بنفس الطريقة أيضاً يمكننا تعريف مراكز كلفة تابعة لفروع الشركة وذلك عندما يكون هناك عمليات تصنيعية في الشركة وتحتاج الشركة لمراكز كلفة لتوزيع التكاليف والمصاريف على هذه المراكز.
مثال: شركة تعمل في مجال صناعة الألبسة وتريد معرفة المصاريف التي يتم تحميلها على كل مرحلة من مراحل عملية التصنيع فتقوم بإنشاء مراكز كلفة مثل مركز القص، مركز الحياكة … الخ.
يوجد خيار “ترحيل رصيد مركز الكلفة عند تدوير قاعدة البيانات” حيث انه عند اختيار هذا الخيار نستطيع تدوير رصيد مركز الكلفة هذا وإذا لم يتم اختياره فان البرنامج يهمل رصيد مركز الكلفة اثناء التدوير.
.
.
راجعة فقرة تعريف بطاقات الفروع
فكرة مركز الكلفة: #
مراكز الكلفة توفر معلومات إحصائية مهمة عن نشاطات الشركة، وهذه المعلومات تكون متوازية ولا تتعارض مع المعلومات المحاسبية والمستودعية التي يوفرها البرنامج. وتتمتع مراكز الكلفة بمرونة في الاستخدام، حيث يمكن استخدامها في العديد من الحالات وعلى مستويات مختلفة. يمكن استخدامها فقط في القيود أو فقط في الفواتير، أو في كل منهما معاً.
وفيما يلي شرح كامل عن تعريف مراكز الكلفة واستخدامها في التقارير والتقرير الخاص بمراكز الكلفة مع أمثلة تطبيقية عن استخدام مراكز الكلفة في الشركات.
تعريف مراكز الكلفة: #
يمكننا تعريف مراكز الكلفة وذلك بالانتقال من قائمة “تعاريف” إلى “شجرة الفروع” ومن ثم الضغط على زر “إضافة مركز كلفة” كما في الشكل التالي:
.
.
عندها تفتح نافذة مركز الكلفة يمكننا من خلالها تعريف مركز الكلفة كما في الشكل التالي:
.
.
ملاحظة:
عندما يكون هناك عدة فروع في قاعدة البيانات فهنا عند تعريف مركز الكلفة نحن أما احتمالين يتحدد من خلالهما نوع مركز الكلفة حيث يوجد نوعين لمركز الكلفة:
مركز كلفة مستقل: #
أي لا ينتمي لفرع محدد ويمكننا استخدامه في أي فرع من الفروع المعرفة. ويمكننا تعريفه من خلال تحديد شجرة الفروع ومن ثم الضغط على إضافة مركز كلفة فيتم تعريف مركز الكلفة بحيث يكون مستقل ولا ينتمي لأي فرع كما في الشكلين السابقين.
مركز كلفة تابع لفرع: #
أي ينتمي لفرع محدد ويمكننا استخدامه في هذا الفرع فقط دون غيره من الفروع. ويمكننا تعريفه من خلال تحديد أحد الفروع المعرفة في شجرة الفروع ومن ثم الضغط على إضافة مركز كلفة فيتم تعريف مركز الكلفة بحيث يكون تابع لهذا الفرع ولا ينتمي لأي فرع آخر كما في الشكلين التاليين:
.
.
تفعيل حقول مراكز الكلفة في القيود والفواتير والأوراق التجارية: #
يمكننا تفعيل حقول مراكز الكلفة في سند القيد العادي من خلال الانتقال من قائمة “أدوات” إلى “الإعدادات” ومن ثم فتح صفحة “سند القيد” ومن ثم تفعيل حقلي “مركز كلفة مدين” و “مركز كلفة دائن” كما في الشكل التالي:
.
.
كما يمكننا تفعيل حقول مركز الكلفة في القيود المخصصة كقيد المقبوضات وقيد المدفوعات وذلك من خلال نافذة “أنواع القيود المخصصة” كما يوضح الشكل التالي:
.
.
وأما بالنسبة للفواتير فحقلي مركز الكلفة موجدان في حقول رأس الفاتورة أما إذا رغبنا في إظهار حقول مراكز الكلفة على مستوى بند الفاتورة فيمكننا ذلك من خلال الانتقال إلى إعدادات الفاتورة من نافذة “أنواع الفواتير” كما في الشكل التالي:
.
.
أما في الورقة التجارية فيظهر حقل مركز الكلفة بشكل افتراضي ودون الانتقال إلى أي إعدادات كما توضح النافذة التالية:
.
.
استخدام مركز الكلفة في تقارير البرنامج: #
بعد إدخال مركز الكلفة في القيود يمكننا استخدام مركز الكلفة كشرط تصفية في معظم تقارير البرنامج. وعلى سبيل المثال بفرض أننا أدخلنا عدة مدفوعات صندوق لحساب المصاريف المتنوعة وكان أحدها قد تم تحميله لمركز كلفة “مناقصة مشروع يعفور” كما يوضح الشكل التالي:
.
.
عندها يمكننا طلب تقرير دفتر الأستاذ لحساب المصاريف المتنوعة فتظهر جميع الحركات ويمكننا أن نضع شرط في نافذة التقرير لعرض فقط الحركات التي تمت على مركز كلفة “مناقصة مشروع يعفور” كما في الشكل التالي:
.
.
عندها ستظهر فقط الحركات التي تمت على مركز الكلفة المحدد كما في الشكل التالي:
.
.
حالات استخدام مراكز الكلفة #
الحالة الأولى: شركة خدمية تدفع مصاريف على العديد من المناقصات وتريد استخراج تقرير عن المصاريف التي تم دفعها على كل مناقصة (إدخال مراكز الكلفة في القيود فقط): #
يمكننا تخديم الحالة السابقة من خلال الخطوات التالية:
1-تعريف المناقصات والتي هي عبارة عن مراكز كلفة ويفضل أن نعرف مركز كلفة رئيسي هو مناقصات ومن ثم نعرف ضمنه جميع المناقصات وذلك من شجرة الفروع بتحديد “شجرة الفروع” ومن ثم الضغط على “إضافة مركز كلفة” فنعرف مركز الكلفة الرئيسي الذي هو “مناقصات” كما في الأشكال التالية:
.
.
ثم نعرف مراكز كلفة ضمن المركز الرئيسي السابق وذلك بتحديد مركز الكلفة الرئيسي والذي هو “مناقصات” ومن ثم اضافة مراكز كلفة فرعية ضمنه كما في الأشكال التالية:
.
.
وتصبح شجرة الفروع بعد تعريف مراكز الكلفة كما في الشكل التالي:
.
.
تفعيل مركز الكلفة #
بعد ذلك نقوم بتفعيل حقل مركز الكلفة في قيد “مدفوعات الصندوق” كما في الشكل التالي:
.
.
2-بعد ذلك عند ادخال المصاريف في قيد مدفوعات الصندوق نختار المشروع الذي يخص كل مصروف كما في الشكل التالي:
.
.
3-بعد ذلك يمكننا طلب حركة حساب “المصاريف المتنوعة” مع إظهار حقل مركز الكلفة لتظهر المناقصة التي صرف من أجلها كل مبلغ من المبالغ التي تحرك بها هذا المصروف كما في الشكل التالي:
.
.
عند الضغط على زر “عرض” يظهر التقرير التالي:
.
.
ويمكننا أيضاً طلب جميع الحسابات على مناقصة محددة كما في الشكل التالي:
.
.
عندها بعد الضغط على زر “عرض” ينتج التقرير التالي:
.
.
ويمكننا أيضاً طلب تقرير “دفتر الأستاذ لمركز كلفة” لأحد المناقصات الموجودة فيعطينا جميع الحركات التي تمت على هذه المناقصة كما في الشكلين التاليين:
.
.
كما يمكننا أن لا نحدد أي شرط في التقرير السابق فيعرض لنا التقرير جميع الحركات التي تمت على كافة المناقصات كما في الشكل التالي:
.
.
وبذلك نكون قد أخذنا معلومات وافية عن حركة حسابات المصاريف على مختلف المناقصات ضمن خيارات واسعة يمكننا تفعيلها في التقرير السابق وصولاً للمعلومات المطلوبة.
الحالة الثانية: شركة مقاولات تدير عدة مشاريع وتصرف عليها العديد من المصاريف والمواد وتقبض قيمة تعاقدية عن كل مشروع وتريد استخراج تقرير ما تم صرفه على المشروع من جهة والقيمة التعاقدية للمشروع من جهة أخرى وصولاً إلى ربح كل مشروع (إدخال مراكز الكلفة في القيود والفواتير): #
تتم معالجة حالة شركة مقاولات تدير العديد من المشاريع عن طريق تطبيق مراكز الكلفة من خلال اتباع الخطوات التالية:
1-تعريف المشاريع والتي هي عبارة عن مراكز كلفة ويفضل أن نعرف مركز كلفة رئيسي هو مشاريع ومن ثم نعرف ضمنه جميع المشاريع وذلك من شجرة الفروع بتحديد “شجرة الفروع” ومن ثم الضغط على “إضافة مركز كلفة” فنعرف مركز الكلفة الرئيسي الذي هو “مشاريع” كما في الأشكال التالية:
.
.
ثم نعرف مراكز كلفة ضمن المركز الرئيسي السابق وذلك بتحديد مركز الكلفة الرئيسي والذي هو “مشاريع” ومن ثم اضافة مراكز كلفة فرعية ضمنه كما في الأشكال التالية:
.
.
وتصبح شجرة الفروع بعد تعريف مراكز الكلفة كما في الشكل التالي:
.
.
بعد ذلك نقوم بتفعيل حقل مركز الكلفة في قيد “مدفوعات الصندوق” كما في الشكل التالي:
.
.
3- ونقوم بعد ذلك بتعريف فاتورة خاصة بصرف المواد من المستودع إلى المشاريع بحيث تولد هذه الفاتورة قيد محاسبي على حساب مواد هو “مواد مصروفة لصالح المشاريع” ونضع حساب العميل في هذه الفاتورة “مقابل مواد مصروفة للمشاريع” وكلا الحسابين عائديتهما متاجرة كما يوضح الشكل التالي:
.
.
وهكذا نكون من خلال الخطوات السابقة قد انتهينا من التعاريف اللازمة لمعالجة حالة المقاولات. ولتوضيح طريقة استخدام التعاريف السابقة نفترض المثال البسيط التالي:
مثال عملي: #
– تأسست شركة مقاولات برأسمال قدره 20 مليون ليرة سورية وقد تم وضع كامل رأس المال في صندوق الشركة.
– ثم بعد ذلك قامت الشركة بشراء مواد أولية لازمة للاستخدام في المشاريع بمقدار 10 مليون ليرة سورية.
– ثم بعد ذلك تعاقدت على تنفيذ مشروع بناء كفرسوسة بقيمة تعاقدية بلغت 15 مليون ليرة سورية.
– وقد قامت الشركة بإنجار المشروع وقد صرفت له مواد بمقدار 7 مليون ليرة سورية وصرفت مصاريف مختلفة على هذا المشروع بمقدار 5 مليون ليرة سورية.
والمطلوب اثبات العمليات السابقة محاسبياً ومستودعياً على البرنامج مع ربطها بمراكز كلفة وصولاً إلى الحسابات الختامية من جهة ودفتر أستاذ مشروع بناء كفرسوسة والذي يوضح ربح هذا المشروع.
الحل: (لتبسيط الأرقام سيتم اعتبار الأرقام التالية بملايين الليرة السورية):
– اثـبات رأس مال الشركة: #
ويتم ذلك من خلال القيد الافتتاحي التالي:
.
.
اثبـات شراء المواد اللازمة للمشاريع: #
ويتم ذلك من خلال فاتورة شراء كما في الشكل التالي:
.
.
– اثـبات القيمة التعاقدية لمشروع بناء كفرسوسة والبالغ 15 مليون ليرة سورية: ويتم ذلك من خلال سند قيد عادي له طرفان طرف مدين هو الزبون وطرف دائن هو حساب الإيرادات وليكن “ايرادات المشاريع” وعائدية هذا الحساب متاجرة مع وضع مركز كلفة هو “مشروع بناء كفرسوسة” في حقل مركز الكلفة المدين مقابل حساب “ايرادات المشاريع” كما في الشكل التالي:
.
.
– اثبات المصاريف: #
التي تم دفعها لصالح هذا المشروع والتي تبلغ 5 مليون ليرة سورية: ويتم ذلك من خلال قيد مدفوعات الصندوق والحساب المقابل للصندوق هو “مصاريف متفرقة للمشاريع” مع وضع مركز كلفة دائن هو المشروع مقابل حساب المصاريف كما يبين الشكل التالي:
.
.
– اثبات صرف المواد لصالح هذا المشروع والتي تبلغ 7 مليون ليرة سورية: وذلك من خلال فاتورة “اخراج مواد للمشاريع” مع وضع مركز كلفة دائن هو المشروع في رأس الفاتورة كما يبين الشكل التالي:
.
.
ويكون القيد الناتج عن هذه الفاتورة كما يوضح الشكل التالي:
.
.
بعد ادخال المعلومات السابقة يمكننا استخراج الحسابات الختامية للشركة كحسابي المتاجرة والميزانية كما في الأشكال التالية:
حساب المتاجرة بعد اجراء العمليات السابقة:
.
.
الميزانية الختامية بعد اجراء العمليات السابقة:
.
.
كما يمكننا أن نطلب تقرير دفتر “الأستاذ لمركز كلفة” لمشروع بناء كفرسوسة فيعطينا جميع الإيرادات التي سجلت لصالح هذا المركز وجميع المصاريف التي حملت على هذا المركز ويعطينا أيضاً رصيد هذا المركز والذي هو عبارة عن صافي ربح أو صافي خسارة المركز كما توضح الأشكال التالية:
.
.
