نظام إدارة الدورات التعليمية” هو نظام يوفر مجموعة شاملة من الأدوات والميزات التي تعمل على تنظيم وتنسيق عمل المعهد التعليمي. يساعد هذا النظام في ضبط الدورات التعليمية المقدمة، ومتابعة الطلاب المنتسبين لتلك الدورات لمعرفة المبالغ المستحقة عليهم والمبالغ المسددة، بالإضافة إلى متابعة حالة القاعات الدراسية ومعرفة إذا ما كانت متاحة أم محجوزة، بالإضافة إلى العديد من الميزات الاخرى التي تهدف إلى تسهيل إدارة المعهد التعليمي بشكل فعّال ومتكامل. نلاحظ أن ملحق الدورات التعليمية يحوي ما يلي، وكما هو موضح في الشكل التالي:
.
.
أولاً: “شجرة الدورات التعليمية”: #
يتم من خلالها تعريف الدورات التعليمية الجديدة من خلال “أنواع الدورات” وتصنيفها في “فئات الدورات” من خلال تعريف فئة لكل مجموعة دورات، كما يمكن استعراض الدورات التعليمية معرّفة مسبقاً. كما هو موضح في الشكل التالي:
.
.
ثانياً: “القاعات”: #
يتم من خلال هذه النافذة تعريف القاعات الموجودة في المعهد، وتحديد “عدد الطلاب الأكبر” الذي تستوعبه القاعة، كما هو موضح في الشكل التالي:
.
.
ثالثاً: “فئات الدورات”: #
يتم من خلال هذه النافذة تعريف “فئات الدورات” التي يقدمها المعهد كما تم شرحها مسبقاً في “شجرة الدورات التعليمية”، للتوضيح لدينا المثال التالي:
المعهد يقدم مجموعة من الدورات التعليمية والتي فئاتها (دورات محاسبة، كمبيوتر، دورات لغات)، وضمن فئة دورات المحاسبة يوجد “أنواع الدورات” والتي هي (CMA, IFRS).
نافذة “فئات الدورات” كما هو موضح في الشكل التالي:
.
.
رابعاً: “أنواع الدورات”: #
يتم من خلال هذه النافذة تعريف “أنواع الدورات التعليمية” التي يقدمها المعهد، وتصنيفها ضمن “فئات الدورات”، وهذه النافذة تحوي ما يلي:
.
.
- “الرمز”: يولد تلقائياً، كما يمكن أن أن يحدده المستخدم.
- “الاسم”: يتم تسجيل اسم الدورة في هذا الحقل.
- “الاسم اللاتيني”: يتم تسجيل الاسم اللاتيني للدورة في هذا الحقل.
- “ملاحظات”: يتم تسجيل ملاحظات تخص نوع هذه الدورة في هذا الحقل.
- “فئة الدورة”: يحدد المستخدم من خلال هذا الحقل نوع الدورة لأي فئة دورة ينتمي.
- “عدد الجلسات”: يحدد المستخدم في هذا الحقل عدد جلسات الدورة.
- “السعر”: يسجل المستخدم في هذا الحقل سعر الدورة.
- المدة (دقيقة): يحدد المستخدم في هذا الحقل مدة الجلسة مقدرة بالدقيقة.
- “الفرع”: في حال وجود أكثر من فرع للمعهد وكل فرع مختص بفئات أو أنواع معينة من الدورات، فإنه يجب على المستخدم تحديد الفرع الذي تتم فيه هذه الدورة.
“القيم الافتراضية”: #
تحوي ما يلي:
- “الحساب”: يحدد في هذا الحقل الحساب الذي سيرحل عليه إيراد الدورة.
- “حساب الحسميات”: يحدد في هذا الحقل الحساب الذي سيرحل عليه حسميات الدورة.
- “العملة”: يحدد في هذا الحقل العملة المقيم بها سعر الدورة.
- “المعادل”: يحدد معادل العملة في حال كانت العملة المحددة غير العملة الأساسية.
“خيارات”: #
وفيها نجد ما يلي:
إظهار صفحة القيد المرفق: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يتم لإظهار صفحة القيد المرفق ضمن نافذة الدورة.
“الدورة تولد قيد محاسبي”: #
يفعل هذا الخيار في حال أراد المستخدم توليد قيد محاسبي عند فتح سجل دورة جديدة، وفي حال تفعيل هذا الخيار فإن الخيارات التالية تصبح قابلة للتعديل بحيث يستطيع المستخدم أن يفعل أو يلغي تفعيل أحدها، والتي هي:
“توليد القيد آلياً”: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يتولد قيد محاسبي عند حفظ سجل الدورة الجديدة، وفي حال عدم تفعيله فإنه يتوجب على المستخدم توليد القيد من زر عمليات في نافذة سجل الدورة.
“ترحيل القيد آلياً”: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يرحل القيد المحاسبي آلياً عند حفظ سجل الدورة الجديدة، وفي حال عدم تفعيله فإنه يتوجب على المستخدم توليد القيد من زر عمليات في نافذة سجل الدورة.
“تفصيل الحسم وفق الطالب”: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يتم تفصلي حساب الحسم المستخدم وفق القيمة الممنوحة لكل طالب بشكل منفصل والأشكال التالية توضح الفرق في حال تفعيل الخيار أو عدم تفعيله:
في حال عدم تفعيل الخيار فإن شكل القيد:
.
.
في حال تفعيل الخيار فإن شكل القيد :
.
.
ملاحظة: هذا الخيار مرتبط بحقل “حساب الحسميات” في صندوق “القيم الافتراضية”، حيث يكون للقراءة فقط في حال كان “حساب الحسميات” فارغاً، ويصبح قابلاً للتعديل في حال تسجيل “حساب الحسميات”.
- “تفصيل الإيراد وفق الطالب”: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يتم تفصيل حساب الإيراد على مستوى كل طالب بشكل منفصل كما في الشكلين التاليين:
في حال عدم تفعيل الخيار فإن شكل القيد:
.
.
في حال تفعيل الخيار فإن شكل القيد:
.
.
توليد أقلام للقيد المرفق: عند تفعيل هذا الخيار فإنه يتم توليد أقلام قيد لسند القيد المرفق.
قيد الطالب: #
تفصيلي: عند اختيار هذا الخيار فإنه يتم تفصيل حساب الطالب وفق الحركات كما في الشكل التالي:
.
.
- تجميعي مع مراعاة المدين والدائن: والفرق بين هذا الخيار و خيار تفصيلي هو ان هذا الخيار يقوم بالتفصيل وفق جهة الحركة (أي تجميع حركات الحساب في الطرق المدين سوياً وتجميع الحركات في الطرف الدائن سوياً) أما خيار تفصيلي فإنه يقوم بتفصيل الحساب دون تجميعه وفق الجهة مطلقاً كما في الشكلين التاليين:
في حال تفعيل خيار ” تجميعي مع مراعاة المدين والدائن” فإن القيد الناتج:
.
.
في حال تفعيل خيار ” تفصيلي” فإن القيد الناتج:
.
.
- تجميع كلي: في حال اختيار هذا الخيار فإنه يتم تجميع حساب الطالب ضمن حركة وحدية فقط كما في الشكل التالي:
.
.
- تحريك مركز الكلفة
- بلا : في حال تحديد هذا الخيار فإنه لن يتم تحريك مركز الكلفة مطلقاً.
- على حساب الطالب: في حال تحديد هذا الخيار فإنه يتم تحريك مركز الكلفة على حساب الطالب.
- على حساب الإيراد: في حال تحديد هذا الخيار فإنه يتم تحريك مركز الكلفة على حساب ايراد الدورة.
- التعرف أكثر على مراكز الكلفة
.
.
خامساً: مكونات الدورة: #
يعرف المستخدم مكونات الدورات التي يقدمها مركزه ،كالشهادات والكتب وغيرها، من خلال نافذة مكونات الدورة، كما هو موضح في الشكل التالي:
.
.
سادساً: حالات الطلاب:
يسجل المستخدم حالات الطلاب من خلال هذه النافذة كـ مشاغب، مفصول، مجتهد،…، كما يمكن للمستخدم تحديد لون الخط الذي تظهر فيه كل حالة، ويحدد الدوام من خلال تحديد فيما إذا الطالب يداوم أم لا، كما يمكن تحديد صورة لكل حالة، كما هو موضح في الشكل التالي:
.
.
سابعاً: “معالجة الدورات”: #
تمكننا من متابعة ومراقبة جميع دوراتنا سواء من كان منها منتهي أو جاري أو قيد التحضير، حيث يقوم أسلوب المتابعة عن طريق شروط متعددة تم وضعها في النافذة يقوم المستخدم باختيار ما يرغبه منها لينتج لدينا الدوارات المتوافقة مع هذه الشروط، وأهم هذه الشروط:
✍-عرض الدورات المفتوحة ضمن فئة معينة، نوع دورة معين.
✍-عرض الدورات حسب درجة السرية.
✍-إظهار الدوارات الموجودة في قاعة معينة أو لمدرس معين أو المنتمي لها طالب معين.
✍-إظهار الدورات التي تبدأ وتنتهي في وقت أو تاريخ أو أيام معينة.
✍-عرض الدورات التي لم يقفل حسابها.
وبعد القيام بعملية عرض الدورات نتمكن من:
✍-القيام بعملية طباعة الدورات بطرق مختلفة، أو تصديرها لملف (word-Excel).
✍-رؤية مجاميع الدورات المعروضة (مجموع المبالغ المدفوعة من الطلاب لهذه الدورة، مجموع الحسميات للطلاب، مجموع قيم المكونات المعطاة للطلاب، مجموع قيم حسميات المكونات، المبلغ الصافي المستلم من الدورة، والمبلغ المدفوع والمتبقي منه).
كما هو موضح في الشكل التالي:
.
.
ثامناً: “وضع الطالب”: #
توفر هذه النافذة وظيفة أساسية للاستعلام عن حالة الطالب المسجل في إحدى دوراتنا. عند إدخال اسم الطالب، يتم عرض الدورات التي قام بالتسجيل فيها والدفعات المتعلقة بكل دورة، بالإضافة إلى إجمالي القيم المرتبطة به.
ويمكننا أيضاً أن نقوم من خلال هذه النافذة بإضافة دفعات متبقية على حساب الطالب في أي دورة، كما يمكننا القيام بتسجيل طالب جديد (تعريفه وإلحاقه بدورة ما)بشكل مباشر دون الحاجة إلى العودة لبطاقة الدورة.
للتوضيح لدينا الشكل التالي:
للتوضيح لدينا الشكل التالي:
.
.
تاسعاً: “تقرير برنامج القاعات”: #
يساعدنا هذا التقرير على معرفة حالة القاعات وفترات توفرها واستخدامها بناءً على مجموعة من الشروط التي يحددها المستخدم من خلال نافذة “تقرير برنامج القاعات”. يتمكن المستخدم من تحديد الشروط التي تشمل أوقات الشغور وأوقات الاستخدام المطلوبة. يتيح لنا هذا التقرير الحصول على معلومات شاملة حول توفر القاعات وتواجد الفترات الشاغرة وتلبية احتياجات المستخدم بشكل فعال وفقًا للمعايير المحددة.، كما هو موضح في الشكل التالي:
.
.
“من تاريخ- إلى تاريخ”: لتحديد المجال الزمني الذي يريد المستخدم أن يعرض التقرير ضمنه.
“القاعة”: يستطيع المستخدم أن يحدد القاعة كشرط ليعرض التقرير برنامج القاعة المحددة وساعات شغرها وساعات استخدامها، وفي حال عدم تحديد قاعة فإن التقرير يعرض تفاصيل كامل القاعات.
“المدرس”: يستطيع المستخدم أن يحدد المدرس كشرط ليعرض التقرير حول القاعات التي يعطي فيها المدرس.
“وقت البداية”: يستطيع المستخدم أن يحدد وقت البداية كشرط لعرض “تقرير برنامج القاعات”.
“وقت النهاية”: يستطيع المستخدم أن يحدد وقت النهاية كشرط لعرض “تقرير برنامج القاعات”.
“المدة”: يستطيع المستخدم أن يحدد المدة كشرط لعرض “تقرير برنامج القاعات”.
“الخيارات”: وهي تحوي على مجموعة من الخيارات التي يمكن للمستخدم أن يعرض التقرير وفقها كـ (بيانات الدورة من حيث: نوع الدورة -رقم الدورة –المدرس –وقت الدورة) و الترتيب وفق (القاعة أو التاريخ) كما يمكن عرض تقرير كل قاعة على حدى من خلال تفعيل خيار “فصل الصفحات”.
للتوضيح لدينا الشكل التالي:
.
.
عاشراً: فتح الدورة (بطاقة دورة): #
في كل نوع دورة تم تعريفه يمكننا فتح عدة دوارات خاصة به حيث يتم إنشاء بطاقة خاصة بكل دورة، يتم الوصول لها إما من “شجرة الدورات التعليمة” أو تلقائياُ في قائمة البرنامج المنسدلة ، ويمكن القيام فيها بما يلي:
✍-تحديد قاعة الدورة وأيامها وأوقاتها في كل يوم وتاريخ بدايتها ونهايتها.
✍-تحديد المدرس الخاص بالدورة.
✍-إنشاء حساب إيرادات خاص بالدورة.
✍-توليد مركز كلفة خاص بهذه الدورة بشكل تلقائي لنتمكن لاحقاً من تحديد صافي الربح/الخسارة لهذه الدورة تحديداً.
✍-تحديد سعر عام لهذه الدورة لجميع الطلاب المنتمين لها، إضافة إلى تخصيص نوع العملة المدفوع بها.
✍-تحديد حالة الدورة من ناحية (ابتدائية – جارية – منتهية)والتي تفيدنا عند عملية البحث والمعالجة للدورات.
✍-إدراج الطلاب المنتمين لهذه الدورة بشكل مرن وسلس مع إمكانية تعريف الطلاب الجدد على المعهد مباشرةً، وفتح بطاقة لكل طالب يتم فيها تسجيل (أرقام هواتفه، عناوينه، معلومات تفصيلية عنه) وإرفاق (الصورة الشخصية، الشهادات المحصلة، ….).
✍-تحديد حالة كل طالب وتمييزه بلون مختلف وذلك بحسب الحالات المعرفة في نافذة “حالات الطلاب”.
✍-إضافة وإدراج مكونات خاصة بكل طالب مع تحديد أسعار وحسميات خاصة بها.
✍-إمكانية تسجيل دفعات الطلاب.
✍-عرض مجاميع خاصة بهذه الدورة والتي تشمل (مجموع المبالغ المدفوعة من الطلاب لهذه الدورة، مجموع الحسميات للطلاب، مجموع قيم المكونات المعطاة للطلاب، مجموع قيم حسميات المكونات، المبلغ الصافي المستلم من الدورة، والمبلغ المدفوع والمتبقي منه).
✍-حقل خاص يبين عدد الطلاب الحقيقي بهذه الدورة بشكل تلقائي بناءً على الحالة المعرفة للطالب.
✍-تحديد مستوى سريتها، لنتمكن من تحديد صلاحية عرضها لمستخدمي البرنامج.
.
.
نموذج إيصال قبض قسط دورة:
.
.
نموذج طباعة إيصال قبض قسط دورة:
.
.
ملاحظة هامة: يتم تفعيل دفعات الطلاب من خلال إدخال نوع الورقة التجارية (إيصال قبض) في حقل “نوع الورقة” في خيار “الدورات التعليمية” في نافذة “الإعدادات”، كما يتم إضافة الحسابات الرئيسية للطلاب والمدرسين المعرفة في شجرة الحسابات والتي يتم إضافة الطلاب والمدرسين داخلها.
للتوضيح لدينا الشكل التالي:
.
.
