تعد عملية استيراد بطاقات المواد والحسابات من الإكسل من الميزات الهامة لبرنامج الميزان دوت نت للمحاسبة والمستودعات. وتتميز هذه العملية بوضوحها وبساطتها من جهة و بمرونتها العالية من جهة أخرى.
ولتوضيح طريقة استيراد مواد أو حسابات من الإكسل نطرح المثال التالي حيث أنه بفرض لدينا بطاقات المواد الظاهرة في الشكل التالي والتي نريد استيرادها من الاكسل عندها يمكننا القيام بعملية الاستيراد من خلال اتباع الخطوات التالية:
أولاً: #
نقوم باستيراد ثوابت المادة منها “الوحدة” “اللون” “الفئة” “التصنيف” “الخصائص الإضافية”.
مثلاً: لدينا معلومات المواد التالية ونريد استيرادها إلى برنامج الميزان دوت نت وهي موجودة على ملف اكسل كما يوضح الشكل التالي:
.
استيراد معلومات الثوابت: #
نقوم أولاً باستيراد المعلومات التي بحاجة إلى تعريف مسبق مثل لون المادة و فهرسها حيث يجب أن ننسخ معلومات اللون مثلاً ومن ثم ننتقل إلى قائمة “المواد” – “ثوابت المادة” – “اللون” فتفتح بطاقة اللون نضغط في هذه البطاقة على زر “عمليات” ثم نضغط على زر “عرض كجدول” كما في الشكل التالي:
.
ثم تقوم بفتح بطاقات اللون بشكل جدول بحيث يمكننا القيام بالنسخ واللصق من برنامج اكسل. يتم وضع حقل اسم اللون كأول حقل في الجدول عن طريق النقر على المربع الفارغ فوق رقم الصف الأول، ثم النقر على زر “الأعمدة” لضبط ترتيب الأعمدة. يمكن التحكم في ترتيب الحقول عن طريق تحديد الحقل وتغيير ترتيب ظهوره باستخدام السهم الأزرق في النافذة كما توضح الأشكال التالية:
.
مرحلة لصق المعلومات : #
بعد ذلك ننسخ معلومات اللون من ملف الإكسل ونلصق المعلومات في بطاقة اللون بعد تحديد السطر الأول بشكل كامل كما في الشكل التالي:
.
فيتم عندها لصق لون المواد في هذا الجدول ونقوم بعدها بالضغط على زر “حفظ” كما في الشكل التالي:
.
وهكذا تكون قد انتهت عملية إضافة الألوان وبنفس الطريقة يتم إضافة وحدات المادة وقياسات المواد وتصانيف المواد وغيرها من الحقول.
بعد الانتهاء من عملية استيراد ثوابت المادة، نقوم باستيراد الفهارس من قائمة “المواد” ثم “فهرس المواد”، وبنفس الطريقة ننتقل إلى عرض البيانات على شكل جدول ونقوم بلصق الفهارس التي نسخناها من ملف اكسل مع الانتباه إلى وجود فهارس رئيسية وفرعية. نبدأ أولاً بتصدير الفهارس الرئيسية ومن ثم الفهارس الفرعية مع ادراج حقل “الفهرس الرئيسي” كمعلومة إضافية عند تصدير الفهارس الفرعية، حيث يمثل الفهرس الرئيسي الأب لهذا الفهرس الفرع.. كما في الشكل التالي:
.
والآن نكون قد انتهينا من استيراد “ثوابت المواد” و “الفهارس” وننتقل الى استيراد المواد .
وبنفس الخطوات التي اتبعناها في استيراد “ثوابت المواد” و “الفهارس” نقوم باستيراد المواد حيث أصبحت الفهارس والثوابت جاهزة.
ثانياً: #
نقوم باستيراد المواد: عند استيراد المواد، نقوم بفتح بطاقة المادة ومن ثم ننقر على زر “عمليات” وبعد ذلك ننقر على زر “عرض كجدول” ونرتب الأعمدة في البرنامج بنفس ترتيبها في إكسل. ويتم ذلك عن طريق الوقوف على الزاوية اليمينية للجدول ومن ثم الضغط على زر “الأعمدة”، حيث تظهر نافذة تمكننا من تفعيل الحقول المطلوبة وترتيبها باستخدام الأسهم الزرقاء. كما يوضح الشكل التالي:
.
بعد الإنتهاء من ترتيب الأعمدة نقوم بلصق البيانات التي نسخناها من الإكسل في الجدول كما في الشكل التالي :
.
