تتألف الفواتير بشكل رئيسي من الأجزاء التالية الظاهرة في الشكل التالي:
.
.
الأجزاء الرئيسية للفاتورة الافتراضية:
رأس الفاتورة: #
ويتضمن رأس الفاتورة الحقول التالية:
رقم: #
وهو الرقم الأساسي للفاتورة ولا يقبل التكرار، وإما يتم إدخاله يدوياً أو إذا لم يتم ذلك فإنه يتم ترقيم الفاتورة بشكل تلقائي أرقام تصاعدية متسلسلة.
رقم فرعي: #
وهذا الرقم يتم إدخاله بشكل يدوي حصراً، وفي معظم الأحيان يكون هذا الرقم هو رقم الوثيقة أو المرجع الذي نسجل الفاتورة على أساسه وذلك لكي نعود إلى هذا الرقم عند الحاجة إليه.
التاريخ: #
يُستخدم حقل “التاريخ” لتحديد تاريخ العملية المالية، سواء كانت عملية شراء أو بيع أو غير ذلك. يتم تعبئة هذا الحقل تلقائيًا بتاريخ اليوم، ولكن في حال رغبتنا في تسجيل العملية بتاريخ غير تاريخ اليوم، يمكننا إدخال التاريخ يدويًا. يجب أن يكون التاريخ المُدخل ضمن حدود الفترة المحاسبية الافتراضية.”
البيان: #
ويمكننا في هذا الحقل إدخال الملاحظة التي نريدها والخاصة بهذه الفاتورة.
حساب العميل: #
وهنا يتم وضع حساب العميل الذي له علاقة بهذه الفاتورة. ويمكن أن يكون العميل مورداً في فاتورة الشراء أو زبوناً في فاتورة البيع.
السيد: #
“يتم استخدام حقل “السيد” بشكل أساسي لغرضين رئيسيين. الأول هو استخدامه كحقل طباعي، عندما نحتاج إلى طباعة اسم العميل بشكل مختلف عن الاسم الذي تم تسجيله في سجل الحسابات. الغرض الثاني والأهم هو تسجيل حساب العميل عند عمليات الشراء والبيع نقدًا، حيث يتم تسجيله في هذا الحقل في حال كان العميل موردًا نقديًا أو زبونًا نقديًا. وفي بعض الحالات، قد نرغب في الحصول على معلومات عن العملاء الذين يتعاملون مع شركتنا نقدًا دون فتح حسابات مستقلة لهم في سجل الحسابات، ولذلك نقوم بتسجيل اسم العميل الفعلي في حقل “السيد”، مما يمكننا من طلب التقارير باستناد إلى هذا الحقل.”
طريقة الدفع: #
ولدينا ثلاثة طرق أساسية لدفع القيمة المستحقة عن الفاتورة:
نقدي: أي قبضنا أو دفعنا قيمة البضاعة نقداً.
أجل: أي أن قيمة البضاعة ستسجل على حساب الزبون أو لحساب المورد.
ورقة تجارية: أي أن قيمة البضاعة حولت إلى ورقة تستحق الدفع بعد فترة محددة في الورقة.
المستودع: #
وهنا نحدد المستودع الذي تدخل إليه أو تخرج منه المواد الواردة في الفاتورة.
مركز كلفة مدين: وهنا يتم تحديد مركز كلفة يتم تحميله بقيمة المواد الواردة في الفاتورة بطرفه المدين.
مركز كلفة دائن: وهنا يتم تحديد مركز كلفة يتم تحميله بقيمة المواد الواردة في الفاتورة بطرفه الدائن.
العملة: #
نختار من هذا الحقل العملة التي تقيم بها المواد في الفاتورة.
المعادل: نقوم في هذا الحقل بإدخال معادل العملة المدخلة في الحقل السابق بالنسبة للعملة الرئيسية، وإذا كان إدخالنا يتم بالعملة الرئيسية فيتم تلقائياً وضع الرقم واحد في هذا الحقل.
الحسابات: #
الحساب النقدي: ويتم في هذا الحقل وضع الحساب الذي سنقبض أو ندفع عن طريقه قيمة البضاعة الواردة في الفاتورة. وقد يكون هذا الحساب الصندوق أو المصرف.
حساب المواد: يتم في حساب المواد وضع الحساب الذي سيتم تحميل حساب المواد المدرجة في الفاتورة إليه، مثل حساب المشتريات، المبيعات، مردودات المشتريات، أو مردودات المبيعات وغيرها. يجدر بالذكر أن تحديد هذا الحساب ليس إلزاميًا. في حالة عدم تحديد حساب المواد في هذا الحقل، سيتم أخذ حساب المواد من الزمرة المحاسبية للمادة إذا كان موجودًا، وإذا لم يكن كذلك، سيتم أخذ حساب المواد الموجود في إعدادات الفاتورة.
الحالة: #
وهذه الخانة للقراءة فقط ولا يمكن تعديلها وتبين أمرين وهما: إذا ما كانت هذه الفاتورة مثبتة من جهة، وإذا ما كان هناك قيد ناتج عن هذه الفاتورة من جهة أخرى.
صفحة المواد: #
تُستخدم هذه الصفحة لإدخال المواد التي تحتاج إلى تحويلها من أو إلى المستودعات، مع إدخال الكمية والسعر والوحدة.
طريقة اولى:
يمكن إدخال المواد من خلال حقل المادة بكتابة رقمها أو اسمها أو جزء من الاسم. إذا كانت المادة الوحيدة التي تحتوي على الجزء المكتوب، سيتم جلب المادة تلقائيًا. أما إذا كان الجزء المكتوب مشتركًا بين عدة مواد، ستظهر نافذة تحتوي على أسماء المواد ذات الصلة، حيث يمكن اختيار إحدى المواد بشكل اختياري، ثم الضغط على “موافق” لجلبها إلى صفحة المواد.. لاحظ الشكل:
.
.
طريقة طلب ثانية: #
ويمكننا جلب المادة أو مجموعة مواد إلى صفحة المواد بالوقوف على خانة المادة ومن ثم الضغط على مفتاح الــ F4أو إشارة المجهر الموجودة على يسار الحقل ومن ثم كتابة جزء من اسم المادة فيتم بشكل تلقائي إجراء فلتره على أسماء المواد ويتم جلب أسماء المواد التي تحوي الجزء الذي كتب فقط, ثم بعد ذلك يمكننا اختيار المادة المطلوبة ثم نضغط موافق, ويمكننا أيضاً أن نختار أكثر من مادة في نفس الوقت وذلك بالضغط على مفتاح الـ “Ctrl” الكونترول في لوحة المفاتيح ومن ثم نضغط على المواد المطلوبة واحدة تلو الأخرى بواسطة الزر الأيسر للماوس ومن ثم نضغط موافق فيتم جلب كل المواد التي تم تحديدها دفعة واحدة إلى صفحة المواد.
بمجرد جلب اسم المادة، يمكن إدخال الكميات والأسعار، حيث سيتم احتساب حقل الإجمالي تلقائياً وذلك عن طريق ضرب الكميات بالأسعار. أما بالنسبة للكميات، فيتم إدخالها يدوياً وفقًا للوحدة التي تم اختيارها. على سبيل المثال، إذا كانت الوحدة الافتراضية قطعة أو صندوق، فيجب أن تكون الكمية المدخلة متناسبة مع الوحدة الافتراضية المحددة في بطاقة المادة.كما في الشكل التالي:
.
.
لكن في بعض الأحيان لا يمكننا إدخال الكمية بشكل مباشر وإنما نحتاج إلى حقلين أو أكثر، حيث أن الكمية تعتمد في بعض الأحيان على أكثر من حقل.
مثال: #
نفس مثال معمل الرخام السابق وبفرض أن الكمية تساوي الطول ضرب العرض ضرب عدد القطع ذات نفس المساحة تقسيم 10000 للتحويل من السنتيمتر المربع إلى المتر المربع لأن الطول والعرض تدخل بالسنتيمتر. لتطبيق المعادلة السابقة على الفاتورة نقوم بما يلي:
نذهب من قائمة “تعاريف” إلى “أنواع الفواتير” ثم ننتقل إلى فاتورة المبيع من الزر الأخضر للتنقل بين السجلات فتظهر لدينا نافذة تحوي إعدادات فاتورة المبيع ومن خلالها نجري التعديلات اللازمة لتطبيق المعادلة السابقة وذلك بتفعيل أعمدة الطول والعرض والكمية الحرة من شريط الأعمدة الظاهر في الشكل التالي:
.
.
وعند إجراء هذا التعديل على فاتورة المبيع وعودتنا لهذه الفاتورة يمكننا أن نجلب مادة الرخام ثم ندخل الطول والعرض والكمية الحرة للقطع المباعة وسيتم بشكل تلقائي جلب الكمية المباعة بالأمتار المربعة إلى حقل الكمية. فبفرض أننا بعنا نقداً عشر قطع رخام طول كل منها 200 سم وعرض كل منها 150 سم وسعر المتر المربع من الرخام 1200 ل.س فسيكون شكل الفاتورة الناتج كما يلي:
.
.
خيارات الزر الأيمن: #
ويوجد خيارات أخرى في صفحة المواد تظهر عند الضغط بزر الماوس الأيمن على اسم أحد الأعمدة (المادة، الكمية، السعر الإفرادي، الوحدة…. الخ) ويحوي الشريط على الخيارات الإضافية التالية:
خيارات الفرز: #
الفرز الأصلي: عند استخدام هذا الخيار يتم ترتيب المواد في الفاتورة بحسب الترتيب الذي أنزلناه عند إدراج المواد.
فرز تصاعدي: وهنا يتم ترتيب المواد في الفاتورة بحسب رمزها من الأصغر إلى الأكبر.
فرز تنازلي: وهنا يتم ترتيب المواد في الفاتورة بحسب رمزها من الأكبر إلى الأصغر. #
البحث:
ونستخدم هذا الخيار إذا كان لدينا فاتورة فيها عدد كبير من المواد ونريد جلب مادة معينة من هذه المواد عندئذ نضغط بالزر الأيمن للماوس على عنوان حقل “المادة” ومن ثم نضغط البحث فتظهر لنا نافذة البحث وبعد ذلك ندخل اسم المادة المطلوبة ونضغط “بحث عن التالي” فيتم الانتقال إلى المادة التي تحمل نفس الاسم والرقم في الفاتورة، ويمكن أن تكون هذه المادة متكررة أكثر من مرة في الفاتورة عندئذ نضغط على زر التالي مرة أخرى. والأشكال التالية توضح شريط الخيارات الإضافية ونافذة البحث:
.
.
التصفية: #
يمكنك استخدام عملية التصفية لعرض فقط البيانات التي تنطبق على شرط معين. على سبيل المثال ، إذا كان لديك فاتورة تحتوي على مئات العناصر وترغب في عرض فقط العناصر التي تحتوي على الرخام كمواد، يمكنك القيام بذلك من خلال النقر بزر الماوس الأيمن على عنوان حقل “المادة” ومن ثم اختيار “التصفية” ومن ثم اختيار “يساوي”. سيطلب منك إدخال القيمة التي ترغب في التصفية عليها، وبمجرد إدخال “الرخام” والضغط على موافق، ستظهر فقط الصفوف التي تحتوي على “الرخام” كمواد، دون حذف الصفوف الأخرى. في الشكل التالي:
.
.
أما خياري فارغ وغير فارغ فوظيفتهما جلب السجلات التي لم ندرج فيها أي معلومات فمثلاً إذا ضغطنا على عنوان عمود الطول بالزر الأيمن للماوس ومن ثم ضغطنا “التصفية” ومن ثم “فارغ” فسيتم جلب أسطر المواد التي لم ندخل فيها معلومات عن الطول. وخيار غير فارغ عكس الخيار السابق.
ملاحظة هامة:
إن خيار التصفية السابق يختلف عن خيار التصفية الموجود في شريط أدوات الفاتورة. حيث أن خيار التصفية السابق يتم ضمن بنود الفاتورة ذاتها ويتم وضع الشرط بناء على المعلومات الموجودة في أعمدة صفحة المواد مثل اسم المادة والكمية والسعر…. الخ، أما خيار التصفية الموجود في شريط أدوات الفاتورة فيتم ضمن كافة سجلات الفواتير الموجودة في نافذة الفاتورة وذلك على مستوى جميع الحقول الموجودة في الفاتورة باستثناء حقول بنود المواد، مثل حساب العميل، طريقة الدفع…. الخ.
تثبيت التركيز: #
لتثبيت التركيز على أي حقل في الفاتورة، مثل التاريخ أو حساب العميل وغيرها، يمكنك تحديد الحقل المطلوب ثم النقر بزر الماوس الأيمن واختيار خيار “تثبيت التركيز”. بعد ذلك، عند فتح فاتورة جديدة، سيظهر المؤشر تلقائياً في الحقل الذي تم فيه تثبيت التركيز.
تعميم قيمة: #
يمكننا استخدام هذا الخيار لتعميم قيمة معينة على حقل ما من حقول الفاتورة. مثال: تعميم الكمية 5 في حقل الكمية.
افتراضي: #
يتم الاحتفاظ بالقيمة الظاهرة في حقول الفاتورة مثل التاريخ أو حساب العميل أو طريقة الدفع، عند الوقوف في أحد هذه الحقول والضغط على خيار “افتراضي”. عندما يتم فتح فاتورة جديدة، يُدرج تلقائيًا القيمة المحفوظة في الحقل الذي تم الوقوف فيه سابقًا، مثلاً إذا كان تاريخ الفاتورة المظهر 1/7/2010، فإنه يُدرج تلقائيًا في الفاتورة الجديدة التي تم فتحها.
الأسعار: #
تظهر الأسعار في شريط الخيارات الإضافية عند النقر على عنوان عمود “سعر الإفردي”، حيث يظهر مجموعة من الخيارات للتسعير مثل “مستهلك”، “مستهلك خاص”، “نصف جملة”، وما إلى ذلك. عندما يتم اختيار أي من هذه الخيارات، يتم تغيير السعر الموجود في حقل السعر ويتم استحضار السعر المحدد من بطاقة المنتج إذا كان متاحاً. يُظهر الاستخدام العملي لهذه الطريقة في رغبتنا بتسعير الفاتورة للعميل بسعر مختلف عن السعر الافتراضي الموجود في إعدادات الفاتورة..
ملاحظة:
يمكننا من خلال الضغط على المربع الفارغ في زاوية صفحة المواد والذي يقع فوق رقم السطر الأول أن نختصر أشرطة الخيارات الإضافية لمعظم الحقول. فبالضغط بالزر الأيمن للماوس على هذا المربع يظهر شريط خيارات إضافية يتعلق بكل الحقول الموجودة.
ويحتوي على الخيارات التالية:
خيارات الحقل الفارغ: #
- تراجع: إذا رغبنا بالتراجع عن التعديلات الأخيرة على صفحة المواد.
- نسخ: وذلك إذا رغبنا بنسخ بعض الأسطر التي حددناها مسبقاً.
- تحديد الكل: وذلك لتحديد جميع أسطر الفاتورة.
- تحجيم تلقائي للأعمدة: يتم بالضغط على هذا الخيار تصغير أو تكبير الحقول بحيث تظهر بالشكل الأمثل مع مراعاة حجم النافذة الكلي.
- إضافة سطر جديد: فإذا كان آخر سطر في الفاتورة غير فارغ أي يحوي مادة معينة ونرغب بإضافة مادة جديدة نضغط هذا الخيار فيتم إضافة سطر جديد فارغ إلى الفاتورة.
- البحث: ويتم من خلال هذا الأمر البحث عن أي معلومة من أي حقل من الحقول من خلال نافذة البحث الظاهرة في الشكل التالي، حيث أننا نحدد في هذه النافذة الحقل الذي نريد البحث ضمنه والقيمة التي نبحث عنها.
.
.
الفرز: #
يمكننا القيام بعملية فرز لأسطر الفاتورة من خلال نافذة الفرز، حيث يمكننا ترتيب الأسطر تصاعدياً أو تنازلياً واستخدام الأولويات في هذا الفرز. على سبيل المثال، عندما نرغب في ترتيب الأسطر بحسب المادة، يتم اختيار حقل المادة. وفي حال وجود عدة أسطر لنفس المادة، يمكن اختيار حقل الكمية لترتيب هذه الأسطر بحسب الكمية المتوفرة، بالإضافة إلى اختيار الفرز التنازلي مثلاً وتحديد الأولوية في الفرز وفقاً لحقل المادة وحقل الكمية. يتم ترتيب المواد بحسب أرقامها أولاً ثم ترتيب أسطر كل مادة حسب الكمية المتوفرة.. والأشكال التالية للتوضيح:
.
.
إدخال الأرقام التسلسلية للوحدات المشترات:
نقوم بإدخال الأرقام التسلسلية لمادة فعل في بطاقتها في صفحة متقدمة خيار “أرقام تسلسلية” وذلك بالضغط بالزر الأيمن للماوس على سطر المادة في فاتورة الشراء ومن ثم الضغط على “الأرقام التسلسلية” فتظهر على الشاشة نافذة الأرقام التسلسلية، يتم في هذه النافذة إدخال الأرقام التسلسلية للوحدات المشترات من المادة حيث أن النافذة التي تظهر تحوي عدد أسطر بعدد وحدات المادة المشترات. والشكلين التاليين يوضحان ما سبق شرحه:
.
.
صفحة المصاريف: #
ندرج في هذه الصفحة المصاريف التي دفعناها لهذه الفاتورة بالذات. مثال: بفرض أننا اشترينا عدد من سيارات الكيا والهونداي في هذه الحالة نسجل مصاريف الشراء في نفس صفحة المصاريف لنفس الفاتورة وذلك يفيدنا في معرفة المصاريف المدفوعة على الفاتورة من جهة، ويفيدنا في حالة أردنا أن تؤثر هذه المصاريف على كلفة المواد المشترات حيث أننا في هذه الحالة نفعّل في إعدادات الفاتورة خيار “المصاريف تؤثر على الكلفة” كما سيمر معنا لاحقاً فيتم بشكل تلقائي توزيع هذه المصاريف على وحدات المادة المشترات بحسب قيمة كل وحدة. بينما لا يمكننا الاستفادة من هذا الخيار في حالة تسجيل المصاريف بقيد مستقل عن الفاتورة.
وندخل في هذه الصفحة الحساب الخاص بالمصروف في شجرة الحسابات ومبلغ المصروف والحساب المقابل أي كيف تم دفع المصروف (صندوق، مورد، ورقة دفع) والبيان والعملة إذا كانت غير العملة الأساسية والمعادل ومركز الكلفة المدين إذا أردنا تحميل هذه المصاريف على مركز كلفة معين والتاريخ إذا كان مغايراً لتاريخ الفاتورة …الخ. والشكل السابق يوضح صفحة المصاريف.
.
.
صفحة القيد المرفق: #
ونسجل في هذه الصفحة أي سند قيد نرغب بتسجيله غير مصاريف الشراء ويرتبط بهذه الفاتورة بشكل مباشر أو غير مباشر. بفرض أننا دفعنا في وقت شراء المواد مصاريف طعام وشراب 1500 ل.س فنقوم بتسجيلها بالقيد المرفق التالي كما هو واضح في الشكل:
.
.
ذيل الفاتورة: #
يحتوي ذيل الفاتورة على حقول إحصائية هي مجموع الحسميات, مجموع الإضافات, مجموع المصاريف, عدد البنود, مجموع الكميات, الإجمالي, حسم البنود, إضافة البنود. وهذه الحقول لا تتغير إلا بتغير البيانات الموجودة في صفحتي المواد والمصاريف. ويحتوي ذيل الفاتورة أيضاً حقول للإدخال وهي:
الحسم: ويتم في هذا الحقل إدخال الحسم على مجمل الفاتورة إما كنسبة في المربع الأول أو كقيمة في المربع الثاني وكقاعدة ثابتة في الإظهار يتم إظهار الرقم المدخل من قبلنا بخط عريض غامق أما النتيجة الحسابية فيتم إظهارها بخط عادي. مثال: إذا أدخلنا نسبة الحسم 10% فيتم إظهارها بلون غامق وقيمة الحسم بخط عادي أما إذا أدخلنا قيمة الحسم 500 ل.س فيتم إظهارها بخط غامق ونسبة الحسم بخط عادي.
الإضافة: يتم في هذا الحقل إدخال الإضافات على إجمالي قيمة الفاتورة. وقواعد إظهارها نفس قواعد إظهار الحسم السابقة.
الدفعة: يتم في هذا الحقل إدخال الدفعة الفورية المدفوعة على هذه الفاتورة بالذات أما الدفعات اللاحقة فيتم تسجيلها بقيد “مقبوضات الصندوق”.
المندوب: في حال كان لدينا أكثر من مندوب بيع في الشركة فإننا نقوم بربط كل فاتورة بالمندوب الذي باع هذه الفاتورة من خلال حقل “مندوب” وذلك لكي نتمكن من طلب تقارير عن مبيعات كل مندوب كما سيمر معنا لاحقاً في الفصل المتعلق بالتقارير.
إجمالي صافي: #
وهذا الحقل هو عبارة عن نتيجة للعمليات السابقة في صفحة المواد إضافة لحسم وإضافة الفاتورة. وهذا الحقل مرتبط ارتباطاً وثيقاً بحقلي الحسم والإضافة على الفاتورة الموجودين في ذيل الفاتورة, حيث أنه عندما يتم تعديل رقم الصافي زيادة تسجل قيمة الفرق بين مبلغ الصافي قبل التعديل ومبلغه بعد التعديل على أنها إضافة على الفاتورة, أما عندما يتم تعديل رقم الصافي نقصاناً تسجل قيمة الفرق بين مبلغ الصافي قبل التعديل ومبلغه بعد التعديل على أنها حسم على الفاتورة.
.
.
شريط أدوات الفاتورة: #
يحتوي شريط أدوات الفاتورة على نفس الأزرار التي تحدثنا عنها سابقاً وبذات المهام تقريباً: التنقل بين السجلات: للتنقل بين الفواتير, إضافة سجل جديد: لفتح فاتورة جديدة, حفظ: لحفظ الفاتورة الحالية, نسخ: لنسخ الفاتورة الحالية, لصق: للصق الفاتورة المنسوخة, تراجع: للتراجع عن التغييرات الأخيرة التي جرت على الفاتورة, حذف: لحذف الفاتورة الحالية, تحديث: لتحديث الفاتورة الحالية, بحث: وذلك للبحث عن أي رقم أو نص ضمن حقل من الحقول الموجودة في رأس الفاتورة وذيلها, تصفية: لجلب عدد من الفواتير بناء على شرط التصفية الموضوع, فرز: لفرز الفواتير تصاعدياً أو تنازلياً حسب أحد الحقول الموجودة ضمن رأس أو ذيل الفاتورة.
أما زر “العمليات” فيختلف بعض الشيء عن زر “العمليات” في بطاقة المادة أو بطاقة الحساب حيث يحتوي زر “العمليات” في الفاتورة على الأوامر التالية الظاهرة في الشكل التالي:
.
.
سجل المراقبة: #
يمكننا من خلال هذا الأمر أن نستعرض سجلات المراقبة الخاصة بهذا السجل, ويقدم لنا سجل المراقبة معلومات هامة جداً عن المستخدم الذي أضاف هذه الفاتورة أو المستخدم الذي عدلها أو المستخدم الذي حذفها ووقت وتاريخ القيام بالعمليات السابقة والحاسب الذي تمت منه العملية. وسيتم شرح سجل المراقبة بشكل مفصل في فصل لاحق.
صلاحيات الحقول: #
نستخدم هذا الأمر للتحكم بصلاحيات كل مستخدم على حقول الفاتورة وذلك ينطبق على حقول رأس وذيل الفاتورة وينطبق أيضاً على حقول صفحة المواد وصفحة المصاريف وصفحة القيد المرفق وصفحة الأوراق التجارية. وسيتم شرح صلاحيات الحقول في فقرة لاحقة.
إدراج بنود من فاتورة: #
ونستخدم هذا الخيار إذا أردنا أن ندرج فاتورة معينة بناء على المعلومات الموجودة في فاتورة أخرى موجودة في قاعدة بياناتنا. فمثلاً يمكن أن يكون لدينا فواتير شكلية مثل طلبيات من الزبائن أو عروض أسعار نقدمها للزبائن أو يمكن أن نبيع فاتورة كنا قد اشترينا كل أو بعض بنودها سابقاً وهنا عند تنظيم فاتورة نظامية بناء على طلبية معينة أو عرض سعر معين أو فاتورة سابقة نضغط من زر “عمليات” على أمر “إدراج بنود من فاتورة” فتظهر لدينا نافذة الإدراج نضغط فيها على زر عرض فتظهر الفواتير الموجودة في قاعدة بياناتنا ويمكننا قبل الضغط على زر عرض وضع شروط معينة للفواتير المعروضة كأن يتم فقط اختيار فواتير الشراء أو الطلبيات, ثم نختار الفاتورة المطلوبة ثم نختار البنود والمصاريف المطلوب إدراجها ونختار الأعمدة التي نود إدراجها, ثم في النهاية نختار طريقة الإدراج هل هي بنود المواد فقط أو المصاريف فقط أو البنود والمصاريف أو البنود فقط مع توزيع قيمة المصاريف على بنود المواد, فيتم إدراج البنود التي اخترناها ضمن الفاتورة النظامية الفارغة التي كنا فيها وذلك كما يبين الشكل التالي:
.
.
ملاحظة:
خيارات الادراج: #
يوجد لدينا ثلاثة خيارات لإدراج البنود وهي:
من فاتورة محددة: وهنا يجب أن نحدد نوع الفاتورة ورقمها.
مـن فاتورة: وهنا تظهر لدينا العديد من الشروط التي يمكننا من خلالها تحديد الفاتورة كما في الشكل السابق.
من مجموعة فواتير: وهنا يمكننا أن نحدد أكثر من فاتورة فيتم ادراج البنود الموجودة في جميع الفواتير.
القيد: #
قيد: بالضغط على أمر قيد يتم عرض صفحة القيد الناتج عن الفاتورة إذا كانت هذه الفاتورة تولد قيد.
إلغاء القيد: يتم من خلال هذا الأمر إلغاء القيد الناتج عن هذه الفاتورة, لكن الفاتورة تبقى مثبتة أي تؤثر على الكمية الموجودة في المستودع مثلاً إذا كانت تؤثر على المستودع في الأصل.
إلغاء القيد والتثبيت: عند إلغاء القيد والتثبيت يتم حذف قيد الفاتورة ولا يبقى لها أي تأثير على المستودع أو أي تأثير آخر أي تصبح مجرد فاتورة شكلية.
الطباعة: #
طباعة: يتم من خلال هذا الأمر طباعة الفاتورة المطلوبة وفق تصميم افتراضي ثابت موجود في البرنامج ولا يمكن تعديله بشكل جوهري إلا من خلال التعديلات التي تتم على الفاتورة ذاتها.
طباعة مخصصة: يتم من خلال هذا الأمر طباعة الفاتورة بتصميم طباعي نتحكم به من خلال “المصمم الطباعي” الموجود في قائمة “أدوات” والمهم هنا الإشارة إلى أنه عند الضغط على طباعة فاتورة مخصصة تظهر النافذة التالية:
نختار من هذه النافذة أمرين أساسيين هما تصميم الفاتورة الذي صممناه في المصمم الطباعي هذا من جهة ومن جهة أخرى نختار تصميم الصفحة المناسب لتصميم الفاتورة السابق الذي أدخلناه. وبعد ذلك نضغط معاينة فتظهر بيانات الفاتورة التي نريد طباعتها بالتصميم المحدد القابل للتعديل. أو نضغط طباعة لطباعة الفاتورة السابقة بالتصميم المختار. وسنتحدث لاحقاً في المصمم الطباعي عن إنشاء تصميم الفاتورة وتصميم صفحة الفاتورة.
طباعة باركود: نحتاج في بعض الأحيان لطباعة باركود للمواد التي نشتريها لعدم احتوائها على لصاقات باركود من المنشأ, لذلك نضغط على طباعة باركود من فاتورة الشراء فتظهر لنا نفس النافذة السابقة التي نحدد فيها التصميم من جهة والصفحة المناسبة من جهة أخرى وسنتحدث عن تصميم لصاقة الباركود وتصميم صفحة اللصاقة عند شرح المصمم الطباعي.
.
ومن المهم هنا أن نذكر أنه يجب أن يكون هناك باركود للمادة في بطاقتها وذلك إما باركود تلقائي يتم توليده بتفعيل خيار توليد باركود بشكل تلقائي من صفحة إعدادات المواد في “الإعدادات” كما تحدثنا سابقاً، أو باركود مخطط كما تحدثنا عنه سابقاً أيضاً. ويتم استخدام أحد هذين الباركودين عند تصميم لصاقة الباركود.
الاختصارات: يمكننا من خلال هذا الأمر أن ننشئ مهمة مربوطة بهذه الفاتورة تظهر ضمن قائمة المهام وذلك كما سيمر معنا لاحقاً عند الحديث عن قائمة المهام.
.