يتم من خلال هذا التقرير تصنيف وتجميع الحركات المالية الخاصة بكل حساب على حدة وإعطاء رصيد هذا الحساب. ومن الممكن طلب دفتر الأستاذ لحساب معين فرعي أو لحساب رئيسي. وتحتوي نافذة شروط هذا التقرير على ما يلي:
.
شروط: #
الحساب: #
في حقل الحساب، يتم إدخال اسم الحساب الذي نرغب في معرفة الحركات المالية الإجمالية التي تمت عليه. يمكننا إدخال حساب فرعي أو حساب رئيسي في هذا الحقل. على سبيل المثال، يمكن إدخال اسم العميل طارق أو اسم العملاء..
تحليل خاص: #
في حقل تحليل خاص، يتم إدخال التحليل الخاص لبطاقة الحساب المحدد في الحقل السابق الذي نرغب في معرفة الحركات المالية الإجمالية التي تمت عليه كما في الشكل التالي:
.
ملاحظة:
إن التحليل الخاص هو عبارة عن تحليل لحساب محدد وخاص بهذا الحساب فقط بحيث لا يمكننا طلب التحليل الخاص بمعزل عن الحساب الأساسي. ففي مثالنا السابق لا يمكننا أن نطلب مبلغ الصدقات دون أن نضع الحساب الذي تقع الصدقات ضمنه وهو حساب “مصاريف متنوعة”.
تحليل عام: #
إن آلية استخدام التحليل العام تشبه آلية استخدام التحليل الخاص مع اختلاف رئيسي وهو أن التحليل العام لا يرتبط بشكل مباشر بحساب محدد بل يتم تعريفه بمعزل عن الحسابات من نافذة مستقلة يمكن الانتقال إليها من قائمة محاسبة ومن ثم نضغط على تحليل حساب فتظهر نافذة تحليل الحساب والتي يتم من خلالها تعريف التحاليل العام كما في الشكل الظاهر:
.
مثال:
بفرض نفس المثال السابق في التحليل الخاص وبإضافة أنه في شركتنا يوجد ثلاثة موظفين هم سامر وعادل وزياد وكل من الموظفين الثلاثة يدفعون أجور مواصلات ونريد أن نعرف ما يتم دفعه لكل موظف من الموظفين الثلاثة كأجور مواصلات دون أن نفتح حساب مستقل لأجور مواصلات كل منهم أو لأجور المواصلات بشكل عام. عند ذلك نقوم بما يلي:
تحليل حساب المصاريف المتنوعة في صفحة تحليل خاص إلى عدة أجزاء كما تحدثنا سابقاً ومن ضمنها المواصلات.
نقوم بتعريف تحليلات عامة هي عبارة عن أسماء الموظفين الذين يدفعون أجور مواصلات وذلك من قائمة “محاسبة” ومن ثم نضغط على تحليل حساب فتظهر النافذة التالية حيث نقوم فيها بإدخال أسماء الموظفين كما في الشكل الظاهر:
.
ثم نفعل عمودي التحليل العام والتحليل الخاص في قيد المدفوعات النقدية ثم نقوم بإدخال المدفوعات النقدية لأجور المواصلات حسب كل موظف كما يظهر في الشكل التالي:
.
عندها يمكننا طلب دفتر الأستاذ بالنسبة للتحليل العام فقط دون وضع حساب المصاريف المتنوعة والتحليل الخاص. فنضع التحليل العام زياد مثلاً فيعطينا أجور المواصلات المدفوعة لصالح زياد وذلك كما في الشكلين التاليين:
.
مركز الكلفة: #
نحدد في هذا الحقل مركز كلفة فيتم عرض الحركات التي تمت على الحساب المحدد ضمن مركز الكلفة السابق.
من تاريخ، إلى تاريخ: #
نحدد من خلال هذين الحقلين الفترة الزمنية للتقرير في يتم عرض التقرير ضمن هذه الفترة.
من تاريخ المطابقة: #
عند تفعيل هذا الخيار يتم في هذا التقرير عرض الحركات المالية التي تمت على هذا الحساب بدءاً من تاريخ آخر مرة تمت فيه مطابقة هذا الحساب وحتى التاريخ الذي يتم إدخاله أو تاريخ اليوم. ويتم وضع تاريخ المطابقة في بطاقة الحساب في حقل تاريخ المطابقة.
بيان القيد #
- بيان البند-البيان يحوي: بفرض أنه في قيود مقبوضات الصندوق من الزبون طارق هناك بعض المقبوضات يتم استلامها من موظفه سامر والأخرى يتم استلامها من موظفه عدنان، ونقوم في قيد الـمقبوضات في حقل البيان بوضع اسم الموظف الذي نستلم منه الدفعة المرسلة من الزبون طارق، عندها يمكننا أن نعرف مجموع المبالغ المستلمة من كل شخص وذلك بوضع حساب الزبون طارق في حقل “الحساب “والصندوق في حقل “الحساب المقابل” ومن ثم نضع في حقل “البيان يحوي” اسم الموظف الذي نريد أن نعرف مجموع المبالغ المستلمة منه.
- بـيان البند -البيان لا يحوي: يتم عرض الحركات التي لا يحوي بيانها على النص المدخل.
- بيان الرأس -البيان يحوي، بيان الرأس -البيان لا يحوي: إن آلية استخدام هذين الحقلين تشبه آلية استخدام بيان البند مع فارق أن بيان الرأس ينطبق على البيان المدخل في رأس القيد والذي يشمل كامل القيد بينما بيان البند ينطبق على البيان المدخل في كل سطر من أسطر التقرير مقابل كل حساب من الحسابات.
ملاحظة:
عند إدخال بيان للبند وبيان للرأس في تقرير دفتر الأستاذ نلاحظ أن زر (أو، و) يتفعل بشكل تلقائي حيث يمكننا من خلال هذا الزر أن نختار العلاقة بين بيان الرأس وبيان البند هل هي علاقة تقاطع أم لا. ففي حال اخترنا الخيار “أو” فإنه في هذه الحالة يتم عرض تقرير دفتر الأستاذ من الحركات التي ينطبق عليها أحد الشرطين المدخلين في بيان الرأس وبيان البند أما عند اختيار خيار “و” فإنه يتم عرض تقرير دفتر الأستاذ من الحركات التي ينطبق عليها الشرطين معاً.
الحساب المقابل: #
باستخدام الحساب المقابل، يمكننا الحصول على جزء من المعلومات المتعلقة بالحساب الذي تم إدخاله في حقل “الحساب”. على سبيل المثال، إذا أردنا معرفة إجمالي المبيعات للزبون طارق، يتم وضع حساب الزبون طارق في حقل الحساب وحساب المبيعات في حقل الحساب المقابل. وفي حالة رغبتنا في معرفة إجمالي الحسم الممنوح للزبون طارق، يتم وضع حساب الزبون طارق في حقل الحساب وحساب الحسم الممنوح في حقل الحساب المقابل.
شروط متقدمة لبند القيد: يمكننا عرض التقرير وفق شروط محددة لبنود القيود على سبيل المثال مبلغ مدين او مبلغ دائن معين او تاريخ وثيقة ….الخ.
للفروع: #
هنا نحدد الفروع التي نريد أن يتم عرض الحركات المالية التي تمت على الحساب ضمنها.
للعملات: #
وهنا عندما نحدد عملة معينة يتم عرض الحركات المالية التي تمت بهذه العملة فقط. فمثلاً إذا اخترنا من العملات الليرة السورية وكان لدينا مقبوضات صندوق بالدينار الأردني عندها لا يتم عرض هذه المقبوضات ضمن دفتر الأستاذ.
- العملة: نحدد من خلال هذا الحقل العملة التي نريد عرض التقرير على أساسها.
- المعادل: نحدد من خلال هذا الحقل سعر المعادل بالنسبة للعملة الأساسية وهذا الحقل لا يكون متاح إلا عند استخدام عملة ثانوية وهنا يوجد لدي خيارين هما
- استخدام معادل النشرة: حيث ان التقرير يقوم بجلب المعادل من نشرة أسعار الصرف بشكل آلي مع مراعاة سعر المعادل حسب تاريخ كل حركة.
- اسـتخدام المعادل: حيث انه عند اختيار هذا الخيار يظهر حقل يمكنني من وضع قيمة للمعادل فيتم عرض التقرير بناء على هذا الرقم.
- استخدام معادل العملة في النشرة بدل معادل الحركة: حيث انه عند اختيار هذا الخيار فإن التقرير يقوم بإعتماد سعر المعادل من نشرة أسعار الصرف بدل من سعر المعادل المستخدم في الحركة الاصلية (يستخدم هذا الخيار عند طلب التقرير بالعملة الأساسية).
الحقول: #
يتم من شريط الحقول تفعيل الأعمدة التي نريدها أن تظهر في التقرير، ويمكننا من خلال السهمين الزرق أن نتحكم بترتيب ظهور هذه الأعمدة في التقرير.
حقول العميل: #
يمكننا من خلال شريط حقول العميل أن نفعل معلومات نختارها من بطاقة العميل كرقم الهاتف ورقم الجوال والفاكس والمنطقة…. الخ.
خيارات: #
وتشمل هذه الخيارات ما يلي:
- إظهار المسلسل: عند تفعيل هذا الخيار يتم إظهار ترقيم تسلسلي للحركات الموجودة في تقرير دفتر الأستاذ يدل هذا الترقيم على عدد الحركات الموجودة في النافذة.
- القيود المرحلة: عند تفعيل هذا الخيار يتم عرض تقرير دفتر الأستاذ من الحركات المالية المرحلة إلى الحسابات (القيود المرحلة).
- القيود غير المرحلة: عند تفعيل هذا الخيار يتم عرض تقرير دفتر الأستاذ من الحركات المالية غير المرحلة إلى الحسابات (القيود غير المرحلة).
- إحضار الرصيد السابق: عند تفعيل هذا الخيار يتم جلب الرصيد السابق وذلك في حال طلبنا التقرير بدءاً من تاريخ يوجد قبله حركات على هذا الحساب.
- اعتبار طبيعة بطاقة الحساب في إشارة الرصيد: إن طريقة عمل البرنامج الرئيسية في عرض الحسابات ضمن هذين التقريرين أنها تعتبر الرصيد المدين موجب والرصيد الدائن سالب، وفي حال تفعيل خيار “اعتبار طبيعة بطاقة الحساب في إشارة الرصيد” فإن البرنامج يصبح يعرض رصيد الحساب وفق طبيعة الحساب المحددة في بطاقته.
ملاحظة: في “بطاقة الحساب” يوجد ثلاثة خيارات لتحديد “طبيعة الحساب” والتي هي (مدين، دائن، كلاهما)، وفي حال حدد المستخدم خيار كلاهما فإن هذا الخيار له نفس دور خيار طبيعة الحساب (مدين).
مثال:
في حال عرض حركة حساب المورد في أحد التقريرين “دفتر الأستاذ أو كشف حساب العميل”، فإن البرنامج يتعامل مع عرض رصيد حساب المورد وفق الاحتمالين التاليين:
خيارات متقدمة: #
- عدم تفعيل خيار “اعتبار طبيعة بطاقة الحساب في إشارة الرصيد”: فإن البرنامج يظهر رصيد المورد الدائن مسبوق بإشارة سالبة، والرصيد المدين يكون موجباً.
- تفعيل خيار “اعتبار طبيعة بطاقة الحساب في إشارة الرصيد”: فإن البرنامج يظهر رصيد المورد الدائن موجباً لأن طبيعة الحساب دائنة، والرصيد المدين يكون مسبوقاً بإشارة سالبة لأنه يخالف طبيعة الحساب المحددة في “بطاقة الحساب”.
كما هو موضح في الشكل التالي:
.
- عدم اعتبار القيود الافتتاحية: عند تفعيل هذا الخيار يتم تجاهل أي حركة مالية تمت على الحساب من خلال القيود الافتتاحية.
- إضافة بيان رأس القيد: في حالة عدم تفعيل هذا الخيار، يتم وضع نوع الفاتورة التي تمت عليها الحركة في حقل البيان في التقرير، أو بيان البند للقيد الذي تمت عليه الحركة، مع ذكر الرقم مثل “مبيع 4، شراء 6” وما إلى ذلك. وعند تفعيل هذا الخيار، يتم عرض البيان السابق بالإضافة إلى البيان الموجود في رأس الفاتورة أو القيد.
- دمج رمز الحساب المقابل مع الاسم: عند تفعيل هذا الخيار يتم دمج رمز الحساب المقابل مع اسم هذا الحساب في حقل واحد وهذا الخيار لا يكون متاح الا في حال تفعيل كل من حقلي الحساب المقابل ورمز الحساب المقابل.
- طباعة كل حساب على صفحة: عند طلب تقرير دفتر الأستاذ لحساب رئيسي مثل حساب الزبائن، يتم عرض دفتر الأستاذ لجميع حسابات الزبائن في تقرير واحد. وفي حالة عدم تفعيل هذا الخيار، يتم طباعة أكثر من حساب على الصفحة الواحدة. أما إذا رغبتم في طباعة كل حساب على صفحة مستقلة، فيمكنكم تفعيل هذا الخيار.
- تجاهل قيود تسوية أسعار الصرف: عند تفعيل هذا الخيار يتم إخفاء أو تجاهل الحركات التي تتم على الحساب الناتجة عن تسوية في أسعار الصرف والتي أجريناها من خلال نافذة “معالجة أرباح وخسائر الصرف”. يستخدم هذا الخيار بشكل أساسي عند الرغبة بطباعة كشف حساب لزبون نتعامل معه بعملة غير العملة الأساسية عندها لا بد من تجاهل الحركة التي تمت على هذا الحساب والتي مصدرها أرباح وخسائر الصرف لأنها حركة داخلية ولا تعني الزبون في شيء.
خيارات المجاميع: #
إظهار مجاميع فرعية للتحاليل الخاصة: #
عند تفعيل هذا الخيار يظهر أسفل التقرير حقول لتجميع النتائج الظاهرة في التقرير وذلك حسب التحاليل الخاصة. وللتوضيح نطرح المثال التالي:
بفرض أننا حركنا حساب المصاريف المتنوعة والذي له عدة تحاليل خاصة كما في الشكل التالي:
.
عند طلب تقرير دفتر الأستاذ للمصاريف المتنوعة دون تفعيل الخيار السابق يظهر كما في الشكل التالي:
.
ولكن عند تفعيل الخيار السابق تظهر أسفل التقرير حقول مجاميع للتحاليل الخاصة كما في الشكل التالي:
.
إظهار مجاميع فرعية للتحاليل العامة: #
عند تفعيل هذا الخيار تظهر أسفل التقرير حقول لتجميع النتائج الظاهرة في التقرير وذلك حسب التحاليل العامة كما في الشكل التالي:
.
إظـهار المجموع الشهري: #
عند تفعيل هذا الخيار يظهر ضمن التقرير سطر فيه مجموع الحركة الشهرية للحساب عند نهاية كل شهر وفي هذا السطر معلومات عن: مدين ودائن ورصيد كل شهر للحساب المطلوب.
إظهار من آخر ترصيد: عند تفعيل هذا الخيار فإن التقرير يعرض النتائج من آخر فترة كان فيها رصيد الحساب يساوي الصفر.
مثال: تم بيع الزبون جمال فاتورة بقيمة 200,000 ل.س بتاريخ 25/8/2021
قام بسداد قيمة الفاتورة بتاريخ 26/8/2021
وتم بيعه فاتورة مبيع بقيمة 45000 ل.س بتاريخ 27/8/2021
فعند تحديد خيار ” إظهار من آخر ترصيد” وضغط زر “عرض” نجد أن التقرير يعرض النتائج بعد 26/8/2021 وذلك لأن الرصيد صفر في 26/8/2021.
للتوضيح لدينا الشكل التالي قبل تفعيل الخيار “إظهار من آخر ترصيد”:
.
للتوضيح لدينا الشكل التالي بعد تفعيل الخيار “إظهار من آخر ترصيد”:
.
عرض: #
يتم باستخدام هذا الزر عرض التقرير وفق الشروط السابقة.
طباعة: #
يتم من خلال هذا الزر طباعة التقرير النهائي.
إغلاق: #
يتم من خلال هذا الزر إغلاق نافذة شروط التقرير.
أمثلة عملية عن المعلومات التي يمكن استخلاصها من تقرير دفتر الأستاذ:
- حركة الصندوق ضمن فترة معينة.
- كشف حساب مختصر للزبون أو المورد لا يحوي تفاصيل الفاتورة.
- حركة مجموعة من الحسابات كحسابات الزبائن أو الموردين أو المصاريف ضمن شروط معينة.
- حركة الصندوق ضمن أحد فروع الشركة أو على مستوى فروع الشركة ككل.
- حـركة الصندوق التي تمت على عملة من العملات المعرفة أو على مستوى العملات ككل.
- حركة الصندوق من ضمن القيود المرحلة أو القيود غير المرحلة أو الاثنين معاً.
- حركة مصروف محدد على مركز كلفة من مراكز الكلفة الموجودة في الشركة.
- حـركة جميع الحسابات على مركز كلفة محدد.
- حركة مصروف محدد على أحد تحاليله الخاصة.
.
