يتم من خلال هذا التقرير اظهار الذمم المدينة أو الذمم الدائنة ويُمكِن التعرف على مدة الذمم ويتم توضيح ارتباطات هذه الذمم بدقة حيث يمكننا طلب هذا التقرير من خلال قائمة تقارير / تقارير محاسبية متقدمة.
وتحوي النافذة الرئيسية لهذا التقرير على الشروط التالية:
.
شروط: #
- الحساب: يتم من خلال هذا الحقل تحديد حساب معين ليتم عرض عمر ذمته.
- حتى تاريخ: يتم في هذا الحقل تحديد حد زمني أقصى للتقرير فيتم عرض النتائج لغاية هذا التاريخ.
- الفرع: نحدد في هذا الحقل فرع فيتم عرض أعمار الذمم للحركات التي تمت في هذا الفرع.
- مركز الكلفة: نحدد في هذا الحقل مركز كلفة فيتم عرض أعمار الذمم للحركات التي تمت في مركز الكلفة المحدد.
- تصنيف1, تصنيف2, تصنيف3, تصنيف4: يمكننا استخدام هذه الحقول لإظهار أرصدة الحسابات التي تملك أحد هذه التصنيفات. فمثلاً بفرض أن التصنيف الأول يعبر عن مقر العميل الذي تتعامل معه الشركة، وقد قمنا بوضعه في بطاقات حساب عملاء الشركة، عندها إذا تم وضع ال تصنيف1 “دمشق” مثلاً فسيتم عرض ملخص للحركات المالية التي تمت على الحسابات التي تملك التصنيف الأول دمشق.
ذمم القيود: #
يندرج تحته عدة خيارات تتعلق بالقيود التي سيتم أخذها بعين الاعتبار عند عرض هذا التقرير وهذه الخيارات هي:
- افتتاحية.
- يدوية.
- آلية ناتجة عن: قيد مخصص-ورقة تجارية-إغلاق ورقة تجارية-محفظة بنكية-فروق اسعار الصرف-إغلاق نقطة البيع-مذكرة اهتلاك-عملية تصنيعية-عملية أصل.
- تحليل خاص: يتم من خلال هذا الحقل تحديد تحليل خاص لحساب معين ليتم عرض عمر ذمته.
- تحليل عام: يتم من خلال هذا الحقل تحديد تحليل عام معين ليتم عرض عمر ذمته.
- مندوب المبيعات: نحدد في هذا الحقل مندوب مبيعات ليتم عرض الذمم التي قيودها تحوي هذا المندوب.
ذمم الفواتير: #
نستفيد من هذا الخيار في عرض التقرير وفق شروط محددة على الفواتير.
ويوجد هنا عدة خيارات لها علاقة بنوع التقرير:
- مندوب المبيعات: نحدد في هذا الحقل مندوب مبيعات ليتم عرض الذمم التي فواتيرها تحوي هذا المندوب.
- شروط متقدمة: نحدد في هذا الحقل شروط متقدمة للفاتورة بحيث يتم طلب التقرير للفواتير التي تنطبق عليها هذه الشروط. وهذه الشروط تتعلق بالحقول الموجودة في الفاتورة كطريقة الدفع والتاريخ…. الخ.
أنواع الفواتير: #
نحدد في هذا الصندوق الفواتير التي نريد أن تظهر ذمم عملائها ضمن التقرير.
العملة والمعادل: #
نحدد من خلال هذين الحقلين العملة التي سيتم عرض التقرير بها ومعادل هذه العملة بالنسبة للعملة الأساسية.
فرز-ترتيب النتائج وفق: #
نستفيد من هذا الخيار في ترتيب النتائج الظاهرة في هذا التقرير. ويوجد هنا عدة خيارات لها علاقة بنوع التقرير:
نوع التقرير “تفصيلي”: #
يوجد هنا ستة خيارات:
- رقم الحساب ثم تاريخ الذمة: أي ترتيب الذمم وفق رقم الحساب أولاً ثم حسب تسلسل تاريخ الذمة من الأقدم للأحدث.
- رقـم الحساب ثم عمر الذمة تصاعدي: أي ترتيب الذمم بشكل تصاعدي وفق رقم الحساب أولاً ثم وفق عمر الذمة من الأحدث للأقدم.
- رقم الحساب ثم عمر الذمة تنازلي: أي ترتيب الذمم بشكل تنازلي وفق رقم الحساب أولاً ثم وفق عمر الذمة من الأقدم للأحدث.
- تاريخ الذمة: أي ترتيب الذمم حسب تسلسل تاريخ الذمة من الأقدم للأحدث.
- عمر الذمة تصاعدي: أي ترتيب الذمم بشكل تصاعدي وفق عمر الذمة من الأحدث للأقدم.
- عمر الذمة تنازلي: أي ترتيب الذمم بشكل تنازلي وفق عمر الذمة من الأقدم للأحدث.
الشكل التالي للتوضيح:
.
خيارات: #
يحوي هذا الشريط الخيارات التالية:
أعمار الذمم: وهنا لدينا خيارين:
- المدينة: يتم عرض أعمار الذمم للحسابات التي لها رصيد مدين.
- الدائنـة: يتم عرض أعمار الذمم للحسابات التي لها رصيد دائـن.
مبدأ ربـط الحـركات: #
ويوجد هنا خيارين:
ربط آلي: #
عند حساب ذمة حساب ما فإن البرنامج بشكل افتراضي يقوم بإجراء عملية تقاس بين الدفعات المدفوعة من الزبون طارق مثلاً والفواتير التي اشتراها من الشركة وذلك على طريقة الوارد أولاً صادر أولاً أي يقوم بخصم جميع الدفعات من الفواتير أول بأول.
وضمن “الربط الآلي” يوجد خيار خيارين:
- تجميع القيود الآلية: عند تفعيل هذا الخيار يتم دمج الحركات المدينة والدائنة المتولدة عن الحساب في الفاتورة وأخذ الصافي إلى تقرير أعمار الذمم. فعلى سبيل المثال في حال بعنا الزبون عادل فاتورة بمبلغ إجمالي وقدره 3000 ليرة سورية وهناك حسم لعادل على الفاتورة بمبلغ 500 ليرة فعند تفعيل هذا الخيار يتم اعتبار مبلغ الذمة المتولد على عادل من هذه الفاتورة هو 2500 ليرة.
شكل التقرير قبل تفعيل خيار ” تجميع القيود الآلية “:
.
شكل التقرير قبل تفعيل خيار ” تجميع القيود الآلية “:
.
- ربط حركات الفترات السابقة: وظيفة هذا الخيار ربط حركات الفواتير والدفعات من فترات محاسبية سابقة في حال تدوير الحسابات على نفس قاعدة البيانات، حيث يساعد هذا الخيار على جلب الفواتير التي لم تربط مع أي دفعة من فترات محاسبية سابقة وبالتالي ربطها مع دفعات في الفترة المحاسبية الحالية.
ملاحظة: لا يظهر خيار “ربط حركات الفترات السابقة إلا بعد تدوير الحسابات على نفس قاعدة البيانات.
ولتفعيل هذا الخيار نذهب إلى “إعدادات” ومن صفحة “ميزات البرنامج” نفعل خيار “السماح بالربط من خارج الفترة المحاسبية الحالية”.
للتوضيح لدينا الشكل التالي:
.
راجع فقرة التحكم في اعدادات برنامج الميزان
ربط يدوي: #
يساعد هذا الخيار على إجراء عملية ربط يدوي للدفعات بالفواتير لأنه من الممكن أن تكون الدفعة المدفوعة من الزبون عادل
اليوم هي عن فاتورة أخذها بالأمس وليس عن فاتورة أخذها من أسبوعين مثلاً.
وضمن “الربط اليدوي” يوجد خيار “تفصيل الدفعات”: وظيفة هذا الخيار تفصيل الدفعات وربط كل دفعة بفاتورتها.
ملاحظة: لتفعيل كل من الربط الآلي والربط اليدوي نذهب إلى “إعدادات” ومن صفحة “ميزات البرنامج” نفعل خيار “تمكين ربط حركات الحسابات”.
للتوضيح لدينا الشكل التالي:
.
نوع التقرير: #
ويوجد هنا خيارين:
تـفصيلي: #
عند تفعيل هذا الخيار تظهر الذمة مقسمة إلى عدة أجزاء وذلك بحسب الحركات التي كونت هذه الذمة، ويوجد ضمنه الخيار التالي:
- إظهار الذمم غير المرصدة: عند تفعيل هذا الخيار تظهر الذمم التي رصيدها لا يساوي الصفر.
- إظـهار الذمم المرصدة: عند تفعيل هذا الخيار تظهر الذمم المرصدة (التي رصيدها يساوي الصفر).
- إظهار فرع الحركة: عند تفعيل خيار ” إظهار فرع الحركة” فإن البرنامج يبين عند عرض التقرير كل حركة في أي فرع من فروع الشركة تمت.
- إظهـار بيان الحركة: عند تفعيل هذا الخيار يتم إظهار بيان الحركة وذلك عند طلب التقرير وفق الخيار تفصيلي.
- اظهار رقم القيد: عند تفعيل هذا الخيار يظهر عامود جديد في التقرير يحوي رقم القيد.
- اظهار الرقم الفرعي للقيد: عند تفعيل هذا الخيار يظهر عامود جديد في التقرير يحوي الرقم الفرعي للقيد.
- طباعة كل حساب على صفحة: عند طلب أعمار الذمم لحساب رئيسي مثل الزبائن مثلاً يتم في التقرير عرض أعمار الذمم لكل حسابات الزبائن في تقرير واحد, وإذا رغبنا بطباعة هذه الحسابات يتم طباعة أكثر من حساب على الصفحة الواحدة وذلك في حال عدم تفعيل هذا الخيار, أما إذا رغبنا في طباعة كل حساب على صفحة مستقلة فنقوم بتفعيل هذا الخيار.
- اظهار الرصيد التراكمي: عند تفعيل هذا الخيار يظهر عامود جديد في التقرير مهمته اظهار الرصيد التراكمي لكل حساب.
- اظـهار مجاميع فرعية لكل حساب: عند تفعيل هذا الخيار يظهر أسفل كل حساب سطر يحوي المجاميع الخاصة بهذا الحساب سواء كانت مجاميع للقيمة الأصلية أو للمتبقي.
- اظهـار المجموع الشهري: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يتم اظهار أسطر تحتوي على المجموع الشهري لكل حساب كما في الشكل التالي:
.
- اظهار حساب العميل فقط: عند تفعيل هذا الخيار يتم عرض الحسابات المحولة إلى حساب عميل في التقرير فقط اما عند عدم تفعيل هذا الخيار فانه يتم عرض جميع الحسابات بغض النظر كانت محولة إلى حساب عميل ام لا.
مجمع على فترات: #
عند تفعيل هذا الخيار تظهر الذمة مقسمة إلى أجزاء وذلك بحسب الفترة الزمنية لمنشأ العناصر المكونة لهذه الذمة ويحوي على:
- عدد الفترات: نحدد في هذا الحقل عدد الفترات المراد تقسيم التقرير لها.
- طول الفترة: نحدد في هذا الحقل مدة كل فترة من الفترات المختارة في حقل “عدد الفترات”.
- إظهار المسلسل: عند تفعيل هذا الخيار يتم إدراج رقم متسلسل للأسطر الظاهرة في هذا التقرير.
- إظهار رقم الحساب: عند تفعيل هذا الخيار فإنه سوف يظهر عامود جديد في التقرير يحوي رموز الحسابات المعروضة ضمن التقرير.
- دمج اسم الحساب مع رمز الحساب: عند تفعيل هذا الخيار فإنه سوف يظهر رمز الحساب إلى جانب اسم الحساب في عامود واحد.
- إظهار تاريخ اخر دفعة: عند تفعيل هذا الخيار فإنه سوف يظهر عامود جديد في التقرير يحوي تاريخ اخر دفعة لكل حساب من حسابات التقرير.
- إظـهار قيمة اخر دفعة: عند تفعيل هذا الخيار فإنه سوف يظهر عامود جديد في التقرير يحوي قيمة اخر دفعة لكل حساب من حسابات التقرير.
- إظهار أيام التحصيل: عند تفعيل هذا الخيار فإنه سوف يظهر عامود جديد يظهر الفرق بين عمر الذمة وتاريخ تسديدها.
مثال عملي يوضح تقرير أعمار الذمم: #
بفرض أن زبون معين اسمه طارق مثلاً يملك الحركات التالية:
فاتورة مبيع تاريخ 1-1-2021 10000 ل.س
دفعة تاريخ 3-1-2021 1000 ل.س
فاتورة مبيع تاريخ 5-1-2021 15000 ل.س
دفعة تاريخ 10-1-2021 6000 ل.س
إن رصيد الزبون طارق هو 18000 ل.س
ويوجد هنا لدينا احتمالين:
الاحتمال الأول: #
إن الدفعات التي يدفعها الزبون طارق هي لسداد فواتيره أول بأول وبذلك تكون الدفعتين التي دفعها هي عن الفاتورة الأولى بتاريخ 1-1 وبذلك فرصيده المتبقي عبارة عن:
الفاتورة الأولى – (الدفعتين) + الفاتورة الثانية
= 10000 – ( 1000+6000 ) +15000
= 3000 + 15000= 18000 ل.س
أي بمعنى آخر إذا سأل الزبون طارق من أين جاء رصيده البالغ 18000 ل.س فعندها باستخدام تقرير أعمار الذمم يتبين لنا أن هذا الرصيد عبارة عن جزء من فاتورة 1-1-2021 وهذا الجزء يبلغ 3000 والجزء المتبقي 15000 هو عبارة عن فاتورة 5-1-2021.
وللحصول على هذه النتيجة نطلب تقرير أعمار الذمم بحيث نضع اسم الحساب طارق في حقل الحساب ونطلب التقرير وفق خيار تفصيلي دون تفعيل الخيارات الأخرى كما توضح الأشكال التالي:
.
ويمكننا إظهار التقرير وفق الخيار “مجمع على فترات” أيضاً فيظهر رصيد الزبون طارق مقسماً إلى فترات نشوءه وذلك بحسب طول وعدد الفترات المفعلة في نافذة التقرير الأساسي كما توضح الأشكال التالية:
.
الاحتمال الثاني(استخدام الربط اليدوي): #
إن الدفعات التي يدفعها الزبون طارق هي لساد فواتيره بشكل غير منتظم فبفرض أن الدفعة الأولى دفعها عن الفاتورة الأولى والدفعة الثانية دفعها عن الفاتورة الثانية. في هذه الحالة رصيده عبارة عن جزء من الفاتورة الأولى وجزء من الفاتورة الثانية:
الرصيد =(الفاتورة الأولى – الدفعة الأولى) +( الفاتورة الثانية – الدفعة الثانية )
= ( 10000 – 1000 ) + ( 15000 – 6000 )
= 9000 + 9000 = 18000 ل.س
وللحصول على هذه النتيجة في تقرير أعمار الذمم بالتفصيل المذكور أعلاه يجب ربط الدفعة الأولى مع الفاتورة الأولى وربط الدفعة الثانية مع الفاتورة الثانية من خلال نافذة ربط حركات حساب والتي يمكننا تفعيلها من نافذة الإعدادات ميزات البرنامج والأشكال التالية توضح طريقة تفعيل هذه النافذة وكيفية ربط الدفعات مع الفواتير:
تفعيل النافذة من خلال قائمة أدوات – إعدادات:
.
ربط الدفعة مع الفاتورة من خلال الضغط بالزر اليميني على الدفعة ومن ثم فتح نافذة الربط:
.
بعد ذلك نطلب التقرير بخيار “تفصيلي” مع تفعيل خيار “استخدام الربط اليدوي” كما في الشكل التالي:
.
عندها يظهر التقرير كما في الشكل التالي:
.
أمثلة عملية عن المعلومات التي يمكن استخلاصها من تقرير أعمار الذمم:
- تقرير يبين فواتير المبيع غير المسددة من قبل الزبائن اعتماداً على الربط الآلي للدفعات مع الفواتير بحيث يتم ربط الدفعات مع الفواتير أول بأول.
- تقـرير يبين فواتير المبيع غير المسددة من قبل الزبائن وذلك اعتماداً على الربط اليدوي للدفعات بحيث يقوم مستخدم البرنامج بربط دفعات الزبون مع فواتيره بشكل اختياري.
- تقرير يبين مكونات رصيد الزبون طارق بحيث يظهر في التقرير القيمة الأصلية للفواتير التي لم يسددها طارق والقيمة المتبقية من كل فاتورة وذلك في حال تم تسديد جزء منها وعمر هذه الفاتورة.
- تقرير يقسم رصيد الزبون طارق إلى ثلاثة أقسام وذلك حسب الفترة التي نشأ فيها هذه الرصيد كل قسم عبارة عن 30 يوم, قسم للرصيد الناشئ من 1-30 يوم وقسم ثاني من 31-60 يوم وقسم ثالث أكثر من 60 يوم.
.
