الجرد المستمر هو نظام يتم فيه تحديث المخزون بشكل فوري ومنتظم، حيث يتم تحديث الجرد بكل عملية تداول في المخزون، سواء كانت عملية بيع أو شراء أو حركة داخل المخزون، ويتم استخدام أنظمة الجرد المستمر في الصناعات التي تتطلب متابعة مستمرة ودقيقة للمخزون،
في ظل استخدام نظام الجرد المستمر فإنه يجب علينا أن نستعيض عن حسابات “المشتريات” و “مردود المشتريات” بحساب “بضاعة في المخزن” او “المخزون” ويخصص حساب “تكلفة بضاعة مباعة” يهدف لتسجيل تكلفة المبيعات ومردودها.
لتفعيل اعدادات الجرد المستمر في برنامج الميزان نتبع الخطوات التالية:
الدخول إلى إعدادات البرنامج من خلال قائمة “أدوات” ثم نقوم بالذهاب الى قائمة “بضاعة آخر المدة” ونختار فيها خيار “عدم جرد بضاعة آخر المدة (حالة الجرد المستمر)” والسبب انه في نظام الجرد المستمر يبقى المخزون في حالة جرد في كل الأوقات وتظهر قيمته في حساب “بضاعة في المخزن” أو حساب “المخزون”.
.
تعريف حساب بضاعة في المخزن #
نذهب لشجرة الحسابات ونعرف حساب “بضاعة في المخزن” يكون حسابه الختامي هو الميزانية كما في الشكل:
.
تعريف حساب تكلفة البضاعة المباعة #
من شجرة الحسابات نعرف حساب “تكلفة البضاعة المباعة” يكون حسابه الختامي إما “المتاجرة” أو “الأرباح والخسائر” حسب سياسة الشركة كما في الشكل:
.
حيث ان هذا الحساب يهدف لتسجيل تكلفة المبيعات من البضائع.
تعريف حساب المبيعات #
ايضاً من شجرة الحسابات نعرف حساب “مبيعات” ويكون حسابه الختامي “متاجرة” اذا كانت الشركة تستخدم الحساب الختامي “المتاجرة” في معرفة مجمل الربح كما في الشكل:
.
تعريف نوع فاتورة شراء #
نذهب إلى قائمة تعاريف ثم نختار أنواع الفواتير ونذهب لفاتورة المشتريات ونعرف كما في الشكل:
.
فئة الفاتورة : شراء
المواد : بضاعة في المخزن
السعر : آخر سعر شراء
الفاتورة لها قيد محاسبي
ولا نفعل خيار جرد مستمر لأن عملية الشراء لها قيد وحيد فقط هو قيد الشراء.
ملاحظة: لا نضع أي شيء في الحسميات او الإضافات عند اتباع نظام الجرد المستمر لان الهدف من هذا الحساب اظهار القيمة الصافية للبضاعة وهذه الحسميات والاضافات تجارية على الفاتورة (تختلف عن حسومات تعجيل الدفع).
تعريف نوع فاتورة مبيع #
ننتقل لفاتورة مبيعات ليكون شكلها كالتالي:
.
فئة الفاتورة: مبيع
المواد : مبيعات
التكلفة : تكلفة البضاعة المباعة
المخزون : بضاعة في المخزن
السعر : المستهلك
الفاتورة لها قيد محاسبي
ملاحظة : نفعل خيار “جرد مستمر” لان المبيعات ومردود المبيعات عمليات لها قيدين في نظام الجرد المستمر.
تعريف نوع فاتورة مردود شراء #
ننتقل لفاتورة مردود المشتريات فتكون كما في الشكل :
.
فئة الفاتورة: مردود مشتريات
المواد: بضاعة في المخزن
الفاتورة لها قيد محاسبي
لا نفعل خيار جرد مستمر
تعريف نوع فاتورة مردود مبيع #
ننتقل لفاتورة مردود مبيعات فتكون كما في الشكل:
.
فئة الفاتورة : مردود مبيعات
المواد : مردود مبيعات
التكلفة : تكلفة البضاعة المباعة
المخزون : بضاعة في المخزن
الفاتورة لها قيد محاسبي
ونفعل خيار جرد مستمر – ليتولد قيدين للعملية
تعريف نوع فاتورة بضاعة أول المدة #
نعرف بطاقة بضاعة اول المدة كما في الشكل:
.
فئة الفاتورة : بضاعة أول
ليس لها قيد محاسبي ولكن لها تأثير على الكميات والكلفة
الهدف من تعريف هذا النوع هو فقط لضبط الحركة المستودعية أثناء عملية تدوير الحسابات.
نعرف بطاقة بضاعة آخر المدة كما في الشكل:
.
تعريف نوع فاتورة بضاعة آخر المدة
فئة الفاتورة : بضاعة آخر المدة
ليس لها قيد محاسبي أو أي تأثير على الكميات أو القيم
الهدف من تعريف هذا النوع هو فقط لضبط الحركة المستودعية أثناء عملية تدوير الحسابات.
نحول حساب “بضاعة في المخزن” الى حساب عميل من خلال الدخول إلى بطاقة الحساب والضغط على زر عمليات واختيار تحويل إلى حساب عميل.
والهدف من التحويل الحساب لعميل لتوليد بضاعة آخر المدة عندما نريد تدوير الحسابات.
عندما نريد تدوير الحسابات نولد بضاعة آخر المدة من خلال قائمة “مواد” / “عمليات الفواتير” / “توليد فواتير بضاعة آخر المدة” ونضع حساب العميل “بضاعة في المخزن” كما في الشكل:
.
