ميزة أرشفة أي نوع من أنواع الملفات مع سجلات البرنامج
تم تطوير عملية تخزين الملفات مع سجلات البرنامج لتشمل معظم أنواع السجلات مثل بطاقة المادة، وبطاقة الحساب، وبطاقة العميل، و الفاتورة، و سند القيد، و سند القيد المخصص، والورقة التجارية، وغيرها من السجلات. وتم تنفيذ هذه الميزة بحيث تغطي معظم أنواع الملفات مثل الصور بأنواعها المختلفة، وملفات الفيديو، وملفات إكسل وورد، وملفات المضغوطة وغير المضغوطة. حيث تم منح المستخدم حرية الاختيار في طريقة إضافة هذه الملفات، سواء بإضافتها إلى قاعدة البيانات أو بإنشاء رابط مباشر بينها وبين قاعدة البيانات لتقليل الحجم العام لقاعدة البيانات. وتم أيضًا تطبيق ضوابط على عملية التخزين بما في ذلك حجم الملفات المرفقة، وبإمكان المستخدم تعديل هذه الضوابط وتكبيرها أو تصغيرها حسب الحاجة. بالإضافة إلى ذلك، تم إضافة تقرير هام لعرض الملفات المرفقة مع سجلات البرنامج، وتم توفير شروط ومرونة واسعة تتيح للمستخدم الوصول إلى الملفات المرفقة المطلوبة بأسهل الطرق الممكنة
كيفية أرشفة ملف مع سجل من سجلات البرنامج: #
يمكننا أرشفة أي ملف من الملفات مع سجل محدد من سجلات البرنامج من خلال فتح السجل المطلوب ومن ثم الضغط على زر المرفقات كما يبين الشكل التالي
.
اقرأ أيضاً : تعريف بطاقة مادة
حيث يظهر في عدة أمور وهي:
إضافة: ويوجد أربعة خيارات لإضافة أي ملف مرفق وهي:
من ملف:يمكننا من خلال هذه الطريقة، أن نقوم بإرفاق ملف بالسجل الحالي بحيث يتم تخزين نسخة من الملف على قاعدة البيانات. وعند ذلك، سيكون بإمكاننا حذف الملف الأصلي المرفق من مساره السابق دون أن يؤثر ذلك على الملف المرفق. هذه الطريقة تسمح لنا بالاحتفاظ بالملفات المرفقة في قاعدة البيانات، لكنها تضيف ضغطًا على حجم القاعدة في حالة كانت الملفات المرفقة كبيرة. #
من ماسح ضوئي: يمكننا من خلال هذه الطريقة أن نقوم بإرفاق صورة مع سجلنا الحالي عن طريق سحب نسخة مباشرة من الصورة عن طريق الماسح الضوئي. وتتماثل هذه الطريقة في الإرفاق مع الطريقة السابقة في أن الملف المُرَفَق يصبح جزءًا من قاعدة البيانات #
التقاط من كاميرا: يمكننا من خلال هذه الطريقة التقاط صورة وربطها مع السجل الحالي، من خلال وصل كاميرا مباشرةً بجهاز الحاسوب. يُشابه هذا الأسلوب الطريقة السابقة فيما يتعلق بأن الملف المرفق يصبح جزءاً من قاعدة البيانات #
ارتباط بملف: يمكننا من خلال هذه الطريقة إرفاق ملف بالسجل الحالي حيث يتم تخزين رابط الملف فقط في قاعدة البيانات وليس الملف بكامله. إذا تم حذف الملف الأصلي المرفق من مساره السابق، لن يبقى موجودًا كملف مرفق في البرنامج. من الضروري أن يحتفظ المستخدم بالملفات المرفقة في مجلد محدد على الكمبيوتر وأن يحافظ على سلامة هذا المجلد. هذه الطريقة تسمح لنا بربط الملفات بقاعدة البيانات بدون أن تؤثر على أداء قاعدة البيانات بغض النظر عن حجم الملفات المرفقة. #
إدارة: يمكننا من خلال هذه النافذة أن نتحكم بالملفات المرفقة الموجودة من حيث الإضافة والحذف وتغيير الاسم والعرض والحفظ في مسار آخر على الأقراص. وتحوي هذه النافذة كما هو واضح في الشكل التالي على الأمور التالية: #
.
اضافة: يمكننا من خلال هذا الزر إضافة ملف مرفق جديد إلى السجل الحالي.
تحرير: يمكننا من خلال هذا الزر تحرير الملف المرفق بحيث يمكننا تغيير اسمه أو تغيير الملف المرفق من خلال تغيير مساره كما توضح النافذة السابقة
حذف: يمكننا من خلال هذا الزر حذف الملف المرفق.
عرض: يمكننا من خلال هذا الزر استعراض الملف المرفق.
حفظ باسم: يمكننا من خلال هذا الزر حفظ نسخة من الملف المرفق على أقراص الكمبيوتر.
- كيفية وضع ضوابط وإعدادات خاصة بعملية الأرشفة:
يمكننا وضع ضوابط لعملية الأرشفة من نافذة الإعدادات العامة من صفحة الأرشفة حيث يمكننا من خلال هذه الصفحة تحديد حجم معين للمرفق بحيث ينبهنا البرنامج في حال تجاوز حجم الملف المرفق للرقم المحدد أو يمكننا تحديد حجم مرفق بحيث يمنعنا البرنامج في حال تجاوز حجم الملف المرفق للرقم المحدد من إرفاق هذا الملف. والشكل التالي للتوضيح:
.
ملاحظة هامة:
في الحقلين السابقين يجب أن يكون حجم التنبيه أقل من حجم المنع. فمن المنطقي مثلاً أن ينبهنا البرنامج عندما يكون حجم الملف 100 كيلو بايت وأن يمنعنا من إضافته عندما يكون حجمه 500 كيلو بايت ولكن العكس غير منطقي أبداً.
استعراض الملفات التي تم أرشفتها من خلال تقرير معالجة الوثائق: #
يمكننا استعراض كافة الملفات التي تم أرشفتها من خلال نافذة معالجة الوثائق وتحوي هذه النافذة على مجموعة متنوعة من الشروط والتي تمكننا من إجراء عملية تصفية على الملفات المرفقة الظاهرة في هذه النافذة. حيث تحوي هذه النافذة كما هو واضح في الشكل التالي على الحقول التالية:
.
اسم الملف: يمكننا أن نحدد في هذا الحقل اسم فيتم عرض الملفات المرفقة التي تحمل هذا الاسم.
مسار الملف: نحدد في هذا الحقل مسار فيتم عرض الملف المرفق الذي يملك هذا المسار.
حجم الملف: أكبر من: نحدد في هذا الحقل رقم فيتم عرض الملفات المرفقة التي حجمها أكبر من هذا الرقم. أصغر من: نحدد في هذا الحقل رقم فيتم عرض الملفات المرفقة التي حجمها أصغر من هذا الرقم.
من تاريخ، إلى تاريخ: نحدد في هذين الحقلين مجال زمني فيتم عرض الملفات المرفقة التي تم إضافتها في هذا المجال الزمني.
نوع الأب: نحدد في هذا الحقل نوع السجل المرتبط فيه الملف المرفق كالفاتورة أو بطاقة المادة …الخ. فعند تحديد بطاقة المادة مثلاً يتم عرض الملفات التي تم إرفاقها مع جميع بطاقات المواد.
وصف الأب: يمكننا من خلال هذا الحقل وضع وصف لبطاقة المادة المطلوبة مثلاً أو بطاقة الحساب المطلوب فيتم عرض الملفات المرفقة المتعلقة بهذه البطاقة فقط (مثلاً وضع اسم المادة فيتم عرض المرفقات الخاصة بهذه المادة).
طريقة الإضافة: يمكننا من خلال هذا الحقل أن نختار مثلاً نوع الإضافة من ملف فيتم عرض الملفات التي تم إرفاقها بهذه الطريقة فقط دون اظهار الملفات التي تم إرفاقها بالطرق الأخرى.
نوع الملف: يمكننا من خلال هذا الحقل تحديد نوع ملف ما فيتم عرض الملفات المرفقة التي تنتمي لذات النوع. مع ملاحظة أنه لا يظهر في هذه النافذة أنواع افتراضية بل يظهر جميع أنواع الملفات التي تم إضافتها.
عرض: #
نقوم من خلال هذا الزر باستعراض الملفات المرفقة وفق الشروط السابقة.
الأعمدة: #
يمكننا من خلال هذا الزر التحكم بالأعمدة التي ستظهر بالتقرير من خلال تفعيلها في نافذة الأعمدة ويمكننا أيضاً التحكم بترتيب ظهور هذه الأعمدة من خلال الأسهم الزرق الظاهرة في النافذة التالية:
.
طباعة: #
يمكننا من خلال هذا الزر طباعة المعلومات الظاهرة في التقرير السابق.
ملاحظة:
يمكننا أيضاً في النافذة السابقة أن نحدد أي سطر من أسطر الملفات المرفقة الظاهرة في هذا التقرير وأن نستخدم قائمة الزر اليميني للقيام ببعض العمليات على الملف المرفق المحدد وأهمها:
عرض: لعرض الملف المرفق.
تحرير: لتحرير اسم ومسار الملف المرفق.
حفظ باسم: لحفظ الملف المرفق على أحد أقراص الكمبيوتر.
حذف: لحذف الملف المرفق.
فتح الأب: لفتح السجل المرفق فيه هذا الملف.
خيارات النسخ وتحوي على 3 خيارات:
الخلية: لنسخ خلية معينة في الملف المرفق الظاهر في هذا التقرير.
مع عناوين: لنسخ سطر معلومات الملف المرفق الظاهر في هذا التقرير او عدة أسطر مع نسخ عنوان رأس الجدول.
نسخ: لنسخ سطر معلومات الملف المرفق الظاهر في هذا التقرير او عدة أسطر.
.
