ننتقل إلى عمليات الفواتير من قائمة “المواد” ومن ثم نضغط على “عمليات الفواتير” حيث تظهر نافذة عمليات الفواتير والتي تحوي كما يوضح الشكل التالي على ما يلي:
.
.
إعادة تثبيت الفواتير #
يتم من خلال هذه العملية إعادة تثبيت جميع الفواتير الموجودة في قاعدة البيانات، وتفيد هذه العملية في العديد من الأمور، أهمها إعادة احتساب تكاليف المواد بشكل صحيح، وإعادة تخزين أرقام أرباح المواد وأرباح الفواتير بشكل صحيح بناءً على التكاليف الجديدة الناتجة. في حالة حدوث أي مشكلة في تكاليف المواد، والتي قد تنشأ لعدة أسباب، ينصح بإجراء عملية “إعادة تثبيت الفواتير”، وتعتبر السبب الرئيسي لهذه المشكلات غالبًا عدم إدخال الفواتير بشكل منتظم أو التغييرات التي يقوم بها المستخدم على الفواتير المحفوظة. على سبيل المثال، أي تغيير على فاتورة شراء سابقة لا ينعكس بشكل تلقائي على تكلفة وربح المادة في العمليات التالية، بل يتطلب إجراء عملية “إعادة تثبيت الفواتير” لضمان تحديث البيانات بشكل دقيق. يُنصح المستخدم بإجراء هذه العملية بشكل دوري أو على الأقل قبل طلب تقرير الحسابات الختامية أو التقارير المتعلقة بقيمة الجرد وتكاليف المواد وأرباح المواد والفواتير.
وعند الضغط على زر “إعادة تثبيت الفواتير” تظهر النافذة التالية والتي يمكننا من خلالها أن نضغط زر “موافق” فتتم عملية إعادة تثبيت الفواتير ويمكننا أيضاً أن نفعل خيار “إعادة توزيع المصاريف على التكلفة” والمقصود بهذه المصاريف هي المصاريف التي تم وضعها في فاتورة الشراء في صفحة “مصاريف” والتي تؤثر على تكلفة المواد. والشكل التالي يوضح نافذة “إعادة تثبيت الفواتير”:
.
.
إعادة توليد قيود الفواتير #
من خلال هذه النافذة، يمكننا إعادة توليد قيود الفواتير. في بعض الأحيان، يحتاج مستخدم البرنامج إلى تغيير قواعد وبنية القيد المحاسبي المتعلق بالفواتير. على سبيل المثال، في حال قام المستخدم بإنشاء فاتورة لإدخال البضائع دون توليد قيد محاسبي، ثم قرر بعد ذلك أن يكون لهذه الفاتورة قيد محاسبي، فيمكنه تغيير إعدادات الفاتورة لتحقيق ذلك كما في الشكل التالي:
.
.
إن تغيير إعدادات الفاتورة لتصبح تولد قيد محاسبي ينطبق بشكل تلقائي على الفواتير الجديدة التي سيتم إدخالها بعد تغيير الإعدادات ولكنه لا ينطبق على الفواتير القديمة التي تم حفظها قبل تعديل الإعدادات وبذلك لا بد من إجراء عملية “إعادة توليد قيود الفواتير” وذلك لإعادة توليد قيود الفواتير بناء على الإعدادات الجديدة. وعند الضغط على نافذة “إعادة توليد قيود الفواتير” من “عمليات الفواتير” تظهر النافذة التالية والتي يمكننا من خلالها إعادة توليد قيود الفواتير والتي تحوي كما هو واضح في الشكل التالي على ما يلي:
.
.
الشروط: #
من تاريخ، إلى تاريخ:
نحدد في هذين الحقلين مجال زمني فيتم إعادة توليد قيود الفواتير التي يقع تاريخها ضمن المجال الزمني المحدد.
أنواع الفواتير: نحدد من خلال هذا الشريط أنواع الفواتير المطلوب إعادة توليد قيودها كفاتورة الإدخال على سبيل المثال.
خيارات – ترحيل القيود المولدة
نقوم بتفعيل هذا الخيار فيتم ترحيل القيود التي تم توليدها من خلال هذه النافذة.
توليد فواتير بضاعة آخر المدة #
يمكننا من خلال هذه النافذة توليد فاتورة تمثل بضاعة آخر المدة أو الجرد المتبقي في المستودع وعادة ما يتم استخدام هذه النافذة في نهاية الفترة المحاسبية أو الدورة المالية أو العام فتولد هذه العملية فاتورة لبضاعة آخر المدة بعد ذلك عند تدوير قاعدة البيانات يتم تحويل فاتورة بضاعة آخر المدة في القاعدة القديمة إلى فاتورة لبضاعة أو المدة على القاعدة الجديدة بشكل تلقائي. وعند الضغط على زر “توليد فواتير بضاعة آخر المدة” من “عمليات الفواتير” تظهر النافذة التالية والتي تحوي كما هو واضح في الشكل التالي على الحقول التالية:
.
.
شروط: #
من تاريخ، إلى تاريخ: نحدد في هذين الحقلين مجال زمني فيتم توليد فاتورة بضاعة آخر المدة من جرد المواد في الفواتير التي يقع تاريخها في هذا المجال الزمني.
الفرع: نحدد في هذا الحقل فرع من فروع الشركة فيتم توليد فاتورة بضاعة آخر المدة من جرد المواد في الفواتير التي مستودعها ينتمي لهذا الفرع.
المستودع: نحدد في هذا الحقل مستودع فيتم توليد فاتورة بضاعة آخر المدة من جرد فواتير هذا المستودع.
مركز الكلفة: نحدد في هذا الحقل مركز كلفة فيتم توليد فاتورة بضاعة آخر المدة من جرد الفواتير التي تم تحميلها على مركز الكلفة المحدد.
المادة: نحدد من خلال هذا الحقل مادة ما فيتم توليد فاتورة بضاعة آخر المدة لهذه المادة فقط.
فهرس المادة: نحدد من خلال هذا الحقل فهرس ما فيتم توليد فاتورة بضاعة آخر المدة للمواد المعرفة في هذا الفهرس فقط.
تتبع الزمرة المحاسبية: إذا كان لدي زمر محاسبية فسيكون لدي عدة خيارات:
- لا تتبع أي زمرة: أي “توليد فواتير بضاعة أخر المدة” للمواد التي لا تتبع إلى زمرة محاسبية.
- مجموعة من الزمر المحاسبية المعرفة لدي: نختار الزمرة التي نريد فيتم “توليد فواتير بضاعة آخر المدة” فقط للمواد التي “تتبع الزمرة المحاسبية” المختارة.
والشكل المجاور للتوضيح:
.
.
ملاحظة: في حال إبقاء حقل “تتبع الزمرة المحاسبية” فارغاً فإنه سيتم توليد فواتير بضاعة آخر المدة لكافة المواد التي تتبع والتي لا تتبع إلى زمرة محاسبية.
شروط متقدمة للمادة: يمكننا من خلال هذا الحقل صياغة شروط متقدمة للمادة بحيث يتم توليد فاتورة بضاعة آخر المدة للمواد التي تنطبق عليها هذه الشروط فقط.
شـروط متقدمة للفاتورة: يمكننا من خلال هذا الحقل صياغة شروط متقدمة للفاتورة بحيث يتم توليد فاتورة بضاعة آخر المدة من جرد المواد في الفواتير التي تنطبق عليها هذه الشروط.
شروط اضافية: #
أنواع الفواتير: نحدد في هذا الشريط نوع أو أكثر من أنواع الفواتير فيتم توليد فاتورة بضاعة آخر المدة من جرد المواد في الفواتير التي تم تحديدها فقط.
خيارات: #
حساب العميل: ندخل في هذا الحقل حساب وهو على الأغلب حساب “بضاعة آخر المدة” التي حسابها الختامي متاجرة، فيتم وضع هذا الحساب في حقل حساب العميل في الفاتورة المتولدة.
نوع الفاتورة المولدة: أي الفاتورة الناتجة عن عملية التوليد وهي في الغالب ” بضاعة آخر المدة” التي حسابها الختامي ميزانية.
ترتيب بنود الفاتورة: #
يتم في هذا الحقل اختيار طريقة ترتيب المواد في الفاتورة وهنا يوجد ثلاثة خيارات:
- رمز المادة.
- اسم المادة.
- رمز الفهرس ثم اسم المادة.
عدد البنود الأعظمي: نحدد في هذا الحقل السعة القصوى من المواد للفاتورة الواحدة المتولدة فإذا حددنا مثلاً السعة القصوى للفاتورة 150 بند وكان عدد المواد 300 يتم توليد فاتورة بضاعة آخر المدة على سجلين وليس سجل واحد أي فاتورتين.
حذف الفواتير السابقة: نفعل هذا الخيار في حال رغبنا بحذف أي سجلات فواتير لبضاعة آخر المدة قد تم تسجيلها سابقاً واعتماد فقط الفواتير التي يتم توليدها من خلال هذه النافذة.
سعر الجرد: نحدد من خلال هذا الحقل السعر الذي سيتم تسعير الفاتورة المتولدة به وهذا السعر هو على الأغلب “كلفة الشركة”.
العملة والمعادل: نحدد من خلال هذين الحقلين عملة الفاتورة المتولدة ومعادل هذه العملة بالنسبة للعملة الأساسية.
تفصيل بحسب: يمكننا أن نولد فاتورة بضاعة آخر المدة وذلك بشكل تفصيلي بحسب أحد الخيارات التالية وهي: المساحة، الطبخة، الفئة، اللون، تاريخ الصلاحية، رمز المعمل، الارتفاع، الطول، القياس، تاريخ الإنتاج، الحجم، العرض. فعند تفعيل تفصيل بحسب اللون مثلاً يتم توليد بنود المواد في الفاتورة بشكل تفصيلي بحيث يتم توليد كل مادة على عدة أسطر وذلك بحسب تفصيل لونها.
تفصيل كمية المادة: #
لدينا خيارين:
- باستناد إلى حقول الجرد الفرعي المحددة لكل مادة، سيتم توليد فواتير بضاعة آخر المدة وفقاً لاختيارات الجرد الفرعي التي قام بها المستخدم في بطاقة كل مادة. يشمل ذلك الحقول مثل المساحة, الطبخة, تاريخ الصلاحية, رمز المعمل, الارتفاع, الطول, اللون, القياس, تاريخ الإنتاج, الرقم التسلسلي, الحجم, والعرض. عند تفعيل هذه الميزة، وفي حال اختيار المستخدم للجرد الفرعي بناءً على اللون والقياس على سبيل المثال، سيتم توليد بنود المواد في الفاتورة بشكل تفصيلي، مما يتيح تفصيل كل مادة على عدة أسطر وفقاً لتفاصيل اللون والقياس..
- وفق حقول مخصصة: أي يتم بشكل انتقائي تحديد بعض خيارات الجرد الفرعي التي اختارها المستخدم في بطاقة كل مادة والتي هي: المساحة, الطبخة, الفئة, اللون, تاريخ الصلاحية, رمز المعمل, الارتفاع, الطول, القياس, تاريخ الإنتاج, الحجم, العرض. مثلاً الجرد الفرعي حسب اللون والقياس وتم تحديد “وفق حقول مخصصة” واختيار اللون فإنه سيتم توليد بنود المواد في الفاتورة بشكل تفصيلي بحيث يتم توليد كل مادة على عدة أسطر وذلك بحسب تفصيل لونها.
موافق: عند الضغط على هذا الزر يتم توليد الفاتورة.
إلغاء الأمر: عند الضغط على هذا الزر يتم إغلاق النافذة بدون توليد الفاتورة.
إعادة ترقيم الفواتير: #
يمكننا من خلال هذه النافذة إعادة ترقيم الفواتير وذلك وفق ما يلي:
- الفواتير من تاريخ: اختيار تاريخ البداية التي سوف يبدأ إعادة الترقيم منه.
- الفواتير إلى تاريخ: اختيار تاريخ النهاية التي سوف يكون تاريخ النهاية لإعادة الترقيم.
- أنواع الفواتير: نحدد أنواع الفواتير التي نريد إعادة ترقيمها.
.
.
