساب: حسم نقدي ممنوح.
عنوان عمود الدائن: المبلغ المحسوم.
الأعمدة: نلغي التفعيل عن عمود المدين والذي يمثل الطرف الذي سيقوم البرنامج بتوليده تلقائياً وهو حساب الحسم الممنوح ونفعل عمود الدائن والذي يمثل الحقل المتغير وهو الزبون. وذلك كما في الشكل التالي:
.
.
وعند عودتنا إلى قائمة “قيود” سيظهر قيد الحسم الممنوح.
وهذه العملية ستوفر لك الوقت والجهد بشكل كبير وتجعل عملية تسجيل الحسومات الممنوحة للزبائن أكثر فاعلية وسهولة.
استخدام وتعريف مقبوضات الصندوق: #
من خلال الوصول إلى قائمة “القيود” والضغط على “مقبوضات الصندوق”، يمكنك إدخال جميع الدفعات النقدية التي تدخل إلى الشركة والتي يتم دفعها من قبل أي طرف خارجي مثل الزبائن أو أي طرف داخلي مثل العمال. باستخدام هذا السند، يمكنك تسجيل جميع العمليات النقدية بشكل فعال ودقيق، وضمان بقاء سجلات الشركة محدثة ومرتبة.
في نافذة “قيد المقبوضات” يمكنك إدخال المعلومات الأساسية لعمليات القبض والتي تشمل الرقم، التاريخ، العملة، والفرع الذي تتم لصالحه عملية القبض. ومن ثم، يمكنك إدخال معلومات كل عملية قبض بما في ذلك المبلغ والحساب الخاص بالجهة التي تتم منها القبض، وكذلك البيان ورقم الوثيقة والعملة والمعادل. عند إدخال جميع هذه المعلومات بشكل دقيق، سيتم تسجيل العملية بشكل صحيح في سجلات الشركة وسيتمكن النظام من توليد التقارير الضرورية وتحديث الحسابات بشكل مناسب كما هو موضح بالشكل التالي:
.
.
تعريفات القيد المخصص: #
يمكننا التحكم في إعدادات قيد المقبوضات من خلال الانتقال إلى قائمة “تعاريف” ومن ثم النقر على “أنواع القيود المخصصة”. بعد ذلك، يمكننا الانتقال إلى سجل “مقبوضات الصندوق” حيث ستظهر لنا النافذة التالية التي تحتوي على إعدادات قيد “مقبوضات الصندوق”. تتضمن هذه الإعدادات الحقول التالية:
الاسم: وهو عبارة عن الاسم العربي الذي سيظهر في قائمة ” قيود”.
الاسم اللاتيني: وهو الاسم الذي سيظهر في قائمة ” قيود” في حال كانت لغة الواجهة انكليزية.
اختصار: وهو الاسم الذي يظهر في التقارير.
إظهار حقل الحساب الافتراضي: عند تفعيل هذا الخيار يتم إظهار الحساب الافتراضي في نافذة القيد المخصص حيث انه سوف نكتفي بوضع الطرف الثاني من القيد والذي هو الطرف الدائن في حالة مقبوضات الصندوق وعند إلغاء هذا الخيار فتصبح نافذة سند القيد المخصص مثل نافذة سند القيد العادي يتم من خلالها إدخال سند قيد من طرفين متوازنين.
الحساب: وهو الحساب النقدي (صندوق أو مصرف) والذي سيتم ترحيل المبلغ المقبوض إليه بشكل تلقائي. أي هو الطرف المدين من القيد الناتج عن عملية القبض.
عنوان القائمة الفرعية: يمكننا من خلال هذا الحقل أن نعرف قائمة فرعية ما فيتم إظهار قيد المقبوضات في قائمة “القيود” في القائمة الفرعية التي تم تعريفها.
اعدادات القيد المخصص: #
منع تغيير الحساب الافتراضي: عند تفعيل هذا الخيار فإنه عند وضعنا للحساب الافتراضي هو الصندوق فلا يمكننا تغيير هذا الحساب في نافذة مقبوضات الصندوق وسيظهر حقل الحساب في رأس النافذة كحقل للقراءة فقط. أما إذا لم نفعل هذا الخيار فسيظهر حقل الحساب في النافذة السابقة كحقل قابل للتعديل ويمكننا تغييره من حساب الصندوق إلى حساب المصرف مثلاً.
الحساب الافتراضي مطلوب: عند تفعيل هذا الخيار يصبح الحساب الافتراضي مطلوباً في رأس السند المخصص أما عند عدم تفعيل هذا الخيار فتصبح نافذة سند القيد المخصص مثل نافذة سند القيد العادي يتم من خلالها إدخال سند قيد من طرفين متوازنين.
توليد حركة مقابلة لكل قلم: لتوضيح هذا الخيار نفرض أننا قبضنا 6500 ل.س من الزبون هشام و5000 ل.س من حسام وكتبنا هذه العملية من خلال نافذة مقبوضات الصندوق كما يلي:
.
.
في حال عدم تفعيل هذا الخيار يتم كتابة قيد واحد بالنسبة لكل من الزبونين وهذا القيد يظهر في الشكل التالي:
.
.
أما عند تفعيل هذا الخيار فيتم كتابة قيد منفصل لكل سطر من الأسطر الموجودة في سجل مقبوضات الصندوق الذي قمنا بإدخاله. وذلك كما يبين الشكل التالي:
.
.
استخدام عملة رأس السند المخصص: عند تفعيل هذا الخيار فإن الحركة المقابلة تتولد بعملة ومعادل رأس السند المخصص.
يفضل استخدام خيار “استخدام عملة راس السند المخصص” لأن الفائدة من هذا الخيار هي المحافظة على حركة حساب رأس السند المخصص بعملته بغض النظر عن عملة الحركة.
مثال للتوضيح: حساب رأس السند المخصص هو صندوق الليرة السورية، ولدي زبون أتعامل معه بالدولار، قبضت من الزبون مبلغ (1000$ عند سعر 1000 ل.س للدولار) فإن القيد المحاسبي سيكون كما يلي:
.
.
استخدام عملة القلم: عند تفعيل هذا الخيار فإن الحركة المقابلة تتولد بعملة ومعادل كل قلم.
مثال للتوضيح: حساب رأس السند المخصص هو صندوق الليرة السورية، ولدي زبون أتعامل معه بالدولار، قبضت من الزبون مبلغ (1000$ عند سعر 1000 ل.س للدولار) فإن القيد المحاسبي سيكون كما يلي:
.
.
افتراضي: #
الفرع: والفرع الذي يتم وضعه هنا هو الفرع الافتراضي الذي سيتم إدراجه بشكل تلقائي إلى نافذة مقبوضات الصندوق عند فتح قيد مقبوضات جديد، ولكن يمكننا تغيير هذا الفرع متى أردنا ذلك، وإدخال الفرع هنا يدلنا على الفرع الذي تمت عملية القبض لصالحه، وإدخال الفرع يفيد أيضاً عند طلب تقارير أو حسابات ختامية على مستوى الفروع.
مستوى السرية: ندخل في هذا الحقل مستوى السرية الافتراضي لقيود المقبوضات. وهذا المستوى غير إلزامي بالنسبة لكل قيود المقبوضات حيث أنه يمكننا تغيير هذا المستوى بالنسبة لأي قيد مقبوضات صندوق. ويفيد تحديد مستوى السرية عند تحديد صلاحيات مستخدمي البرنامج.
القيد الناتج: #
الرقم الفرعي: يمكننا من خلال هذا الحقل أن نولد رقم فرعي للقيد الناتج عن مقبوضات الصندوق بشكل آلي ويمكننا هنا أن نختار طريقة توليد الرقم الفرعي هل هو “مستقل” أو يمكننا اختيار سلسلة ما وربط أكثر من قيد مخصص على سلسلة واحدة فيتم توليد الرقم الفرعي للقيد الناتج بحيث يكون متسلسل ومرتبط مع الأرقام الفرعية للقيود الناتجة عن القيود المخصصة الأخرى في حال ربطهم على ذات السلسلة. ونختار في الحقل السابق خيار “بلا” في حال عدم رغبتنا بتوليد رقم فرعي للقيد الناتج عن نافذة “مقبوضات الصندوق”. #
جدول: #
اللون الأول، اللون الثاني: يتم من خلال الألوان في الحقل السابق التحكم بالألوان التي ستظهر بشكل متناوب في أسطر قيد مقبوضات الصندوق.
عنوان المدين، عنوان الدائن: يمكننا من خلال هذين الحقلين أن نختار مسميات لحقول المبالغ التي تظهر في القيود المخصصة. فمثلاً يمكننا أن نختار تسمية المبلغ المقبوض بدل تسمية “دائن” ويمكننا أيضاً أن نختار تسمية المبلغ المدفوع بدل تسمية “مدين”.
الأعمدة: يمكننا من خلال هذا الخيار تفعيل الأعمدة التي نرغب بظهورها في نافذة مقبوضات الصندوق ويمكننا أيضاً التحكم بترتيب ظهور هذه الأعمدة من خلال الأسهم الظاهرة في الأعلى.
خيارات: #
وتضم هذه الخيارات ما يلي:
منع تغيير الفرع الافتراضي: عند تفعيل هذا الخيار فإنه عند وضعنا للفرع الافتراضي هو فرع دمشق فلا يمكننا تغيير هذا الفرع في نافذة مقبوضات الصندوق وسيظهر حقل الفرع في رأس النافذة كحقل للقراءة فقط. أما إذا لم نفعل هذا الخيار فسيظهر حقل الفرع في النافذة السابقة كحقل قابل للتعديل ويمكننا تغييره من فرع دمشق إلى فرع حلب مثلاً.
ترحيل مباشر للحسابات: عند تفعيل هذا الخيار يتم ترحيل القيد الناتج عن سجل المقبوضات بشكل تلقائي، أما عند عدم تفعيل هذا الخيار فيجب علينا أن ندخل إلى نافذة القيد ونقوم بترحيل هذا القيد بشكل يدوي من زر “عمليات” أو من خلال نافذة “معالجة سندات القيد” من قائمة “القيود”.
منع تغيير الترقيم التلقائي، منع تغيير التاريخ الافتراضي: عند تفعيل هذين الخيارين فإنه يتم إظهار حقلي الرقم والتاريخ في “مقبوضات الصندوق” كحقلين للقراءة فقط ولا يمكننا تغييرهما بل يتم جلبهما بشكل آلي. الرقم يتم جلبه كرقم متسلسل، ويتم جلب تاريخ اليوم في حقل التاريخ.
منع تغيير عملة الحساب: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يتم إقفال حقل العملة في رأس السند المخصص وذلك لمنع تغيير العملة.
الرقم الفرعي: في حال عدم التحديد: وهنا يوجد ثلاثة خيارات:
سماح: أي لا تظهر أي رسالة عند عدم تحديد الرقم الفرعي.
تنبيه: هنا يتم تنبيه المستخدم إلى أن هناك رقم فرعي لم يتم تحديده وللمستخدم الخيار هنا إما المتابعة أو العودة للقيد لتصحيح الوضع.
منع: هنا يتم منع المستخدم من الاستمرار في حفظ السجل وللمستخدم خيار واحد وهو العودة إلى الفاتورة وتصحيح الوضع.
الرقم الفرعي #
تكرار الرقم الفرعي: وتشبه معاملته معاملة الرقم الفرعي في حال عدم التحديد مع فارق أن التنبيه والمنع بالنسبة لتكرار الرقم الفرعي يتم اختباره إما على مستوى نفس النوع أي ضمن قيد مقبوضات الصندوق فقط أو على مستوى جميع الأنواع أي مقبوضات الصندوق ومدفوعات الصندوق ويومية الصندوق …الخ.
خيارات البنود #
في حال تكرار الحساب أكثر من مرة: وهنا يوجد ثلاثة خيارات أيضاً إما السماح بالعملية أو تنبيه المستخدم أن هنالك تكرار مع إمكانية الاستمرار في حفظ السجل أو منع المستخدم من حفظ السجل في حال وجود تكرار لحساب ما في ذات السجل.
مدفوعات الصندوق، يومية الصندوق: تعامل معاملة نافذة مقبوضات الصندوق.
.
